Gestão de projetos: o que é e como aplicar no seu negócio

Com certeza você já escutou falar sobre gestão de projetos. Essa prática pode ser aplicada nos mais diversos setores, incluindo a construção civil. Mas, dentro desse âmbito, você sabe o que é e como aplicar a gestão de projetos? Conhecê-la pode se tornar uma ferramenta importante que fará a diferença no dia a dia de suas atividades no trabalho.

Neste artigo, você irá saber tudo sobre os principais conceitos da gestão de projetos. Ao final do texto você terá aprendido sobre:

Aproveite a leitura!

O que é gestão de projetos

A gestão de projetos nada mais é do que aplicar técnicas, conhecimentos e habilidades para que o mesmo obtenha sucesso. Ou seja, o gerenciamento serve para que o objetivo seja atingido de acordo com os requisitos estabelecidos durante o planejamento, garantindo que o resultado seja satisfatório tanto para a empresa, em relação aos prazos e custos estabelecidos, quanto para o cliente final.

Ela deve viabilizar o alcance dos objetivos de forma ordenada e com limites de execução, trazer um foco definido às metas e permitir a programação prévia de cada ação. 

“Mais que um diferencial competitivo, uma gestão eficiente de projetos significa tornar a empresa mais ágil, mais dinâmica e pronta para entregar muito mais valor a seus clientes.”

Diferenças entre projeto e processo

Muitos confundem a palavra projeto com processo. Por isso, antes de mais nada, é importante entender o que cada uma representa para o seu negócio. 

Um projeto é caracterizado como algo temporário que é elaborado progressivamente e gera um resultado único (que provavelmente não será repetido da mesma maneira) e que necessita de planejamento, execução e controle. Tudo isso, visando entregar produtos ou serviços de maneira exclusiva através de etapas determinadas previamente e com recursos limitados. Ele deve possuir um objetivo claro, isso porque projetos demandam recursos humanos e financeiros para serem executados. 

Já os processos, são trabalhos contínuos que produzem resultados padronizados e definidos.

Mesmo que, em certos casos, alguns elementos possam ser repetidos em um projeto, essa repetição não muda suas características exclusivas. Cada projeto é único porque depende de situações e partes interessadas diferentes.

Para ser mais claro, tome o seguinte exemplo:

Uma casa pode ser construída com os mesmos materiais e a mesma equipe. Porém, cada casa possui circunstâncias únicas, como condição do solo, relevo e tipo de fundação, além de clientes diferentes. 

Tais condições fazem cada projeto singular, compreende?

O conceito de gestão de projetos

Agora que entendemos melhor sobre gerenciamento de projetos, você deve estar se perguntando em como aplicá-lo ao seu negócio. Como dito anteriormente, a gestão de projetos pode ser utilizada em diferentes áreas e isso não é diferente no caso da construção. 

Os processos e objetivos permanecem os mesmos, mudando apenas o produto e/ou serviço oferecidos. 

Basicamente, esse conceito diz respeito ao adequado gerenciamento de projetos e obras completos de edificações. Este conceito envolve as mais diversas etapas do projeto, desde a sua concepção até a conclusão.

Se você é um empreendedor e possui o próprio negócio de construção, considere-se ser também um bom gestor de projetos e obras. Tomar a frente de decisões envolvendo a viabilização da proposta é extremamente necessário. E se a essência de um bom gerenciamento não se altera conforme o âmbito em que ele se aplica, os benefícios que esta técnica oferece também não.

Benefícios do gerenciamento de projetos em seu negócio

São diversos os benefícios decorrentes da gestão de projetos, dentre eles estão:

1. Maior controle dos processos

Sabemos que o acompanhamento de todos os processos de um projeto é uma tarefa complexa, então, por que não simplificar e otimizar essa gestão?

“Esse é justamente um dos benefícios da gestão de projetos. Com ela, você consegue centralizar todas as etapas, recursos, prazos e envolvidos no projeto, desde o planejamento até a conclusão e entrega do trabalho.”

Com uma plataforma de gestão, fica mais fácil realizar o acompanhamento de projetos e o controle de cada um dos processos, contribuindo para o aumento da produtividade do seu negócio. Sendo uma ferramenta extremamente eficiente no gerenciamento de todas as informações relacionadas. 

2. Cumprimento do cronograma

É de conhecimento universal, especialmente na área de arquitetura e construção, o fato de não existir nenhuma garantia do cumprimento dos prazos em um projeto, já que imprevistos sempre podem acontecer.

“E é por isso que a gestão de projetos é tão importante, pois, com o acompanhamento e a verificação de todas as informações disponíveis, é possível prever, minimizar e, até mesmo, evitar atrasos. Se for o caso, é possível ainda informar o cliente com uma maior antecedência sobre alterações no prazo e nos custos do projeto.”

Essa poderosa ferramenta pode ser utilizada como referência na hora de comparar o tempo planejado com o tempo efetivamente gasto.

3. Redução de custos

A elaboração de um orçamento auxilia na montagem e no monitoramento de uma estimativa mais equilibrada e assertiva. 

Uma vez que você tenha elaborado um orçamento, fica mais fácil acompanhar se o que está sendo feito no projeto está batendo com aquilo que foi planejado. Esse monitoramento possibilita, inclusive, que se reduzam os custos a partir do aproveitamento de oportunidades, mas, principalmente, com a aplicação dos recursos financeiros no momento certo.

4. Maior engajamento da equipe

Com as boas práticas da gestão de projetos, sua equipe se sentirá mais motivada e engajada no projeto, pois as informações são compartilhadas e alinhadas com todos os envolvidos, gerando assim uma relação de confiança e transparência.

