Project Charter: O roteiro para o sucesso do seu projeto

Já se sentiu inseguro ao iniciar um novo projeto por não ter um escopo bem definido? Ou ainda já se perdeu ou “travou” no meio de um projeto por falta de direcionamento? Esse tipo de situação é comum de acontecer quando as “regras do jogo” de um novo projeto não está clara para as partes envolvidas. Felizmente esse problema pode ser facilmente solucionado quando usamos uma ferramenta chamada Project Charter. 

O Project Charter é um documento essencial para garantir o sucesso de qualquer projeto. Ele define claramente os objetivos, escopo, recursos, e riscos do projeto, permitindo que todos estejam alinhados e trabalhando na mesma direção. 

Pode até parecer mais uma barreira burocrática para seus projetos, mas não se engane, realizar um bom Project Charter pode ser o divisor de águas para alcançar seu objetivo, e obter êxito em seus projetos.

Então, se você deseja se juntar aos líderes de projetos de sucesso, vamos te ajudar com isso. Nesse artigo, vamos analisar o que é o Project Charter, como elaborá-lo e quais ferramentas podem ser usadas para facilitar ainda mais esse processo. Ficou curioso? Então vamos nessa!

Aproveite a leitura!

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O que é  Project Charter?

Project Charter é um termo em inglês que podemos traduzir do inglês como “Termo de abertura do projeto”, ou seja, é o pontapé inicial de um novo projeto. Trata-se de uma ferramenta muito importante no gerenciamento de projetos pois é ele que define as informações essenciais do mesmo, como seus objetivos, escopo, prazo, recursos, orçamento, riscos, metas e quem está envolvido em sua realização. 

O objetivo do Project Charter é garantir que todos os membros da equipe e outras partes interessadas tenham uma compreensão compartilhada do que será entregue, quem será responsável e como será feita a entrega.

O Project Charter é elaborado no início do projeto, antes de qualquer trabalho ser iniciado, e é usado como uma referência durante todo o projeto. Ele é um guia importante que ajuda a garantir que o projeto comece com o pé direito e continue no caminho certo.

No entanto seria ilusório pensar que este documento fica engessado, sem nenhuma alteração ao longo do processo, muito pelo contrário, pode haver e muito provavelmente haverá alterações como mudança de prazos ou modificações ao desenrolar do projeto. Não se preocupe, esse tipo de mudança é passível de acontecer, e você enquanto profissional da construção civil provavelmente sabe que existem diversas modificações tanto no planejamento quanto na execução de projetos, no entanto o objetivo e a essência do projeto continuam a mesma, o que pode mudar é o percurso até chegar no objetivo. 

Sendo assim, podemos definir o Project Charter como um documento essencial que lança as bases do projeto, estabelece as expectativas e regras, norteia os participantes ao longo da jornada e ajuda a garantir o sucesso do projeto.

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Como aplicar o Project Charter?

Agora que você entende a importância de estabelecer um Project Charter antes de dar início aos seus projetos, provavelmente está se perguntando como elaborar um. Mas não se preocupe, vamos te ajudar com isso.

Considere antes de dar início ao projeto quais as principais dúvidas podem surgir ao longo do processo, e esse provavelmente é o escopo que seu Project Charter deverá conter. 

Responda perguntas como:

• Qual o nome do projeto?

Definir um título para o projeto é interessante, pois isso ajudará a criar uma identidade para o projeto e torná-lo mais fácil de ser comunicado e lembrado pelos envolvidos. Ao escolher um nome ou título para o projeto, é importante que ele seja descritivo e reflita os objetivos e escopo do projeto. Ele deve ser claro, conciso e fácil de lembrar.

• Qual o objetivo ou resultado pretendido alcançar com ele?

Comece definindo a necessidade do projeto. Qual é o problema que o projeto visa solucionar? Qual é a oportunidade que ele visa aproveitar? Quais são os objetivos do projeto? O que vai definir o sucesso (ou não) desse projeto? Responder a essas perguntas irá ajudá-lo a estabelecer metas claras.

• Quais riscos estão envolvidos neste processo?‍

Identificar os riscos é uma parte essencial do processo de elaboração do Project Charter, pois permite que a equipe antecipe e gerencie os riscos que podem surgir durante o curso do projeto. 

Os riscos podem ser classificados em diferentes categorias, como riscos financeiros, riscos operacionais, riscos legais, riscos de segurança, entre outros. Ao identificar os riscos, é importante avaliar sua probabilidade de ocorrência e seu impacto potencial no projeto. Convide sua equipe, e os incentive a apresentar os possíveis riscos que envolvem o projeto, a partir daí é possível criar um plano de gerenciamento de riscos que inclua estratégias de mitigação dos mesmos.

• Qual prazo ou cronograma estabelecido para o cumprimento das metas, e do objetivo final?

Um plano sem metas ou métricas de obtenção de resultados está fadado ao fracasso, por isso ter metas a serem alcançadas é primordial, pois permite que a equipe do projeto planeje e organize as atividades necessárias para atingir os objetivos do projeto dentro do prazo estabelecido.

Para estabelecer o cronograma, é importante definir uma lista completa das atividades que precisam ser concluídas para alcançar os objetivos do projeto. Essa lista pode ser criada por meio de uma análise cuidadosa do escopo do projeto, dos requisitos do cliente e dos recursos disponíveis.

Um bom cronograma deve incluir marcos importantes e entregáveis, levando em consideração os recursos disponíveis e as restrições de tempo do projeto. 

• Quais custos e recursos serão necessários para o andamento do projeto?

Determinar os recursos necessários é um dos elementos mais importantes do processo de elaboração do Project Charter, pois permite que a equipe do projeto identifique os recursos necessários para atingir os objetivos dentro do prazo estabelecido. Aqui estamos falando de uma estimativa geral de gastos alocados no projeto, já que para uma perspectiva mais detalhada será necessário elaborar uma planilha de custos separada.

