Como evitar atrasos nos projetos e desmotivação dos clientes

Os projetos de arquitetura e construção que ocorrem com êxito são aqueles que cumprem as solicitações de escopo, prazo, custo e qualidade. Todos esses fatores estão entrelaçados e são dependentes - um interfere diretamente no outro. 

Quando o assunto é projeto, há o risco de acontecer atrasos por questões internas ou externas do seu negócio. É preciso saber lidar com esses contratempos. Atrasos de um colaborador, escassez de algum produto/serviço ou qualquer outra barreira de projeto.

Possivelmente já aconteceu com você e foi preciso contornar a situação com clientes.

O fato é que você organizou todo um cronograma e alguém confiou na pontualidade dos seus serviços para te contratar. Além do mais, outras pessoas acabam sendo afetadas, como parceiros e colaboradores. Já que uma tarefa atrasada pode fazer com que as seguintes também sofram impactos.  

Sendo assim, qualquer atraso no meio do percurso deve ser evitado, pois há muitos impactos negativos, como o alto nível de estresse e sua imagem prejudicada. 

Os clientes tendem a ser menos compreensíveis com imprevistos e você como gestor do projeto, deve evitar a chateação o mais rápido possível. Tomar atitudes o quanto antes, evitará problemas futuros com a clientela. 

Entenda mais sobre as barreiras e impedimentos que causam impacto e como contornar essas situações de atrasos no andamento do seu projeto. Nesse artigo, você irá aprender sobre:

Aproveite a leitura!

O que atrasa um projeto?

Para você conseguir controlar as problemáticas que surgem no meio do seu projeto, você deve conhecê-las bem. Leia a seguir a diferença entre barreira e impedimento e como identificá-los. 

As barreiras são quando um imprevisto ou em evento que já era esperado acontecer, e que está fora do seu controle, atrapalha o seguimento do projeto. 

Pode ser pela mudança de escopo, aquela atrasada na entrega da marcenaria ou necessidade de contratação de uma nova equipe. Nesses casos, há uma paralisação da etapa e é necessário uma tomada de decisão bastante rápida para dar os próximos passos. 

Já o impedimento, é responsável por atrasar o progresso do projeto. Ele acontece, por exemplo, quando há falta de comunicação entre os colaboradores. As pessoas não sabem o que precisam fazer ou estão sobrecarregadas de atividades. Não há gerenciamento de tarefas eficaz. 

Os impedimentos podem vir para atrapalhar em alguns momentos, mas nem tudo está perdido, facilmente esse cenário pode ser alterado. 

Agora, quando isso se torna recorrente, voltando ao exemplo das tarefas, com a enorme quantidade de atividades atrasadas, ainda mais se forem de alta prioridade, podem se tornar barreiras e o projeto ser paralisado. 

Aliás, você sabe identificar o que é prioridade no seu dia?

• Tarefas de alta prioridade: atividades que precisam ser feitas o quanto antes e não podem ser adiadas.
• Tarefas de média prioridade: são aquelas que podem esperar sem comprometimento de paralisação do projeto. Mas devem ser executadas assim que possível. 
• Tarefas de baixa prioridade: são as atividades que podem ser executadas depois ou podem ser delegadas. 

Identifique a raiz do problema 

Para identificar as causas que atrasaram ou que costumam estar atrasando seus projetos, responda perguntas, como: 

• Por quanto tempo a barreira atrasou o andamento do projeto? 
• Só foram falhas ou houve paralisação? 
• O que estava sob meu controle? 
• O que eu posso fazer, caso ocorra novamente?
• Será muito complexo? 
• Quais ferramentas e pessoas podem resolver? 

Faça uma análise minuciosa sobre o andamento dos projetos no seu negócio, você vai perceber um padrão. Em muitos casos, uma mesma situação ocorre frequentemente. Para evitar que isso aconteça, você deve identificar através do monitoramento das tarefas, da análise das pessoas, do cronograma e do fluxo de trabalho do seu negócio, onde é que a situação volta a se repetir. 

