Como cobrar um cliente: faça sem comprometer a relação

Como cobrar um cliente pode ser desafiador, no entanto, é uma parte importante do negócio. Os relacionamentos comerciais fortes demandam atenção para estabelecer limites e o gerenciamento de expectativas do cliente se dá para além de excelentes projetos e serviços de obra, ela está relacionado também como você lida com pagamentos e cobranças.

Atualmente, pesquisas mostram que a falta de pagamento é um problema frequente dos brasileiros. Esse cenário causa um impacto significativo nas empresas, e é por isso a importância de gerenciar clientes inadimplentes e ter um plano de ação para se precaver - mesmo que seja um incômodo tanto para o empreendedor quanto para o cliente.

Não existe um protocolo que possa assegurar o êxito da cobrança, mas existem algumas maneiras de tornar a situação menos estressante. Por exemplo, enviar lembretes de pagamentos próximo ao prazo de vencimento é uma atitude necessária para sua empresa, pois garante a sustentabilidade das finanças. 

Para te ajudar a aprender como cobrar um cliente adequadamente, separamos algumas estratégias essenciais para você começar. Confira através dos tópicos abaixo:

Aproveite a leitura!

Qual a diferença entre uma cobrança e receita?

Cobrança

No entendimento técnico do conceito, a cobrança é conhecida como faturamento, sendo a responsável pelo processo de geração de faturas para clientes em base recorrente ou única, isso irá depender do tipo de plano de preços que o cliente optou. 

A cobrança é um indicador de saúde financeira, pois corresponde a quantidade de dinheiro que sua empresa está recebendo pelos seus produtos e/ou serviços realizados. E aí que é essencial saber como cobrar um cliente para, então, garantir o recebimento dos pagamentos devidos.

Se o seu escritório é pequeno, o processo de cobrança pode ser um pouco mais simples do que para uma grande empresa, às vezes pode até ser um pouco tedioso, mas o fato é que ele é crucial para manter as finanças em dia e você deve contar com um sistema de faturamento eficiente para não ocorrer erros e atrasos.

Receita

A receita é o valor total das vendas realizadas pela empresa em um determinado período. Ela consiste em ser o valor que um negócio ganha antes de deduzir as despesas envolvidas na produção e venda dos produtos e serviços, sendo um importante indicador para calcular o lucro ou prejuízo. 

Esse valor é registrado como receita assim que o produto ou serviço é entregue, ou prestado, ainda que o pagamento não seja recebido. 

Quando uma mercadoria ou serviço é vendida a crédito, ela é registrada como receita, mas como o pagamento à vista ainda não foi recebido, o valor também é registrado no balanço patrimonial como contas a receber. - Fonte: Grantime 

Assim, quando o pagamento for recebido, não é registrado receita adicional, somente irá aumentar o saldo de caixa e diminuir as contas a receber. Portanto, descobrir como cobrar um cliente de forma eficaz pode ajudar a melhorar seu fluxo de caixa.

Como cobrar um cliente?

Alinhe as expectativas via contrato

É comum que no início de um negócio de arquitetura ou engenharia, os empreendedores acreditem que criar contratos é uma tarefa complicada ou não é necessário para pequenos projetos. Mas, eles são parte fundamental para garantir uma cobrança e pagamento adequados.

Qualquer prestação de serviço, ainda que seja freelancer, é necessário um contrato com detalhes do relacionamento com o cliente (valor da cobrança, recorrência de pagamento, práticas, cronograma, etc). 

Esse documento irá proteger contra falhas de comunicação e erros que possam vir acontecer, comprovando as condições de cobrança e outros detalhes que fazem parte do relacionamento comercial. 

Existem vários modelos de contratos disponibilizados de forma gratuita na internet, você pode adaptar as suas necessidades - não é necessário um diploma em direito para isso. Sendo esse o primeiro passo para se respaldar contra a inadimplência, mas não tenha medo de cobrar caso a situação ocorra. 

Mas certifique-se que seu cliente tenha entendido todos os termos, vocês precisam concordar com tudo e compreender o que se trata.

Nós já temos um artigo especial sobre a temática: Como fazer um bom contrato de arquitetura , clique aqui para acessá-lo. 