• Qual a função de cada indivíduo dentro deste projeto?

Identificar o que cada membro da equipe fará é uma etapa essencial  do processo de elaboração do Project Charter. Fazer isso é importante para garantir que as expectativas e necessidades de todos os envolvidos sejam consideradas ao longo do projeto. Além disso, ajuda a garantir que o projeto tenha o apoio necessário para ser bem-sucedido.

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• Qual é o escopo deste projeto? 

Definir o escopo é um elemento fundamental no processo de elaboração do Project Charter e no gerenciamento de projetos em geral. O escopo define os limites do projeto, ou seja, o que está e o que não está incluído no projeto, Isso inclui a definição clara dos requisitos do projeto, os prazos e orçamento como já citados.

Uma definição clara do escopo ajuda a garantir que todos os envolvidos no projeto, incluindo o gerente de projeto, os patrocinadores e os colaboradores, tenham uma compreensão clara do que será entregue pelo projeto e dos objetivos a serem alcançados. Isso ajuda a evitar confusões, mal-entendidos e retrabalho ao longo do processo.

O que cada Project Charter deve contemplar varia do tipo de projeto e organização por trás dele, então sinta-se à vontade para acrescentar ou excluir informações que não considerem importante para o bom andamento do projeto, como já dito antes, nada nesta ferramenta é engessada!

Mas então surge outra dúvida: quem é o responsável pela elaboração de um Project Charter?

Você pode pensar que a pessoa ideal para esta função é o gerente de projetos.  Mas esse documento pode ser melhor elaborado pela pessoa que teve a ideia ou ou é responsável por fornecer os recursos financeiros e de outras naturezas para o projeto, essa pessoa podemos chamar de sponsor ou patrocinador do projeto. Dessa forma, fica mais fácil explanar as metas e objetivos do projeto.

Já o gerente de projetos é responsável por coordenar as atividades da equipe do projeto durante o processo. Isso inclui garantir que todos os membros da equipe tenham clareza sobre suas responsabilidades e prazos.

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Quais os benefícios do  Project Charter?

Como já sabemos, o Project Charter é o primeiro passo antes de iniciar um projeto, por isso neste momento a equipe é capaz de levantar pontos chaves e fazer uma avaliação que determina se vale a pena prosseguir com o projeto pretendido.

Depois de definir esse ponto, fazer uso dessa ferramenta de gestão ainda traz diversos benefícios, como:

Melhoria da gestão do projeto: O Project Charter ajuda a estabelecer uma estrutura clara para a gestão do projeto, incluindo as responsabilidades da equipe do projeto e das partes interessadas. 

Aumenta as chances de sucesso do projeto: Project Charter ajuda a garantir que todos os envolvidos no projeto estejam focados no sucesso do projeto e em alcançar seus objetivos, já que estes estão bem definidos. Dessa forma a chance do projeto ser concluído dentro do prazo e do orçamento estabelecidos e com os resultados esperados aumenta e muito!

Reduz os riscos:  O Project Charter ajuda a identificar e gerenciar os riscos do projeto com antecedência. Dessa forma a possibilidade de que ocorram problemas imprevistos durante o projeto é menor, e pode evitar que ocorram atrasos ou custos adicionais.

Melhora a comunicação: Um Project Charter bem estruturado  permite que todas as partes interessadas entendam as metas, objetivos, escopo e outras informações essenciais do projeto. Isso ajuda a garantir que os envolvidos estejam na mesma página em relação ao que deve ser entregue.

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Como melhorar sua gestão de projetos através da Vobi?

Como vimos, fazer um Project Charter oferece diversos benefícios e evita erros e desperdício de recursos. Mas fazer um bom Project Charter pode ser mais prático do que você imagina, esqueça as planilhas, documentos impressos ou todos os e-mails que teria que mandar a fim de alinhar sua equipe, essa forma de trabalhar te faz desperdiçar seu precioso tempo. Ao invés disso, a Vobi oferece um sistema automatizado de gestão de projetos que agiliza a comunicação entre membros da equipe e permite que tudo seja feito em um único lugar. Vejamos as principais vantagens:

• Com a Vobi  é possível delegar tarefas aos colaboradores e saber qual etapa cada colaborador está desenvolvendo além de monitorar se as entregas estão sendo feitas com eficiência. 

• A Vobi permite que os membros da equipe colaborem facilmente em tempo real, o que pode ajudar a garantir que todos estejam alinhados em relação aos objetivos, metas e escopo do projeto. Isso pode ajudar a melhorar a clareza e precisão do Project Charter.‍

• Além disso, é possível padronizar o processo de criação do Project Charter. Isso pode ajudar a garantir que todos os aspectos relevantes do projeto sejam identificados e incluídos no documento. Além disso, a padronização pode ajudar a garantir que o documento seja claro, conciso e fácil de entender para todas as partes interessadas.

• Que tal formalizar e padronizar a forma de comunicação usada para alinhar pontos do projeto?  Isso evita confusões e informações desencontradas ou mesmo que essas informações sejam perdidas. Usar a ferramenta de gestão de projetos da Vobi permite que todas as conversas com seu cliente ou membros da equipe fiquem registradas na plataforma, dessa forma, a comunicação entre todos fica bem mais transparente.

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Essas são apenas algumas das vantagens oferecidas pela ferramenta de gestão de projetos da Vobi, dessa forma fica fácil elaborar e acompanhar o andamento do Project Charter, não acha?

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Até a próxima, 

Equipe Vobi.

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Referências:

https://artia.com/

https://monday.com/blog/pt/

https://www.escolaedti.com.br/

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