As barreiras técnicas são aqueles imprevistos muitas vezes ligados à falha da tecnologia. Inatividade de internet, problemas com computadores, softwares obsoletos, entre outros.  Aqueles problemas que costumam aparecer com frequência, devem ser solucionados o quanto antes. 

Sempre ao iniciar um projeto, tente imaginar quais dificuldades podem ocorrer no meio do caminho e pense em soluções com antecedência. Quando eles ocorrerem novamente, será muito mais fácil de lidar. 

Outra problemática muito comum é a falta de gestão de tempo. Reuniões desnecessárias, falta de foco, não saber o que fazer ou por onde começar. Essa questão não é difícil de ser corrigida, basta ajustar os prazos, prevendo as reuniões internas e as pausas necessárias, além de delegar tarefas e ignorar o que não for útil para o processo.  

A falta de informação, também, é um grande problema nos negócios de arquitetura e construção. Pode ser um impedimento, como também uma barreira de falta de comunicação. É muito comum acontecer quando é delegado uma atividade e não é oferecido o suporte com as informações necessárias para realização do trabalho. 

Falta de briefing completos e de documentos PDF ou DWG com os levantamentos são alguns dos exemplos. Isso pode paralisar o início ou o desenvolvimento de uma tarefa de qualquer colaborador, além de trazer desmotivação e desinteresse. 

Ao delegar uma tarefa, adote uma comunicação clara e objetiva, e certifique que tudo o que ele precisa está acessível. Além de dar autonomia para o desenvolvimento da atividade, evita que você seja interrompido e atrase as suas responsabilidades do dia a dia. 

Para resolver um impedimento e/ou uma barreira, você deve analisar também as pessoas que estão envolvidas na elaboração do projeto. Às vezes elas podem estar barrando o andamento com ideias fixas e posturas que paralisam de alguma forma, mesmo que inconscientemente. 

Tenha em mente que, pode parecer que o projeto será desenvolvido muito mais rápido se for feito por muitas pessoas, mas assim é bem mais fácil de ter barreiras. Opte por agilidade com equipes menores.  

Pense em quantas pessoas são necessárias para desenvolver uma tarefa. Em quais etapas há dependência para serem concluídas. 

A espera para outras pessoas finalizarem suas responsabilidades pode ser uma barreira. Avalie as prioridades e monte um cronograma com as ordens que não dê conflito.

O acúmulo de tarefas ou falta de reconhecimento de prioridades é um impedimento e pode até chegar a ser uma barreira, que gera atraso no projeto. Foque em resolver a sobrecarga e gerencie bem as suas tarefas e dos seus colaboradores. 

Parece ser mais um trabalho em meio a tantos, mas a prática de alimentar uma plataforma de gerenciamento de tarefas será essencial para todo o negócio. 

Com a ferramenta de gestão de tarefas da Vobi, você consegue com facilidade verificar quais tarefas estão em andamento e quem são os responsáveis para priorizar a solução das barreiras e dos impedimentos. 

Se você tem mais de uma pessoa responsável pela elaboração dos projetos no seu negócio, planeje desde o início os passos que serão tomados, junto com sua equipe. As pessoas se sentirão mais pertencentes e os resultados serão ainda mais positivos. 

Visualize e controle todas as etapas dos seus projetos em uma única tela. Saiba exatamente o andamento de cada projeto, adicione tarefas, status, compartilhe com seus clientes e até mesmo com a sua equipe, caso possua funcionários.

A integração das informações, em um só lugar, permite que a equipe que acompanha a visualização do projeto tenha maior controle e melhore o fluxo de trabalho, elevando assim, a produtividade. 

Eduque o cliente 

Agora vamos falar sobre como você pode lidar com o cliente, caso aconteçam atrasos em alguma fase do projeto. 

Saiba que as pessoas que te contratam precisam ser orientadas sobre o processo de aprovação de projeto ou de uma obra. Você como arquiteto ou engenheiro, deve orientá-los sobre os atrasos que eventualmente podem acontecer. 

Conversas como essa, logo no início do projeto, servem para construir um relacionamento transparente e direto com os clientes. 

