Modelos de projetos: poupe tempo e aumente a eficiência

O dia a dia em um negócio é agitado e é importante otimizar o tempo na elaboração dos projetos. As tarefas que poderiam demandar um longo período, como estruturar a lógica das informações, estilizar e definir o caminho a ser seguido, podem agora ser facilmente estabelecidas com o uso de modelos de projetos.

Com a aplicação de templates de projetos, você consegue estabelecer um padrão de trabalho na sua empresa, sendo possível promover a correta divisão das atividades em cada etapa e aumentar a produtividade. 

Ao contrário da criação de um projeto a partir do zero, um modelo de projeto já oferece ao usuário uma estrutura básica para dar início ao trabalho. Dependendo da ferramenta utilizada, o modelo pode incluir diferentes abas, exemplos de tarefas, entre outros recursos. Trabalhando com um modelo de projeto, você já tem uma vantagem!

Se você ainda não sabe como otimizar seu tempo e evitar adicionar informações repetitivas a cada projeto, neste artigo abordaremos um pouco mais sobre os modelos de projetos e descubra como essa funcionalidade pode revolucionar a maneira como você constrói projetos hoje! Ao final da leitura você terá aprendido sobre os seguintes tópicos:

Aproveite a leitura!

Os benefícios de ter templates de projetos e obras

Agilidade de planejamento e otimização do tempo

Um projeto demanda tempo, sendo necessário planejar diversas atividades e suas fases. A avaliação das informações como custos e prazos, a definição do escopo e a tomada de decisões assertivas requerem atenção para que nenhum detalhe passe despercebido. Para que esse planejamento possa ser executado com mais agilidade, é necessário implementar modelos de projetos no processo.

Por exemplo, uma construtora que irá começar a execução de uma casa sabe que existem muitas tarefas em diferentes fases. Previamente, é preciso compreender as demandas do cliente, como a quantidade de cômodos, a metragem desses espaços, quais serão os materiais utilizados, entre outras informações. Em seguida, haverá a preparação do terreno para iniciar a fundação e, assim, continuar com as demais etapas até a finalização da obra.

Como nenhuma atividade deve ser esquecida, essa empresa responsável pela execução da casa criou um modelo de projeto e obra com todo o processo que deve ser seguido até a fase final. O modelo conta com informações estruturadas sobre a gestão do projeto, possibilitando a economia de tempo e impedindo que possam ocorrer erros. Assim, ao construir outras casas, a construtora utilizará esse modelo pré-definido já que existem muitas fases em comum, sendo só necessário alterar especificidades exigidas pelo cliente. 

Portanto, escritórios e construtoras utilizam a ferramenta para padronizar e tornar o trabalho mais produtivo. Além do mais, o uso de um template de projeto garante que todas as atividades sejam consideradas, sem atrasos, retrabalhos e custos adicionais. 

Padronização de tarefas 

Gerenciar projetos consiste em utilizar conhecimentos, ferramentas e técnicas para alcançar os objetivos de um projeto de maneira eficaz. A utilização de modelos de projetos e obras pode auxiliar nesse processo, pois essa pré-definição de informações permite iniciar um projeto de forma mais assertiva.

A aplicação de templates na gestão de projetos contribui para a padronização das atividades, o que facilita a divisão das etapas que devem ser realizadas em cada fase do projeto. Assim, cada profissional envolvido sabe o momento certo de executar sua função e entende que o sucesso da etapa posterior depende da conclusão adequada da etapa anterior. 

Previsibilidade e segurança no sucesso do projeto 

A utilização de um modelo de projeto e obra facilita a padronização de atividades e permite uma eficaz gestão de projetos. Isso aumenta a segurança no sucesso do projeto, uma vez que o modelo é testado e comprovado, é reduzido os riscos e evita retrabalhos que poderiam causar atrasos e aumentar os custos. 

Além do mais, os modelos de projetos possibilitam a introdução de um plano contra imprevistos, já que é possível antecipar possíveis problemas e tomar decisões rápidas para a correção de erros. Portanto, a junção entre gestão de projetos, templates de projetos e obra e padronização de atividades possibilita mais segurança, eficiência e sucesso para as empresas.  

