Planejamento de obras: o guia para garantir o sucesso da sua obra

Iniciar uma obra sem estabelecer prazos bem definidos para os processos envolvidos na construção, é a receita perfeita para o desastre. Muitos imprevistos podem e vão ocorrer ao longo dessa jornada e contar com a sorte pode tornar o processo muito custoso e levar a atrasos que não vão agradar ao cliente. 

Felizmente existem estratégias que podem te ajudar a organizar e antecipar as ações necessárias para a execução de um projeto, visando a otimização de processos e a redução de imprevistos. A essa ferramenta damos o nome de: planejamento de obras. 

Seu principal propósito é garantir a entrega de um projeto dentro do prazo, dentro do orçamento e de acordo com as especificações definidas. Parece o sonho de todo profissional da construção civil, não é?

No entanto, para realizar um planejamento de obras efetivo e realista é necessário algumas etapas que envolvem o planejamento e gerenciamento de recursos, mão de obra e tempo. Mas não se preocupe, nessa leitura, vamos te ajudar com as principais dúvidas que podem surgir nesse momento, como:

Aproveite a leitura!

A importância do planejamento de obras para o sucesso do projeto

De acordo com um estudo realizado pela UFRGS, a falta de planejamento emerge como o segundo maior obstáculo para a execução eficiente das tarefas na construção civil. É um indicativo claro de que um planejamento inadequado pode resultar em dificuldades significativas na condução de um projeto.

Essas dificuldades estão frequentemente ligadas a custos, desperdícios e atrasos indesejados.

Os custos envolvem várias facetas, desde a aquisição de materiais que acabam sendo desperdiçados até a contratação de mão de obra que fica ociosa devido a obstáculos inesperados, como a falta de material.

Sem um planejamento correto que considere todas as especificações e detalhes do projeto, pode ser difícil avaliar a quantidade correta de cada material necessário. Isso pode resultar na compra de mais materiais do que o necessário ou de materiais incompatíveis com as necessidades da obra, o que leva ao seu desperdício.

Não podemos deixar de salientar que atrasos são comuns quando não existe um planejamento de obras adequado, e este talvez seja um dos fatores que mais causam estresse, muitas vezes com consequências financeiras e legais graves.

Para evitar esses problemas na sua obra, é necessário elaborar um planejamento de obras efetivo e realista, mas como isso pode ser feito? 

Etapas essenciais no planejamento de obras: do conceito à execução

Elaborar um planejamento estratégico para uma obra exige uma série de componentes fundamentais que servem para combinar as demandas e aspirações do projeto, aliadas à assertividade de cada medida tomada. A seguir, listamos quais são esses componentes primordiais na formulação de um bom planejamento de obras, confira:

Entenda quais as expectativas em relação ao projeto

Tenha alinhado com o cliente quais são suas expectativas com o projeto, tenha uma visão clara dos objetivos, da qualidade esperada, dos prazos e do orçamento disponível. Assim, com a visão alinhada com a do cliente, fica mais fácil elaborar um planejamento de obras que atenda às exigências. 

Faça o estudo de viabilidade

Essa fase consiste em uma avaliação detalhada para determinar se o empreendimento é exequível tanto do ponto de vista técnico quanto legal.

Neste estágio, é necessário reunir todas as informações pertinentes à construção do projeto, incluindo uma análise de mercado. Essa avaliação nos dá um panorama sobre o orçamento requerido para cobrir todas as despesas associadas à obra. Além disso, avalia a capacidade da sua empresa em realizar o projeto dentro das normas legais e técnicas estabelecidas.

Elabore o orçamento da obra

A etapa de orçamento de obra é fundamental em um projeto de construção. Essa fase é iniciada assim que a viabilidade do projeto é confirmada e a decisão de avançar é tomada. Este é o momento de detalhar os custos envolvidos na execução do projeto.