Mantenha-se gentil

Saber como cobrar um cliente com gentileza e profissionalismo ajuda a criar uma reputação positiva, e aí onde muitos empreendedores erram por ter receio de perder o cliente. Além disso, é importante lembrar que a cobrança é necessária para manter o negócio em pé.

Alguns clientes possuem o perfil de pagar somente após serem cobrados, por isso, é preciso fazer isso com educação a fim de evitar aborrecimentos. O Código de Defesa do Consumidor considera crime a prática de constranger ou ameaçar um cliente e a pena de detenção varia de três meses a um ano acrescida de multa. 

Por isso, utilize palavras como “débito”, “valor em aberto” ou “valor a ser quitado”. Lembre-se de usar uma comunicação clara e gentil, estabelecendo prazos para o pagamento e procurando resolver a questão da melhor forma possível. 

Adote uma abordagem impessoal

É recomendável que no processo de cobrança, você siga uma comunicação formal e padronizada com seus clientes. Seguindo um padrão de relação comercial, o seu cliente vai passar a entender que o teor da conversa faz parte de um lembrete padrão. 

Continue com o mesmo tom de voz utilizado nas redes sociais e propagandas, pois fortalece a relação com o cliente, fazendo com que eles se sintam confortáveis em dar um retorno sobre os débitos pendentes. 

É importante, para seu negócio, saber como cobrar um cliente sem parecer agressivo ou impaciente.

Na prática, é importante citar o valor em aberto e, também, disponibilizar opções de pagamento, por exemplo, QR Code de Pix ou boleto bancário. Assim, o cliente estará convidado a realizar o pagamento ao invés de se sentir pressionado, resultando em uma cobrança mais transparente. 

A nossa dica é evitar comunicação e métodos de cobrança ultrapassados, eles não trazem resultados eficazes. Ou seja, não envie correspondências ou ligue constantemente para seu cliente, o primeiro método acaba onerando o seu negócio enquanto o segundo pode fazer com que seu cliente deixe de atendê-lo. 

Favoreça o pagamento

Você já cobrou seu cliente de diversas maneiras e mesmo assim não obteve resultado? O segredo é não desanimar!

Considere negociar oferecendo condições que facilitem o pagamento, você pode: reduzir juros, oferecer parcelamento ou desconto. A ideia é encontrar um acordo que beneficie os dois lados e aumente as chances de quitação, no entanto, lembre-se que ao propor condições que não forem combinadas anteriormente, é necessário certificar se elas não prejudicam a sua empresa.

Uma boa opção para evitar problemas de recebimento, até mesmo de dívidas antigas, é ofertar a possibilidade de pagar via cartão de crédito. Isso irá garantir que você receba o valor e o cliente terá maior consciência sobre o prazo de vencimento. 

Existem diversas opções de como esse retorno de crediário pode chegar até você. Por exemplo, utilizando o Mercadopago você recebe o dinheiro de suas vendas na hora, pagando pelo custo da liberação e o seu cliente arca com as taxas pelo parcelamento. 

Com essa opção, o importante é avaliar o custo da operação para, assim, poder embutir no seu produto e/ou serviço.

Oferecer a opção de pagamento online aumenta as chances de que os clientes paguem, pois é rápido e conveniente e, atualmente, é a preferência dos consumidores. 

Aprender como cobrar um cliente atrasado pode auxiliar a evitar futuros atrasos em pagamentos.

Tenha empatia 

É considerável entender que imprevistos acontecem, ainda mais financeiros, o que pode ter acarretado atrasos no pagamento. Por conta disso, além de ter uma comunicação impessoal, abra um espaço para diálogo, transparecendo empatia pela situação em que o cliente se encontra.

Nesse contexto, pode ser viável oferecer mais tempo para o pagamento da cobrança. Há várias abordagens para como cobrar um cliente, é necessário você encontrar a que melhor se adapta ao seu negócio. 

Mantenha-se organizado

A organização é peça fundamental na hora de manter seu escritório com uma gestão eficiente de pagamentos e recebimentos. Sem ela é comum que você se perca em meio a cadernos com anotações de cobranças ou inúmeras planilhas de fluxo de caixa.

A falta de controle é o que pode levar a atrasos nos pagamentos, isso porque acaba dificultando a identificação de inadimplentes e, assim, conseguir fazer a cobrança devida. 

