Checklist para gestão de obras na construção civil

No momento atual, o profissional da construção civil cada vez mais trabalha com um perfil de cliente que vive acelerado e que possui uma rotina intensa.  Quando esse cliente chega até o profissional para solicitar um projeto já espera o máximo de facilidades e o mínimo de envolvimento no processo. Afinal, quem já não ouviu a máxima “obra é só estresse”? Mas estamos aqui para te dizer que a solução para esse impasse encontra-se na gestão de obras. 

De fato, a obra pode sim ser estressante, mas isso acontece quando ela é mal gerida. Tenho certeza que você já notou que fazer a gestão de obras não é mais um serviço exclusivo de engenheiros. Como profissional da área, você pode aprender como fazer o gerenciamento e assim evitar uma série de conflitos para os projetos em fase de execução. 

Por isso, elaboramos esse artigo em prol de você que busca soluções para cada vez mais aprimorar os seus processos de trabalho e entregar o máximo de facilidades ao cliente. Aqui, nós vamos te apresentar o que é esse serviço, como você pode aplicá-lo e ainda como cobrá-lo. Então, vamos começar?

O que é gestão de obras?

Em um projeto, seja qual for, o que desejamos é o cliente satisfeito e seguro durante todo o processo. E é justamente esse o diferencial de um bom profissional: fornecer, além de um projeto bem pensado, os meios para antecipar os erros, não conduzindo com amadorismo, mas sim, buscando aprimorar cada etapa. 

Muitos profissionais, que prezam pelo projeto executado de forma fiel, incluem no seu serviço também a etapa de gestão de obras. Esse é um serviço bastante personalizado para cada projeto e uma tarefa que se inicia muito antes do canteiro de obras.

Imaginemos as etapas de uma proposta, seja de reforma e interiores ou a construção de uma casa: temos o período de criação, no qual o cliente solicita as adaptações; após, vamos ao projeto executivo e, então, à estimativa. É nesse momento que o gerenciamento começa a ser pensado. Com os prazos estabelecidos por cada fornecedor, através da tomada de decisão sobre quem contratar em função do orçamento de obra e tudo isso em conjunto, levam à elaboração de um cronograma.

De forma simplificada, podemos dizer que a gestão de obras é o processo no qual você vai mergulhar em todas as etapas que envolvem a execução do projeto e ter a organização de todas elas sob sua responsabilidade. Desta forma, trata-se de uma função distinta do acompanhamento de obras. 

O acompanhamento é o serviço mais comum oferecido pelos profissionais, - por ser mais simples - porém, deixa muita coisa para o cliente resolver. Nele, você apenas faz visitas periódicas de curta duração para verificar o andamento da obra e se o projeto está sendo seguido. 

Já o gerenciamento, é um serviço complexo que exige muita atenção aos detalhes de forma ampla por parte do profissional. Nele, você permite que o cliente se envolva o mínimo possível na execução, coordenando as atividades e resolvendo eventuais conflitos. 

Para fazer a gestão de obras é preciso, antes de mais nada, ter consciência dos imprevistos de uma obra, por exemplo: em uma reforma, você pode não ter acesso ao material que informa ou mesmo onde estão as instalações elétricas e hidráulicas. Nesse caso, é preciso pensar o que pode ser feito para antecipar ao máximo uma situação que possa causar danos nessas instalações ao abrir um recorte na parede ou instalar um móvel. Com esse exemplo, você já nota que o gerenciamento está aí também para prevenir problemas antes mesmo do início da obra.

São muitos os benefícios da gestão de obras, mas os principais são conseguir manter um bom ritmo de produtividade, a qualidade e a correta execução do projeto. No entanto, isso irá exigir que outras tarefas já estejam em andamento para que seja possível gerenciá-las, começando por ter uma estimativa completa da execução, a fim de escolher as equipes e profissionais. 

Ao mesmo tempo, além dos custos, é preciso verificar os prazos de trabalho estipulados por cada fornecedor para de fato promover a escolha. De posse dessas informações, você precisará organizar um mapa de atividades no qual irá coordenar o trabalho de cada equipe ou profissional envolvido. Esse momento é bastante desafiador e exige muito cuidado no planejamento, exige ainda conhecer as etapas de uma obra, saber o que vem antes e o que o vem depois.