Ao elaborar um orçamento para uma obra, vários fatores devem ser considerados. Inicialmente, temos os custos de materiais, de mão de obra e os custos indiretos. Além disso, é prudente colocar um fundo de contingência para cobrir possíveis imprevistos. 

Finalmente, a margem de lucro deve ser incorporada ao orçamento para garantir a rentabilidade do projeto. E apesar de aparentar ser um bicho de sete cabeças, calcular os lucros de sua obra pode ser bem mais fácil do que você imagina.

Para isso existe a ferramenta de Retorno do Investimento, também conhecida como ROI é uma medida comumente utilizada para avaliar o lucro de um investimento. O cálculo é simples e ajuda a entender qual foi o lucro obtido em relação ao investimento inicial.

A fórmula para calcular o ROI é:

ROI = (GANHO OBTIDO – INVESTIMENTO INICIAL) / INVESTIMENTO INICIAL‍

Na prática, vamos supor que seu negócio tenha feito um investimento inicial de R$200.000 em uma obra e, após a conclusão do projeto, o valor de venda tenha sido R$300.000.

O ganho obtido é a diferença entre o valor de venda do imóvel e o investimento inicial, ou seja, R$300.000 - R$200.000 = R$100.000.

Aplicando o ROI, teremos

ROI = (100.000 – 200.000) / 200.000

O resultado é 0.5, o que indica que o retorno foi de 50% do investimento inicial. Portanto, para cada R$1,00 investido na obra, houve um retorno de R$1,50. Muito simples não é?

Cronograma físico-financeiro

Essa etapa serve para visualizar as tarefas a serem realizadas, seus prazos e os custos associados, o que ajuda na hora de tomar decisões e no controle do fluxo de caixa.

Primeiramente, é necessário ter uma Estrutura Analítica de Projetos (EAP), onde todas as tarefas da obra estão devidamente identificadas e organizadas. Com base nessa estrutura, estabelece-se a sequência e a duração de cada atividade, considerando-se as dependências entre elas.

Em seguida, é preciso associar cada atividade a um custo, que pode ser determinado a partir do orçamento detalhado da obra. Isso inclui custos de materiais, mão de obra, equipamentos, entre outros.

Monitoramento das atividades

Agora que o cronograma com prazos e tarefas já foi estabelecido, resta acompanhar e avaliar o andamento do processo para garantir que o projeto avance conforme o planejado, tanto em termos de cronograma quanto de orçamento. 

Vale ressaltar que por mais condizente com a realidade o cronograma esteja, mudanças ao longo do processo construtivo podem e vão ocorrer. Por isso é necessário fazer revisões periódicasa fim de detectar falhas e gargalos logo no início e encontrar soluções.

Definindo objetivos e metas no planejamento de obras

Definir metas e objetivos é o caminho para entregar obras no prazo e nas condições estabelecidas. Esses objetivos orientam todas as ações e decisões tomadas durante o projeto. Portanto, ao estabelecer metas para oba, lembre-se da ferramenta S.M.A.R.T, uma ferramenta amplamente usada no gerenciamento de projetos. 

Quando destrinchadas, as palavras em inglês podem ser traduzidas como Specific (Específico), Measurable (Mensurável), Achievable (Atingível), Relevant (Relevante) e Time-bound (Temporal). Portanto: 

Específico: O objetivo deve ser claro e bem definido. Por exemplo, "Concluir a instalação elétrica até a data X" é uma meta específica, enquanto "Fazer progresso na instalação elétrica" é vaga.

Mensurável: Você precisa ser capaz de medir o progresso em direção ao objetivo. No exemplo anterior, você pode medir a meta verificando se a instalação elétrica foi concluída na data estipulada.

Atingível: A meta deve ser realista, dada a equipe, os recursos e o tempo disponíveis.

Relevante: A meta deve estar alinhada com os objetivos centrais da obra.

Temporal: A meta deve ter uma data limite para a conclusão.

Tomar decisões com base nessa ferramenta leva a um melhor planejamento, execução e a um maior sucesso na realização das metas. Pense nisso!

