Fluxo de caixa na construção civil: aprenda como fazer

Todo empresário da área de construção civil deve priorizar a gestão financeira, independentemente de seu objetivo lucrativo. O crescimento de uma empresa não pode depender de percepções ou balanços financeiros feitos de última hora. O setor financeiro é a força motriz de uma empresa, por isso, devem ser revistas cotidianamente com cuidado e a melhor forma de fazer isso, na prática, é através do fluxo de caixa. 

O empreendedor deve acompanhar a lucratividade de cada um dos projetos, realizar o gerenciamento do fluxo de caixa, constatando o previsto e o faturamento em todos os meses do ano. Possuir um fluxo de caixa bem organizado é o que separa uma empresa da construção civil amadora de uma profissional. Um escritório, construtora ou demais empresas que mantém seu fluxo atualizado passa a ter conhecimento claro de suas principais estatísticas financeiras e, consequentemente, consegue mensurar o seu crescimento.

Descubra o que é necessário saber sobre fluxo de caixa, quais são os benefícios dessa prática e como fazer isso de forma online. Acompanhe o conteúdo no decorrer dos seguintes tópicos:

Aproveite a leitura!

O que é fluxo de caixa?

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A gestão financeira de uma empresa é bastante complexa, pois as entradas e saídas de recursos tendem a variar em relação a fonte e tempo. As entradas podem acontecer por meio de vendas, investimentos e financiamentos, enquanto as saídas podem estar atreladas a fornecedores, folha de pagamento, impostos, entre outros fatores. 

Essas movimentações podem acontecer de forma irregular, acontecendo esporadicamente e até de forma inesperada, então, como fazer esse controle? 

O fluxo de caixa é a solução que consiste em ser um relatório que contém informações sobre as transações de entrada e saída de recursos financeiros da empresa em um período específico de tempo. O balanço dessa conta deve ser positivo e livre para que assim seja possível indicar o sucesso da empresa.

O fluxo positivo mostra que a empresa está incorporando recursos às suas reservas, permitindo reinvestir no negócio, dividir os lucros aos acionistas e/ou quitar dívidas futuras. Já o fluxo livre está ligado ao dinheiro que sobra após a empresa cumprir todos os seus encargos no período.

Você sabe o que registrar no fluxo de caixa? É importante compilar todas as previsões de gastos fixos, como aluguel, contas de água, luz e internet, assim como as previsões de recebimentos futuros, por exemplo, as parcelas a receber das etapas futuras de projetos. 

Além disso, é fundamental que seja feito o registro de todos os recebimentos, não apenas dos fechamentos de projetos, mas também pode conter outras fontes de receitas, como cursos e palestras. 

Os pagamentos também devem ser registrados, e aqui não se trata só de compras, mas também de despesas bancárias e impostos. Desse modo, a junção desses registros irá obter um fluxo de caixa completo capaz de tornar a tomada de decisões financeira mais assertiva e manter as finanças da sua empresa sob controle.    

Qual é a importância do fluxo de caixa?

Para expandir qualquer negócio é necessário ter uma boa saúde financeira, pois com ela é possível realizar investimentos, contratações e outros métodos que possibilitem alavancar a empresa. As entradas de recursos financeiros devem superar as saídas a fim de evitar problemas de fluxo de caixa. 

Para fazer o controle de fluxo de caixa é utilizado o “Demonstrativo do Fluxo de Caixa” (DFC), que evidencia de forma clara a origem e onde estão sendo aplicados os recursos financeiros. A planilha que constitui o DFC pode conter outras informações, como lucro e prejuízo, variação de despesas e receitas, lucratividade anual e outras variáveis que dependem da complexidade da gestão financeira da empresa.

Com o relatório feito é possível prever cenários e planejar de forma estruturada a resolução de obstáculos, reduzir despesas, otimizar estoques, realizar investimentos, negociar prazos com fornecedores, etc. Ou seja, é possível tomar decisões em função de manter a empresa em crescimento. 

Confira os principais fatores para aplicar o fluxo de caixa no seu escritório:

Contas pagas em dia 

Uma gestão adequada do fluxo de caixa é primordial para evitar atrasos no pagamento de contas, pois essa prática vem acompanhada de juros e multas. Esses valores poderiam ser economizados e direcionados para investimentos em outras áreas da empresa. 

Perder dinheiro devido a atrasos é simplesmente desperdício de recursos. Embora ninguém queira atrasar pagamentos, em um cenário de tantas obrigações financeiras é fácil se perder sem um controle adequado. Mesmo sendo em uma pequena empresa pode haver contas de várias fontes com diversas datas de vencimento. 