Ter um bom planejamento com estratégias para lidar com as partes interessadas e fazer um bom gerenciamento de equipe faz toda a diferença, porque possibilita mais comunicação e diálogo no dia a dia.

5. Maior satisfação do cliente

“Esse benefício é uma consequência dos benefícios anteriores. A partir do momento em que você consegue gerenciar bem seu projeto – mantendo-o dentro do escopo, prazo e custo planejados – é natural que o seu cliente fique mais satisfeito com os resultados obtidos. Afinal, é este o objetivo comum de todos os projetos.”

Gestão de projetos digital: a melhor opção para sua empresa

A tecnologia deve ser vista como uma aliada para facilitar a gestão de projetos de sua empresa.  Afinal, ela possibilita a automação de procedimentos e de tarefas rotineiras no processo. Assim, ganha-se eficiência e praticidade.

Usar planilhas, documentos impressos, pastas com arquivos compartilhados e/ou enviar informações críticas por e-mails, são formas antiquadas e extremamente exaustivas de fazer o gerenciamento de projetos. Sistemas informatizados agilizam a comunicação entre a equipe de trabalho, reduzem a utilização de documentos impressos e facilitam a entrega dos produtos aos clientes.

6 motivos para utilizar uma ferramenta de gestão de projetos

E se você chegou até aqui e ainda não se convenceu da importância em se ter uma  plataforma digital, aqui vai uma lista com 6 motivos para você implementar a gestão de projetos no seu negócio de arquitetura e construção:

✔️ Segurança de dados

Saber gerenciar as informações relevantes para a sua empresa é fundamental para tomar decisões satisfatórias e até para fazer a gestão à vista.

✔️ Ganho de produtividade

Com a tecnologia você será capaz de acompanhar em tempo real tudo que acontece no projeto, para saber exatamente em que cada colaborador está trabalhando. Com esse controle, fica mais fácil saber quais colaboradores estão entregando mais e melhor, e quais são seus gargalos.

✔️ Melhor comunicação

Falar com seu cliente apenas através de e-mail e mensagens por Whatsapp pode causar grandes confusões devido à informações desencontradas e a falta de registro das decisões importantes. Ao utilizar uma ferramenta de gestão única, você não corre esse risco e a comunicação entre todos fica bem mais transparente.

✔️ Padronização

Ter um fluxo de trabalho e processos bem definidos significa que todos sabem o que fazer e qual papel estão ocupando na engrenagem da empresa. Como tudo está registrado na ferramenta de acordo com o padrão, as informações não precisam ser normalizadas e fica fácil fazer o acompanhamento.

✔️ Gestão de tempo eficiente

Com uma ferramenta de gestão, como a da Vobi, por exemplo, é possível fazer o acompanhamento e ter uma visão melhor de quanto tempo tem sido gasto em cada etapa. Tornando o seu trabalho cada vez mais eficiente.

✔️ Auto-avaliação

Em um negócio, quase nunca existe tempo para fazer um levantamento do que se tem sido feito e, portanto, avaliar o desempenho da sua empresa.

Ao economizar tempo nas tarefas rotineiras, utilizando uma gestão de projetos, aliado ao registro de histórico que essa ferramenta oferece, é possível se dedicar mais ao que realmente importa e descobrir se o seu negócio, de fato, anda bem e onde há espaço para melhorar.

Gestão de projetos Vobi

Na era da digitalização e otimização de processos, a gestão de projetos para negócios de arquitetura e construção tornou-se mais crucial do que nunca. A plataforma Vobi surge como uma solução abrangente, proporcionando uma gestão eficiente desde o orçamento até o aspecto financeiro de cada projeto.

Com mais de 70 mil profissionais da arquitetura e construção já usufruindo dos benefícios, a Vobi simplifica a gestão de projetos, permitindo economias significativas de até 70 horas por projeto.

Cronograma de Projeto

Controle o andamento do seu projeto com facilidade, criando cronogramas detalhados que acompanham tarefas, responsáveis, prazos e prioridades. A Vobi coloca o controle do projeto em suas mãos.

Orçamento Inteligente

Economize tempo e crie orçamentos precisos com um catálogo digital integrado. Construa sua biblioteca de itens, simule diferentes versões e encontre as melhores combinações de fornecedores, tudo de forma intuitiva e eficiente.

Gestão financeira detalhada

Saiba exatamente se seu projeto gerou lucro. Visualize o fluxo de entradas e saídas por projeto, tenha acesso fácil ao resumo de parcelas em aberto, vencidas ou recebidas. A Vobi oferece transparência financeira para a saúde do seu projeto.

Centralize seus Arquivos

A gestão de arquivos é simplificada pela Vobi. Otimize seu tempo centralizando todas as informações relevantes dos seus projetos em uma única ferramenta, garantindo facilidade de acesso e organização.

Templates Personalizados

Nunca mais comece um projeto do zero. Crie modelos de orçamentos, tarefas e organize pastas com níveis e subníveis padronizados para uma gestão mais eficaz e consistente.

Compartilhamento Online

Transforme a interação com seus clientes. Compartilhe projetos, obras e até mesmo cobranças de forma online, proporcionando uma experiência mais dinâmica e transparente.

Se você busca praticidade, eficiência e controle total sobre seus projetos, a Vobi é a plataforma que centraliza todas as ferramentas essenciais em um único lugar. Não fique para trás na gestão de projetos - solicite seu convite e transforme a forma como você conduz seus negócios.

Até a próxima,

Equipe Vobi