Cronograma de obras: como criar um cronograma realista e eficiente

O cronograma de obras é importante para qualquer processo construtivo pois permite que você organize e gerencie todas as atividades, garantindo que o projeto seja concluído dentro do prazo e do orçamento previstos. Listamos algumas etapas que você pode seguir para criar um cronograma de obras que funcione na prática:

Definição de metas‍

Estabeleça metas claras para o projeto. Saber o que você espera alcançar e quando deseja alcançá-lo ajuda a definir o escopo do projeto e as expectativas para a equipe.

Listar atividades

‍Identifique todas as tarefas que precisam ser realizadas e quanto tempo cada uma delas deve levar. Isso inclui todas as fases do projeto, desde a preparação do local até a construção e os toques finais.

Organização de atividades

‍Organize as atividades em uma sequência lógica. Algumas tarefas não podem começar até que outras sejam concluídas, então planeje de acordo.

Atribuir recursos

‍Decida quais recursos (pessoal, equipamentos, materiais) serão precisos para cada atividade e assegure-se de que estarão disponíveis quando necessários.

Monitorar o progresso

‍Ao longo do projeto, monitore o progresso e compare-o com o cronograma. Se as atividades estiverem atrasadas, você precisará ajustar o cronograma ou encontrar maneiras de voltar ao prazo original.

A Vobi te ajuda nesse processo, através da plataforma de gerenciamento de projetos que permite visualizar e controlar todos os aspectos do projeto. Com a Vobi, você pode criar e atualizar facilmente o cronograma de obras, atribuir tarefas, monitorar o progresso e comunicar-se com a equipe e compartilhar com seu cliente caso deseje, tudo isso de forma online e prática! Isso significa que você e seu cliente sempre terão uma visão clara de onde o projeto está e o que precisa ser feito a seguir.

‍Gerenciamento de recursos no planejamento de obras: materiais, mão de obra e equipamentos

Fazer um bom planejamento de obras envolve também gerir corretamente os recursos e mão de obra e equipamentos. Para fazer isso considere algumas estratégias que podem te ajudar nesse momento, como:

‍Conheça seus Fornecedores

‍Escolher fornecedores confiáveis e de alta qualidade é importante. Eles devem ser comprometidos em entregar os materiais necessários no tempo certo e a um preço razoável.

Gestão de estoque

‍Ter um sistema eficaz de gerenciamento de estoque ajuda a evitar a falta ou o excesso de materiais. O monitoramento contínuo do uso de materiais também é essencial para identificar e resolver qualquer problema de desperdício.

Capacitação da mão de obra

‍A mão de obra deve ser devidamente treinada para ser produtiva e realizar tarefas com  segurança. Investir em treinamento e desenvolvimento de habilidades pode melhorar significativamente a qualidade do trabalho.

‍Planejamento de obras para mitigar riscos e imprevistos

Imprevistos acontecem e os riscos são inerentes a qualquer projeto de construção. Desde atrasos na entrega de materiais, condições climáticas adversas, problemas de mão de obra até problemas técnicos inesperados, todos esses elementos podem perturbar a execução de uma obra. No entanto, é possível minimizar a probabilidade e o impacto dos imprevistos, garantindo que o projeto permaneça no prazo e dentro do orçamento, e essas dicas podem te ajudar com isso:

Estudo preliminar‍

Antes de qualquer coisa, é fundamental realizar um estudo detalhado do local da construção, avaliando as características do solo, a topografia, a facilidade de acesso e outros fatores que possam impactar a obra. Esta análise preliminar permitirá a identificação de possíveis desafios e a preparação de soluções apropriadas.

Elaboração de um plano de gestão de riscos

‍O plano de gestão de riscos é um documento detalhado que identifica todos os riscos potenciais associados ao projeto, classifica-os em termos de probabilidade de ocorrência e impacto potencial, e descreve medidas para mitigar ou responder a esses riscos. O plano deve ser revisado ao longo do projeto.

