Gestão de compras e contratações: como otimizar seus processos?

Ter uma gestão de compras e contratações eficiente é essencial para negócios que querem reduzir custos, aumentar a produtividade e otimizar resultados. Fazer este gerenciamento na construção civil, envolve muito mais do que apenas especificar e decidir o que comprar ou quem contratar.

Na hora de realizar as compras, é essencial analisar preços, qualidade dos materiais, entrada e saída de estoque e possibilidades de negociação. O mesmo acontece com as contratações dos profissionais responsáveis pela execução da obra. É necessário avaliar a disponibilidade, ter controle das parcelas e forma de pagamento acordada, da qualidade de execução do serviço e etapas de medição.

Com os altos custos envolvidos, manter uma gestão de compras eficiente pode ser uma das principais formas de evitar grandes prejuízos financeiros e de manter o custo final da obra próximo ao apresentado ao seu cliente.

Por isso, a organização é uma peça fundamental para que você mantenha o controle da gestão de projetos e obras e possa aproveitar todas as novas oportunidades sem onerar seu caixa, sua equipe e, especialmente, você.

Neste artigo, separamos algumas dicas que auxiliarão a colocar em prática a gestão de compras e contratações do seu negócio. Confira:

Planejamento e controle de etapas

Assim como em um CRM de vendas, criar um planejamento eficiente é o primeiro passo para realizar a gestão de compras sem erros e desperdícios. 

Analise seu projeto de ponta a ponta, elencando todos os materiais, suprimentos e serviços que serão necessários para tirá-lo do papel, observando em que momento cada profissional deverá ser contratado e cada item deverá ser comprado, desenvolvendo assim, um planejamento que leva em consideração cada uma das etapas de execução.

Por exemplo, marcenaria e marmoraria têm prazos de entrega mais extensos e necessitam de “medição” liberada para a instalação, por isso, assim que a parede estiver rebocada e os revestimentos instalados, poderá acionar o fornecedor.

Já outros materiais devem ser comprados de acordo com suas etapas de instalação para evitar que fiquem jogados no canteiro. Dessa forma, evita-se que esses materiais se quebrem ou se percam, como louças, pisos e ferragens. Tudo deve ser avaliado cuidadosamente.

Apenas identificando as necessidades reais do projeto e a etapa em que cada serviço será executado é possível se preparar para comprar tudo de maneira inteligente e buscando opções mais vantajosas.

Cuidado com compras e contratações de emergência

Quando você segue uma programação e realiza a gestão de compras e contratações com antecedência o seu poder de avaliação e barganha aumenta significativamente. 

Com tempo hábil, você e seu cliente poderão julgar as possíveis escolhas levando em consideração o preço, a qualidade do serviço ou do material entregue e as desvantagens de cada item ou prestador de serviço especificados em sua proposta. 

Quando você precisa realizar uma compra de urgência, o seu único critério levado em consideração é o prazo. Você precisa resolver o problema de forma imediata, senão seu cronograma será prejudicado. 

Um exemplo? Especialmente materiais de acabamento, levam um tempo para serem produzidos e nem sempre tem a quantidade suficiente disponível na sua loja parceira. Você sempre deve levar em consideração este prazo de produção em seu cronograma, caso contrário, terá atrasos significativos em sua obra e poderá ter que aguardar a produção e entrega do material.

O mesmo com prestadores de serviço. Quando contratados com antecedência, você consegue programar a execução de serviços e levar em consideração a qualidade de entrega deste profissional, do contrário, você provavelmente terá que aceitar o profissional disponível no momento em prol do cumprimento dos prazos.

Esse é um risco desnecessário e muito fácil de ser evitado, basta se organizar, ter uma boa gestão de tarefas e seguir os outros passos com atenção e cuidado.

A tecnologia à seu favor

Otimizar processos é sempre mais fácil com ferramentas digitais! São muitos detalhes e dados que mudam de projeto para projeto e que precisam ser controlados e, qualquer possibilidade de facilitar esses processos é uma ótima escolha.