Gerenciar o cronograma de obra é importante para não sobrepor o trabalho das diferentes equipes em um mesmo período, evitando que uma ocasione retrabalho ou prejuízo à outra. Para isso, também é essencial alinhar com essas equipes como elas realizarão o serviço que você precisa, treiná-las e criar soluções de projeto em conjunto dentro do que é possível executar em cada caso especial. Isso evita uma série de contratempos e dúvidas que irão surgir no decorrer do projeto. Outra tarefa da gestão de obras é fazer o controle da compra e estoque de materiais para evitar a escassez de insumos no momento da execução. 

Bom, com esse tanto de informações lidas até aqui, você, provavelmente, deve estar pensando que, tendo tudo isso organizado, pode se dar o trabalho por encerrado e tudo sairá perfeitamente como o planejado. Não se engane! Durante todo o período de gerenciamento de obras você precisará ter um controle, verificando constantemente o seu andamento, atualizando o orçamento e o cronograma cada vez que algo se sobreponha ao esperado, buscando identificar os empasses e aplicando soluções em curto prazo. 

Ok, tudo muito lindo na teoria, mas como fazemos isso na prática? 

São tantos tipos de projeto dentro do campo da construção civil, tantas particularidades de uma obra, porém existem questões que são imprescindíveis em todas elas e é o que vamos te contar na sequência.

Como aplicar a gestão de obras?

Para oferecer uma gestão de obras, tenha em mente que ela exigirá de você atenção à múltiplos detalhes ao mesmo tempo. Por lidar com imprevistos, necessidade de soluções rápidas e principalmente ter que comunicar isso aos clientes, o serviço exige além do saber técnico, a resiliência. 

Todavia, da mesma forma que você olha para o gerenciamento como uma estratégia de produtividade e qualidade do seu trabalho, o cliente também terá essa sensação. Já mencionamos a gama de tarefas que precisam ser feitas dentro deste escopo e, agora, vamos falar sobre como montar esse processo.

Vamos começar falando da melhoria de processo e facilidade na aplicação desse serviço que softwares e programas específicos para esse fim proporcionam ao profissional. Com uma pesquisa rápida você irá notar que há uma série de opções no mercado, a maioria é paga, mas te oferecem a compatibilização de todas as etapas envolvidas: orçamento, cronograma de obra, gestão do estoque de insumos e assim por diante.

Aí você está se questionando: “mas, por onde começar?” 

Para responder essa pergunta preparamos um checklist de questões que devem ser pensadas para oferecer uma gestão de obras de qualidade.

1. Orçamento completo

O primeiro passo é ter o projeto fechado e com ele realizar uma estimativa completa dos itens da obra e dos serviços de profissionais terceirizados. Quanto mais especificado for o orçamento, mais fácil será mantê-lo e também maior segurança será transmitida ao cliente, de que você tem domínio do que está oferecendo.

2. Prazos com fornecedores e profissionais terceiros

De nada adianta você possuir um orçamento de obra bem feito e não se ater ao tempo que cada fornecedor exige para entregar um produto ou executar uma tarefa. Afinal, nada pior - tanto para o cliente, quanto para o profissional - que ficar preso a um projeto em andamento e sofrer paralisações por falta de profissional ou insumos.

3. Cronograma de obra prévio

Antes da contratação das equipes ou profissionais autônomos, revise os prazos de cada um e estruture de forma prévia um cronograma de obra. Isso auxilia a tomar decisões de escolha quanto aos profissionais para alinhar com a expectativa do cliente em relação aos prazos de entrega.

4. Contratação de profissionais 

Preze sempre pela contratação de equipes ou profissionais sérios no mercado que estejam registrados e façam uso de contrato para a execução das tarefas, estipulando os prazos e o valor, ou seja, assumindo suas parcelas de responsabilidades nesse processo. Isso evita algo muito comum, ainda hoje, na execução de uma obra, que é: o tal do sumiço ou atrasos relevantes do profissional terceiro durante o processo. Além disso, te resguarda como profissional, afinal, aos olhos do cliente você se torna o responsável por esse gerenciamento como um todo.

5. Cronograma das atividades

Agora sim é a lapidação do cronograma prévio. Para isso, é fundamental você ter conhecimento sobre as etapas de cada atividade no tipo de projeto que irá gerenciar. Há muita diferença entre as etapas de uma reforma e a de uma construção do zero. 