Ter uma previsão das movimentações ao longo do mês é fundamental para a gestão financeira de qualquer negócio. Com o fluxo de caixa, é possível ter a noção se o caixa está equilibrado ou quais são as táticas para repará-lo. 

Atualmente, o controle de vencimentos de boletos, faturas e outras contas já está mais acessível com a implementação de sistemas de gestão, pois esses alertam sobre o prazo de pagamento. Busque utilizar a tecnologia como aliada nessa organização!

Saber para onde o dinheiro está sendo direcionado

Você já teve a sensação que fechou muitos projetos e mesmo assim, no fim do mês, parece que o dinheiro simplesmente desapareceu? Você provavelmente não está fazendo o fluxo de caixa adequado. 

Para que você saiba os detalhes das suas receitas e custos sob cada setor, é preciso manter um processo sólido de fluxo de caixa, ele garantirá o acompanhamento de toda movimentação do dinheiro e a partir disso não haverá mais suposições sobre os recursos e será mais fácil visualizar os problemas e as soluções. 

Segurança financeira

Ao poupar juros decorrentes de contas atrasadas, você já está implementando um planejamento financeiro adequado para os pagamentos. Mas é importante citar que uma empresa nunca pode ficar sem dinheiro em caixa, pois qualquer imprevisto pode causar danos significativos. Por essa razão, deve-se existir um planejamento cuidadoso das contas a pagar, em conjunto com os recebimentos esperados.

Assim, seu escritório ou empresa da construção civil terá dinheiro em caixa e evitará surpresas desagradáveis ao longo do tempo. É recomendável a utilização de um software especializado, como a Vobi. Com nossa plataforma, você poderá gerenciar suas finanças de forma eficiente, garantindo que as contas sejam pagas no prazo e, como resultado, aumentar sua margem de lucro. 

Analisar o crescimento da empresa

Você sabia que vender mais nem sempre é sinônimo de bom desempenho e de crescimento de verdade? Podemos explicar: é possível que uma empresa aumente as vendas e ao mesmo tempo esteja aumentando suas dívidas.

Esse cenário indica que existe um problema de lucratividade. Com o controle de fluxo de caixa pode-se avaliar se o crescimento é sustentável e se ele está obtendo resultados positivos. 

O setor da construção civil requer altos investimentos iniciais e tem um ciclo de caixa longo, isso significa que as empresas precisam ter atenção no gerenciamento de seus fluxos de caixa para garantir a sua sustentabilidade financeira.

Os erros mais comuns na gestão do fluxo de caixa

Deixar de fazer registros 

Um erro muito comum entre os empreendedores é deixar de registrar as entradas e saídas e é aí onde se dá um fluxo de caixa desorganizado. Essa é uma problemática que pode ocorrer por esquecimento ou por achar que o valor é irrisório para registrar. 

Por exemplo, em um escritório de arquitetura é realizada uma compra de rolos de fita adesiva e o responsável pelo setor financeiro não deu entrada no fluxo de caixa por achar o valor insignificante. Sabemos que se todas as despesas pequenas acabam sendo esquecidas, elas não farão parte do controle financeiro no negócio e, consequentemente, acaba impactando negativamente no fluxo de caixa a longo prazo.

O fato é que, independentemente do motivo, é essencial que seja feito o registro de todos os pagamentos e recebimentos, sem exceção. 

Reunir todos os dados para registrar de uma vez 

Outro erro comum quando o assunto é fluxo de caixa é juntar comprovantes e/ou documentos para registrar tudo de uma vez só, seja em uma semana ou em mês. Essa prática é ineficaz pois compromete o objetivo de mostrar ao gestor a situação financeira da empresa. 

Por exemplo, uma construtora que faz os registros de gastos e receitas somente ao final do mês, torna difícil a identificação de possíveis erros ou pode apresentar inconsistências de dados ao concentrar os registros em um único momento. 

Os dados precisam ser lançados no momento em que aconteceram, isso porque é necessário criar informações precisas em tempo real. Portanto, o fluxo de caixa atualizado tende a fornecer uma visão ampla para futuras decisões mais assertivas. 

Não analisar relatórios 

Não basta registrar todas as informações e previsões financeiras, ao final de tudo isso é necessário também analisar os relatórios gerados. Esses novos documentos irão indicar que medidas precisam ser tomadas para que a empresa cresça e quais são os principais pontos a serem resolvidos. 

As decisões, por sua vez, passam a ser baseadas em dados concretos, como diminuir os gastos em determinada área e investir em outra porque irá trazer resultado mais positivo.