Como aumentar a produtividade de seus projetos e obras?

Ter um cronograma e etapas padrão

O cronograma padrão é uma ferramenta para monitorar as atividades de um projeto, seja ele residencial, comercial ou apenas uma consultoria de interiores. Esse recurso é elaborado com base no modelo de projeto anteriormente definido e contribui para que toda equipe mantenha-se focada em seus objetivos e prazos estabelecidos. 

Por exemplo, ao iniciar um novo projeto e utilizar um template, as etapas e atividades essenciais para a sua conclusão já foram previamente organizadas, onde é levado em consideração o tempo e recurso disponível para cada tarefa. 

Com um cronograma padrão é possível mais precisão e produtividade, já que se é evitado retrabalhos e desperdício de tempo para elaboração de um novo planejamento. Além do mais, toda equipe passa a acompanhar o progresso das atividades de forma clara, evitando possíveis atrasos e erros. 

O planejamento de etapas está intrinsecamente ligado ao cronograma padrão, onde ambos são essenciais para a gestão de projetos e obras. Com um modelo padronizado, é mais fácil identificar os pontos críticos do processo, o que permite a realização de ações para otimização do fluxo de trabalho. 

Ter uma organização padrão 

Utilizar pastas de arquivos padrão são essenciais para manter a produtividade, pois contribui para a equipe economizar tempo e trabalho ao não ter que procurar as informações em diferentes fontes e formatos. Além do mais, quando compartilhadas online e em um só lugar, é garantido que todos os envolvidos no projeto estejam trabalhando com as mesmas informações.

Os modelos de projetos no que se refere a padrões de pastas e documentos é também sobre a predefinição do que deve ser utilizado em cada etapa de projeto e, consequentemente, a qualidade do trabalho realizado. 

Estruturar as informações

Criar templates de anotações também contribui para o aumento da eficiência no trabalho, pois economizam tempo. Note que, por exemplo, se você está desenvolvendo um projeto e já possui um modelo de checklist padronizado, pode fazer o preenchimento rapidamente de todos os itens que você precisa apresentar nas pranchas de desenhos técnicos, sem precisar criar uma nova lista. 

Ou ainda, um modelo de projeto com seções para anotações ajuda a organizar os dados de forma mais clara, como por exemplo, as atas de reuniões e os briefings. Esse tipo de template ajuda a preservar o projeto no caminho certo e ainda garante que todas as ideias sejam registradas. 

Organização de acordo com o orçamento

Ao criar templates de orçamento com serviços padrão para execução de projetos, é possível melhorar a eficiência na elaboração de orçamentos e também na entrega de serviços relacionados à obra. 

Esses templates devem ser criados com base nos serviços e produtos mais comuns (pedreiro, marceneiro, eletricista ou até revestimentos, tintas louças e metais), constando detalhes que garanta que todos os custos necessários sejam levados em conta, apresentando um preço final justo e competitivo. Esse cenário demonstra ao cliente o que ele está pagando e quais serviços serão entregues. 

Com um orçamento padrão e seu fácil preenchimento, é possível criar um documento completo e competitivo com precisão. Isso reduz o tempo para criar orçamentos e ainda permite que os colaboradores se dediquem em outras tarefas importantes.

Como funciona os templates da Vobi

Pensando em te ajudar com a estruturação da lógica das informações e compreensão do caminho a ser seguido, a funcionalidade Template da Vobi foi pensada para você formar na sua empresa um padrão de trabalho.

Ao utilizar os nossos modelos de projetos, você economiza tempo, evita esquecimentos e otimiza seus serviços. É só selecionar, criar ou personalizar o template de projeto fazendo a predefinição que melhor se adapta às suas necessidades, assegurando maior produtividade e precisão nas entregas.

É importante destacar que a Vobi oferece dois modelos: de projeto e de orçamento. Eles devem ser selecionados e usados de acordo com as demandas e serviços oferecidos pelo seu negócio. 