Nas obras de pequeno e médio porte, opte por montar um cronograma de tarefas, que cada equipe irá executar, divididas por semanas. Isso porque será mais fácil gerenciar os pequenos detalhes e evitar a sobreposição de equipes em tarefas conflituosas. 

Já para obras de grande porte, que teoricamente levam mais tempo em uma mesma tarefa, construa um cronograma mensal e em determinados momentos tenha o cronograma semanal para auxiliar. 

6. Gestão dos insumos 

A gestão de insumos é uma ramificação do cronograma, nem tudo você terá comprado ao iniciar o gerenciamento de uma obra, até porque pode ser que nem possua espaço para armazenar. E aqui vale a mesma premissa anterior: a depender do porte do projeto, existem insumos que podem ser adquiridos de uma semana para outra e insumos que requerem até meses para aquisição. Portanto, é necessário compatibilizar o tempo dos fornecedores com o calendário de execução das equipes ou profissionais.

7. Supervisionar as tarefas

Como já mencionado, dentro da gestão de obras, supervisionar as tarefas não é meramente acompanhá-las, mas delegar as responsabilidades, treinar a equipe para executar determinada atividade e explicar os detalhes para a correta execução do projeto.

8. Caso específico de construções: preparar o canteiro de obras

Se a sua obra é uma construção, será preciso preparar o canteiro de obras com espaços para alocar os materiais, circulação mínima e espaço para maquinário. E ainda, se for uma obra de grande porte, além desses espaços, será preciso prever suporte aos trabalhadores com sanitários e espaço para alocar os projetos e pertences pessoais.

9. Segurança no trabalho

Em qualquer porte de obra é preciso ter cuidado para que todo e qualquer profissional que nela for trabalhar tenha segurança para realizar as atividades. Quando as equipes são contratadas, a própria empresa deve fornecer os itens de EPI para o funcionário e, nesse sentido, é seu papel verificar e cobrar o uso do equipamento. Para demais profissionais autônomos, você é que deverá fornecer os itens.

10. Comunicação

Um ponto que nem sempre o profissional pensa, como algo a ser estruturado, é a comunicação. É preciso deixar claro que, para o gerenciamento ser eficiente, tanto fornecedores, profissionais terceiros e clientes precisam agir no prazo. A falha de um em cumprir com o combinado pode impactar nas tarefas dos demais. Nesse sentido é que entra a habilidade de manter a comunicação e as informações circulando, de forma atualizada, entre todos os envolvidos no projeto. 

A comunicação na obra tem várias faces, uma é a verbal em que você prepara e repassa com as equipes as atividades da semana, monitora o andamento dessas atividades e se mantém atento em questionar os envolvidos se estão com dúvidas em alguma tarefa, alguma entrega de material - no caso de fornecedor - ou ainda dúvidas variadas do cliente.

Ainda nesse ponto é que entra o formato de como o projeto será disponibilizado na obra para verificação, porque o desenho tem a maior parcela nessa comunicação eficaz. Dessa forma, é preciso pensar em como ele facilitará a execução, visto que o projeto técnico precisa estar altamente detalhado, além de utilizar recursos extras como: maquetes e imagens em 3D. 

Hoje, o mercado já dispõe de ferramentas de realidade virtual para auxílio na execução de detalhes e conferência do andamento do projeto e esse é um recurso que cada vez mais será aplicado para diminuir o tempo do profissional dentro da obra. 

11. Atualização no decorrer do escopo

Toda obra tem imprevistos, por maior cuidado que você tenha em organizar essas etapas, não há como evitá-los. Para lidar com eles, de modo a garantir a produtividade e qualidade, é preciso estar atento para reorganizar funções, fazer a gestão de orçamento em função de novos custos e remanejar os prazos sempre que algum imprevisto trouxer implicações nesses âmbitos. 

Por isso, a gestão de obras só acaba ao final da obra mesmo. Até lá, ela estará sujeita a sofrer alterações e atualizações necessárias para o melhor desempenho do processo como um todo. Também é importante que você tenha um controle semanal do que foi executado, do que não foi possível e de problemas que surgiram. Isso, para que, além de atualizar o processo, você possa se precaver para outras etapas.