De certo, indicar que estará junto com ele para solucionar os imprevistos da melhor forma, o deixará aliviado. 

Seja transparente

Sempre antecipe o cenário e, quando perceber que algum imprevisto está para acontecer, entre em contato com o cliente. 

Uma boa maneira de sempre manter o cliente informado sobre cada passo, é manter uma frequência de contato. Defina o melhor canal - nas primeiras reuniões com o cliente -, e mande mensagens semanalmente. 

Haverá semanas que, inicialmente, você pensará que não há nada de novo para informá-lo, mas aproveite a oportunidade para dizer que está contente em desenvolver o projeto e/ou que está dando o seu melhor para solucionar as problemáticas. Essas mensagens costumam deixá-los motivados. 

Na Vobi você pode compartilhar as informações do projeto com o seu cliente de forma facilitada. Basta conceder o acesso ao seu cliente ou colegas de trabalho e passar a concentrar todas as informações em um único local, evitando perda de informações, desgastes desnecessários e longas ligações ou conversas no whatsapp.

Tome decisões rápidas

Quando acontece algum imprevisto, de fato, no primeiro momento é bastante chato. Parece que tudo vai dar errado. Mas é preciso respirar e fazer aquela análise com calma para poder superar a situação.

A grande maioria das barreiras ocasionadas não são sua culpa e estão fora do seu controle, mas as soluções, você pode comandar. 

Esse é o momento de se concentrar e analisar o cenário. Introduza a técnica dos 5 porquês (five whys) para identificar os problemas. É importante você reunir toda a equipe que está envolvida no projeto, para enriquecer as perspectivas e soluções. 

O método consiste em se questionar o porquê do problema cinco vezes, até encontrar a  explicação. Assim, é possível chegar à raiz do problema e encontrar saídas que antes não eram encontradas. Acompanhe o exemplo da utilização da técnica:

Problema: uma etapa do projeto não foi finalizada no prazo.

• 1. Por quê? Porque o colaborador não conseguiu entregar os detalhamentos.
• 2. Por quê? Porque existiam outras demandas como prioridade. 
• 3. Por quê? Porque surgiram outras tarefas com alta prioridade.
• 4. Por quê? Porque ele era o único que poderia desenvolver.
• 5. Por quê? Porque a equipe está reduzida e com muitas demandas, atrasando a entrega do projeto. 

Contramedida: Contratar um novo colaborador para auxiliar com as demandas. 

O próximo passo, é a compreensão de quais são as próximas atividades que podem ser adiantadas enquanto a situação se contorna. 

Você pode se dedicar a pensar em alguns detalhes, que seriam feitos posteriormente, como escolhas de revestimentos, de adornos ou até entrar em contato com outros fornecedores que você precisará pedir um orçamento. Qualquer coisa que adiante outras decisões. 

Mas, deixe claro para os clientes o quanto você está empenhado para resolver a situação atual. Assim, você terá clientes mais tranquilos com a sua priorização. 

Seja criativo na hora de solucionar as problemáticas. Tenha os parceiros certos para ajudar a suprir necessidades.

Enquanto você usa seu precioso tempo resolvendo problemas urgentes, empresas parceiras podem facilitar outros trabalhos que você se programou - mas acabou ficando sem tempo para isso.

Ganhe tempo

Para você conseguir dar conta de desenvolver seus projetos, gerir seu negócio e entrar em contato com clientes e fornecedores sem extrapolar os prazos, é necessário ferramentas que te auxiliem no processo. 

Você precisa de no mínimo um cronograma digital, uma lista de compras online e um catálogo de produtos digital. 

O mais legal é que a Vobi consegue unir tudo isso e muito mais! Solicite já o seu convite, clicando aqui. 

Utilize a plataforma e simplifique os processos de gestão. A organização digital contribuirá eficazmente para a qualidade do projeto, para melhor o relacionamento com o cliente e fornecedores.

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Até a próxima,

Equipe Vobi

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Referências:

www.blog.trello.com

www.houzz.com

www.mereo.com

www.projectbuilder.com.br