Assim como em uma gestão de documentos digital, um sistema integrado, que permita controlar as compras pendentes, controlar pagamentos de fornecedores, prestadores de serviço e que garanta acompanhar sempre preços e prazos de entrega de materiais, torna o dia a dia do profissional da construção civil muito mais simples.

Com todos os dados a fácil acesso e sendo constantemente atualizados, as decisões podem ser tomadas de forma mais consciente.

Se você especificou em seu cronograma, por exemplo, que a etapa de assentamento de pisos será executada em 1 mês e em sua lista de compras você verificou que tanto a argamassa quanto o porcelanato ainda não foram comprados, você consegue se antecipar ao problema e realizar as compras com tempo hábil para fabricação e transporte.

Tecnologias de gestão não devem ser consideradas luxo. Esse tipo de investimento irá garantir que a suaempresa aproveite as melhores oportunidades de mercado, negocie preços e controle prazos. Com isso, seu negócio reduzirá atrasos e riscos, eliminando muitos custos que, em um primeiro momento, nem haviam sido considerados.

Centralize sua gestão de compras e evite prejuízos na obra

No cenário atual da construção civil, a ferramenta de Gestão de Compras da Vobi surge como uma solução inovadora para otimizar e centralizar os processos de aquisição de materiais e serviços.

Uma gestão de compras centralizada permite organizar e administrar todas as etapas do processo de aquisição em um único lugar. Isso não apenas facilita o controle das operações, mas também assegura que todas as compras estejam alinhadas com o orçamento previsto, evitando surpresas desagradáveis e prejuízos durante a execução das obras.

A agilidade na geração de cotações é outro aspecto crucial que a ferramenta da Vobi proporciona. Com apenas alguns cliques, é possível gerar cotações a partir das solicitações existentes ou do zero, permitindo a comparação entre fornecedores. A ferramenta destaca automaticamente a melhor oferta, facilitando a escolha do fornecedor com o melhor preço. Isso não só acelera o processo de compra, mas também garante que a empresa sempre obtenha o melhor custo-benefício.

A formalização e centralização das informações também são facilitadas pela ferramenta, que permite a emissão rápida de ordens de compra após a aprovação da cotação do fornecedor mais vantajoso.

A visualização do melhor preço no mapa de cotações é uma funcionalidade que auxilia na comparação detalhada entre os fornecedores, indicando automaticamente os itens de menor preço unitário, quantidade disponível e melhor custo-benefício. Essa visão abrangente e detalhada é essencial para tomar decisões informadas e estratégicas.

Para evitar prejuízos, o planejamento antecipado das compras é fundamental. A ferramenta da Vobi automatiza o registro das cotações, disponibilizando um link de preenchimento para os fornecedores, o que otimiza o comparativo das cotações com o registro automático das informações. Isso não apenas economiza tempo, mas também minimiza erros humanos e garante que todos os dados relevantes estejam disponíveis para análise.

A análise detalhada do processo de aquisição de suprimentos é outro benefício significativo proporcionado pela ferramenta. Com um panorama de compras gerado automaticamente, é possível ter um controle total do que foi orçado e do que foi comprado, permitindo uma gestão financeira mais precisa e eficiente. Além disso, a automatização da criação de lançamentos financeiros a partir das ordens de compras garante um registro preciso dos pagamentos, reembolsos e taxas administrativas, facilitando a gestão do fluxo de caixa e a previsibilidade financeira.

Em resumo, a ferramenta de Gestão de Compras da Vobi é uma solução robusta que centraliza e otimiza todos os aspectos da gestão de compras e contratações. Com funcionalidades que vão desde o planejamento antecipado até a análise detalhada do processo de aquisição, a ferramenta garante economia, eficiência e controle total, transformando a maneira como as empresas gerenciam suas operações e contribuindo significativamente para o sucesso dos projetos.

Se você também quer centralizar todo o seu processo de compras para evitar desperdícios e garantir economia máxima nas suas obras, solicite o seu convite.

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Até a próxima,

Equipe Vobi