Controle rigoroso

‍Um planejamento detalhado do cronograma de trabalho é essencial para garantir que todas as atividades sejam realizadas na sequência. Este planejamento deve prever prazos para a entrega de materiais, contratação de mão de obra e execução das tarefas. Além disso, um controle rigoroso e frequente deve ser realizado para garantir que o projeto esteja progredindo conforme o planejado.

Flexibilidade‍

Mesmo com um planejamento rigoroso, imprevistos acontecem. Por isso, é importante que o planejamento seja flexível o suficiente para adaptar-se às circunstâncias. Isso engloba a reorganização do cronograma de trabalho, a realocação de recursos ou a revisão de métodos de trabalho.

Comunicação regular faz a diferença

‍A comunicação clara e regular entre todas as partes envolvidas na obra é necessária para a identificação e resolução rápida de problemas. Essa comunicação deve incluir a equipe de gerenciamento do projeto, os trabalhadores, os fornecedores de materiais e os demais interessados.

Investimento em capacitação e segurança do trabalho

‍A mão de obra capacitada é mais produtiva e comete menos erros, além de estar mais apta para lidar com imprevistos. A segurança no trabalho não só previne acidentes como também evita atrasos e custos adicionais causados por esses acidentes.

Tecnologia é sua melhor amiga nesse momento

Conheça a ferramenta de planejamento de obras da Vobi

‍A utilização de plataformas de gerenciamento de projetos e construção, como a Vobi, pode melhorar significativamente o gerenciamento de recursos e mão de obra.

A ferramenta de Planejamento de Obras da Vobi oferece uma abordagem abrangente para garantir que seus projetos de construção sejam executados de maneira eficiente, evitando atrasos e otimizando o uso de recursos. Com funcionalidades avançadas, essa plataforma proporciona um planejamento 10 vezes mais preciso, trazendo confiabilidade às estimativas de prazo final da obra.

Tenha uma visão precisa do tempo necessário para cada etapa da construção. Ao preencher a duração estimada de cada fase e estabelecer a data de início, a plataforma automaticamente calcula a data de conclusão de cada etapa, proporcionando uma visão clara e detalhada da duração total do projeto.

A integração automática com o orçamento é outro diferencial significativo da Vobi. Essa funcionalidade permite uma estimativa mais realista da obra, proporcionando visibilidade sobre a duração de cada item no orçamento. A sincronização entre o planejamento e o orçamento oferece uma compreensão completa e conectada das diversas facetas do projeto, contribuindo para uma gestão financeira mais precisa.

A atribuição de responsáveis também é simplificada: adicionar os responsáveis para cada nível ou item do planejamento possibilita um controle mais eficaz das responsabilidades da equipe. Essa funcionalidade contribui para a transparência organizacional e facilita a comunicação interna, garantindo que cada membro da equipe esteja ciente de suas responsabilidades específicas.

Além disso, a Vobi oferece a opção de compartilhamento fácil do planejamento com o cliente por meio do Portal do Cliente. Essa funcionalidade proporciona visibilidade do andamento da obra para o cliente, promovendo um ambiente profissional e transparente. O acesso simplificado às informações do projeto ajuda a construir confiança e estabelecer uma comunicação eficiente com os clientes.

Em resumo, a ferramenta de Planejamento de Obras da Vobi vai além das expectativas, proporcionando um planejamento altamente preciso, integrado ao orçamento, com atribuição de responsáveis eficiente e a capacidade de compartilhar informações de forma fácil com os clientes. Essas características contribuem para o sucesso do projeto, evitando atrasos, otimizando recursos e promovendo uma gestão de obras mais eficaz.

‍

Agora que você compreende todos os pontos a serem considerados nessa etapa e está preparado para realizar seu próprio planejamento, o que está esperando para começar a utilizar a Vobi? Solicite já o seu convite e acompanhe todo o andamento da sua obra em um só lugar.

‍

Até a próxima,

Equipe Vobi