Em relação às análises desses relatórios, é necessário definir períodos de resultados. Alguns especialistas colocam como tempo mínimo o período de três meses, assim, é possível identificar se o fluxo de caixa está obtendo efeitos positivos ou negativos. Entretanto, a depender do objetivo da análise, o período pode ser semestral ou anual.

Como analisar o seu fluxo de caixa na Vobi?

Compreendemos que manter uma boa gestão financeira não é algo simples, por isso, acreditamos que com o suporte adequado de ferramentas e acompanhamento de dados, os resultados podem ser mais eficazes. Isso ocorre porque é possível comparar o real e o planejado e, assim, fazer as correções de falhas e o reforço de estratégias bem-sucedidas.

Através da análise dos relatórios financeiros você consegue decidir sobre cortes de gastos, de investimentos ou medidas importantes para aumentar os lucros do seu negócio.

A Vobi oferece a centralização de dados e visualização descomplicada do seu fluxo de caixa. Com a nossa plataforma você tem a possibilidade de ter o diagnóstico da sua empresa em questão de minutos através dos relatórios gerenciais da Vobi. Já pensou que sua gestão pode acontecer de forma facilitada?

Com a funcionalidade de Gestão Financeira, você poderá controlar despesas, gerenciar seus recebimentos, como o acompanhamento dos pagamentos pendentes dos clientes, e obter o balanço completo da sua empresa. Na aba Resultados, do menu de gestão financeira, é possível visualizar o resultado de todos esses dados ao longo de um período.

Ao utilizar os filtros de Data de vencimento das parcelas, e em seguida, os de Receitas, Despesas e Resultado do período, ficará disponível um gráfico para a análise. Já os filtros de Categoria, Projeto, Cliente e Fornecedor podem potencializar a sua pesquisa. 

Além disso, cada transação lançada apresenta dados detalhados e é permitido que você realize alterações como adicionar documentos, mudar o status do pagamento da parcela, revisar os detalhes da parcela e editar ou excluí-la se houver necessidade.

Entenda a funcionalidade Relatórios da Vobi - Fluxo de caixa 

Pensando em facilitar a sua vida e proporcionar um efetivo acompanhamento dos resultados alcançados pelos projetos da sua empresa, desenvolvemos três tipos de relatórios para análise: 

✔️Resultados consolidados por projeto - facilita a visualização de todas as parcelas de fato pagas tanto em receitas quanto em despesas, ou seja, você não visualiza lançamentos em aberto. 

✔️Resultados previstos por projeto - engloba todas as parcelas, tanto o que já foi pago quanto os pagamentos que ainda estão planejados para ocorrer dentro das suas receitas e despesas.
✔️Fluxo de caixa - é um relatório que você poderá acompanhar de forma detalhada as entradas e saídas do seu negócio mês a mês.

O relatório de fluxo de caixa consiste em apresentar uma visão abrangente de todas as operações da empresa, o que permite a compreensão dos períodos de lucro ou prejuízo e visualizar a evolução do saldo do caixa para tomada de decisões corretivas. Para realizar a análise, siga os passos abaixo: 

1. Escolha o relatório de Fluxo de caixa.
2. Selecione o que deseja acompanhar, previsto e realizado ou apenas algum dos dois.
3. Selecione o ano que deseja visualizar.
4. Utilize filtros para alternar a visualização da tabela - filtre por Projeto, Conta, Cliente, Fornecedor e Centro de Custo.
5. Exportar - ao final, você poderá exportar as informações do relatório em formato CSV.
6. Saldo inicial - resultado das operações realizadas até o início do mês.
7. Receitas - todas as parcelas de receitas marcadas como pago, quebradas por categoria.
8. Despesas - todas as parcelas de despesas marcadas como pago, quebradas por categoria.
9. Resultado - somatória das parcelas já pagas de receitas subtraídas pelas despesas.
10. Transações - registro de movimentações entre as suas contas bancárias.
11. Saldo final - somatória do Saldo Inicial com o Resultado, que pode ser positivo ou negativo e que encerra o período analisado.

👉 Para iniciar o monitoramento do seu fluxo de caixa, indicamos que você adicione o saldo atual da empresa como nova receita, você pode criar uma categoria específica para saldo.

Agora que você já sabe como fazer o fluxo de caixa de forma eficiente, não perca tempo, peça seu convite agora e experimente o poder da Vobi na gestão do seu negócio de arquitetura e construção civil.

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Até a próxima,

Equipe Vobi

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Referências:

https://www.caixa.gov.br

https://sebrae.com.br

https://www.flua.com.br/

https://blog.obraprimaweb.com.br/

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