Ainda mais no setor da construção civil, onde a atenção deve ser redobrada, pois existem particularidades ligadas ao parcelamento de pagamento atrelados às etapas de projetos, sendo necessário um controle rigoroso de custos e despesas.

Acompanhe de perto as transações pendentes e comece a ter uma rotina de cobrança, como o envio de lembretes para clientes com prazos próximos. Você pode enviar um lembrete de pagamento com 10 dias de antecedência, outro com 3 dias e, por último, no dia do vencimento. 

A união de uma ferramenta de gestão e boas práticas de conferência de dados, como relatórios e a emissão de cobranças regulares irá contribuir diretamente para a saúde financeira do negócio. O importante é entender que saber como cobrar um cliente é um processo natural para manter sua empresa funcionando.

Como criar e compartilhar cobranças com clientes na Vobi

A Vobi nasceu com objetivo de ajudar negócios de arquitetura e construção tradicionais a se tornarem digitais. Queremos que você tenha mais tempo livre para fazer o que mais gosta ou utilize esse tempo para crescer ainda mais a sua empresa.

Chega de arrancar os cabelos e bater a cabeça com o Excel, procurando as parcelas de pagamentos a receber! 

Com a funcionalidade de Gestão Financeira, você pode controlar suas despesas, gerenciar seus recebimentos e ter um balanço completo de forma rápida e intuitiva. 

Na aba Cobranças, dentro da funcionalidade, permitido a criação e o acompanhamento das entradas relacionadas a um projeto, tais como:

✓ Consultorias;

✓ Desenvolvimento de projetos;

✓ Visita em lojas;

✓ Acompanhamento e coordenação de obras;

✓ Reforço e recuperação estrutural;

✓ Estrutura metálica;

✓ Elétrica, hidráulica; 

✓ RRTs (Registro de Responsabilidade Técnica);

✓ Entre outros.

Saber como cobrar um cliente é uma habilidade imprescindível para todo empreendedor, mas com a ferramenta certa você pode tornar esse processo mais transparente e profissional. Veja como neste vídeo:

Aprenda a utilizar a ferramenta cobrança na Vobi.

Existem duas maneiras: a primeira pode ser pelo menu de projetos, na aba Cobranças, que fica após a aba de pagamentos, já a segunda opção pode ser criando pelo menu de Gestão financeira, também na aba Cobranças. 

Escolhendo qualquer um dos passos anteriores, em seguida é necessário preencher as informações pertinentes da cobrança, como nome da cobrança ou tipo de serviço (projeto completo, consultoria, etc), categoria financeira (venda de serviços), projeto ou oportunidade vinculada, cliente cadastrado e data da cobrança.

Após preencher essas informações, é necessário detalhar mais sobre o produto e/ou serviço em questão, adicionando descrições, bem como valor, quantidade, desconto, impostos e frete. Após esse passo, é só definir as condições e forma de pagamento, como pix, boleto, cartão de crédito, cartão de débito, transferência, dinheiro, entre outros.    

É importante ressaltar que temos um campo para notas Internas, onde você pode preencher informações somente com sua equipe, mesmo que você compartilhe com seus clientes elas só serão visualizadas pelos membros da empresa, ok? Você também pode anexar qualquer arquivo que quiser (contrato, proposta comercial ou outros).

Pronto! É só clicar em revisar e criar, conferir se os dados estão corretos e a sua cobrança estará pronta para ser compartilhada. Você pode enviar o link pela plataforma que quiser, além disso, o seu cliente já irá receber um e-mail nesse formato abaixo 👇

Você também pode acompanhar o vídeo para entender melhor como criar cobranças, assista a seguir: 

Depois que você identificar o pagamento é só acessar a parcela, localizada na aba Cobrança, clicar nos três pontinhos e marcar como pago. É necessário selecionar como o cliente preferiu pagar e quando ele realizou o pagamento.

Para encontrar uma cobrança de forma ágil, procure por nome usando o campo de pesquisa e utilize também os filtros (data da cobrança, categoria financeira, projeto e status). 

Encontrar o equilíbrio certo sobre como cobrar um cliente pode te auxiliar a evitar desgastes desnecessários para você e a manter a saúde financeira da sua empresa.

Até a próxima,

Equipe Vobi

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Referências:

https://blog.nubank.com.br/

https://grantime.com.br/

https://blog.contaazul.com/

https://www.inc.com

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