Templates de projeto

Ideal para quando você estiver começando um novo projeto do zero. Com ele, você pode definir etapas, tarefas, itens/serviços para o orçamento, bem como uma estrutura de pastas e anotações. Depois de definir esse template, você só precisa clicar uma vez para que todas essas informações sejam replicadas em um novo projeto!

Veja como é simples criar um template de projeto na plataforma Vobi

Existem várias formas de criar um template, para esse exemplo, vamos seguir o caminho mais comum: clique em “Ferramentas”, selecione “Meus templates”, em seguida “Adicionar Novo Template", e preencher as informações: nome do template (reforma residencial, reforma comercial), tipo do template (projeto), descrição e uma foto que o represente na capa. Ao final dessa etapa, você terá algo semelhante a isso. 👇

Agora é hora de adicionar as informações ao seu template de projeto. A seguir, vamos explorar as possibilidades de edição: 

1. Cronograma 

Nessa etapa, é possível adicionar todas as fases do projeto/obra que necessite que o seu modelo contenha. Clique em “Adicionar Etapa”, em seguida no símbolo  "➕" para definir quais tarefas serão realizadas. Veja o exemplo 👇

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2. Orçamento

Na aba de orçamentos é possível adicionar os itens e serviços comuns. Como também, é possível adicionar serviços oferecidos pela sua empresa. Para adicionar novos itens basta clicar em “Adicionar Item”.

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3. Arquivos

Crie modelos de pastas para todos os arquivos que serão adicionados no modelo de projeto! Para isso, clique no botão “Adicionar Pasta a este Template”. Veja o modelo:

4. Anotações

Desenvolva seu próprio modelo de anotações para que seus colaboradores possam entender o que e onde escrever as anotações do projeto! Para adicionar novos modelos de anotações, basta clicar no símbolo de "➕". 

Veja neste vídeo como é fácil ganhar tempo na criação de seus projeto com a Vobi:

Templates de orçamento

Utilizando templates de orçamento, você poderá estabelecer ambientes padrões, serviços e itens fundamentais em todos os projetos, economizando tempo durante uma especificação! Por exemplo, se você utiliza aquele conjunto de itens de cozinha em todos os projetos, não tem para quê perder tempo selecionando essas informações novamente. Crie um template com esses itens e tenha-os sempre à disposição em futuros orçamentos. 

É importante ressaltar que os templates de orçamento devem ser utilizados para complementar o orçamento de um projeto já criado. 

Entenda como é rápido criar um template de orçamento na plataforma Vobi

Para criar um template de orçamento, tomaremos o caminho mais habitual: clique no menu “Ferramentas”, em seguida em “Meus Templates”, agora é só clicar em “Adicionar Novo Template” e preencher as informações: nome do template (Quarto Completo, Sala Sem Sofá), tipo do template (orçamento), descrição e uma foto que o represente na capa. Ao final dessa etapa, você terá algo parecido com isso. 👇

Para criar novos itens/produtos e serviços no orçamento, é só clicar no botão “Adicionar Item”.

E o mais legal: nossa equipe e parceiros já desenvolveram vários modelos de templates que se adequam a diversos projetos e serviços. É só escolher e utilizar aquele que melhor se encaixa nas suas necessidades de trabalho! 

A partir do momento que você o utiliza, é possível criar um template novo que ficará salvo na sua biblioteca, daí é só fazer as edições que quiser.

Caso você tenha criado um projeto sem template, saiba que é possível aplicar um mesmo com seu projeto em andamento. Para isso, vá em “Geral” dentro do seu projeto, clique nos três pontinhos e em seguida clique em “Aplicar um template”. 

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Agora que você já sabe como otimizar o seu tempo na criação de projetos com a Vobi, solicite o seu convite e experimente o poder transformador da Vobi.

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Até a próxima,

Equipe Vobi

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Referências:

https://gcgnconsultoria.com.br/

https://www.projectbuilder.com.br

https://artia.com/

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