Busque sempre encontrar soluções ou resolver os impasses antes de comunicar ao cliente e só repasse os conflitos que exigem mesmo o envolvimento dele para solucionar. Nos demais casos, convém apenas deixar o cliente ciente do andamento, de eventuais custos não planejados e de novos prazos. 

Quanto cobrar pelo gerenciamento de obras?

O primeiro passo para saber como calcular o valor desse serviço é saber que ele não se inicia no momento da execução propriamente dita. Você já está realizando o gerenciamento a partir do momento em que, com o orçamento fechado, você dá início ao segundo passo do checklist que é verificar prazos de fornecedores e equipes para efetivar contratações e elaborar o cronograma de obra. 

Para cobrar por esse serviço, o ideal é que você conheça o valor hora do seu trabalho e os custos do seu escritório. Para as fases, que antecedem a execução da obra em si, você vai precisar saber o rendimento de seu escritório em relação à hora de trabalho e tentar contabilizar quanto tempo esse processo irá te ocupar a fim de calcular um valor. 

Já para o período da obra, você precisará ter o cronograma montado para calcular o tempo de serviço e assim estipular uma quantia em relação ao seu valor hora.

A sugestão é que em obras menores você cobre por quinzena e em obras maiores por mês. Isso te possibilita ir atualizando o orçamento de acordo com a inflação e custos do seu trabalho.

Como você viu no checklist, o gestor fica responsável pelo controle de insumos. Você até pode se encarregar pela compra dos materiais, mas isso não é aconselhável. O ideal é que você faça o controle para que não haja escassez ou atrasos, seja o responsável para conferir o pedido e comunique o cliente para realizar a compra, deixando para ele essa responsabilidade que envolve negociar preços e fazer o pagamento pelos insumos e produtos.

Integração da gestão de obras com a ferramenta da Vobi

A gestão eficiente de obras é um desafio que requer ferramentas robustas e integradas. Com a ferramenta da Vobi, esse desafio se torna uma oportunidade para otimizar e simplificar processos. A plataforma oferece uma solução abrangente que conecta todas as etapas da gestão de obras, desde o planejamento inicial até a execução e acompanhamento financeiro.

Com a Vobi, cada etapa da gestão de obras é facilitada 👇

Centralização de Informações

A plataforma permite que todas as informações da obra sejam centralizadas em um único lugar. Isso significa que o status, prazos e responsabilidades de cada etapa da obra estão sempre ao alcance e atualizados, facilitando o acompanhamento e a tomada de decisões.

Orçamento e Planejamento Inteligente

Criar orçamentos detalhados e precisos se torna uma tarefa rápida e eficiente. A ferramenta permite a simulação de diferentes cenários, ajudando a construir um planejamento financeiro sólido e adaptável às mudanças do projeto.

Acompanhamento Financeiro Detalhado

A Vobi oferece uma visão clara do fluxo de caixa, permitindo o monitoramento da lucratividade de cada obra. Com relatórios financeiros detalhados, é possível manter o controle sobre custos e receitas, assegurando a saúde financeira do projeto.

Análise Estratégica com Curva ABC

A funcionalidade de Curva ABC permite uma análise estratégica dos custos, identificando os itens mais significativos do orçamento e garantindo um controle efetivo sobre os gastos.

Diário de Obra Online e Integrado

O diário de obra da Vobi centraliza registros fotográficos e informações diárias, reduzindo a probabilidade de erros e atrasos, além de facilitar a comunicação entre as equipes.

Templates Personalizáveis

A plataforma oferece a possibilidade de criar templates personalizados para orçamentos e planejamentos, trazendo padronização e eficiência para o início de cada novo projeto.

Monitoramento e Medição em Tempo Real

Com a Vobi, o acompanhamento do progresso da obra é simplificado, permitindo ajustes rápidos e prevenção de atrasos, garantindo que os projetos sejam concluídos dentro do prazo e do orçamento previsto.

A Vobi transforma a gestão de obras em um processo integrado, dinâmico e eficaz, provendo todas as ferramentas necessárias para gerenciar projetos de construção de forma eficiente e lucrativa. Ao adotar a Vobi, gestores de obras podem esperar uma melhoria significativa na precisão do planejamento, na eficiência da execução e no controle financeiro de seus projetos.

E agora que você já sabe como fazer uma gestão de obras, que tal  estruturar o seu método e propor o serviço à um projeto novo ou em andamento? 

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Até a próxima

Equipe Vobi