Como gerenciar altas demandas e manter o crescimento do escritório: 6 dicas essenciais para maximizar o potencial da sua empresa

Implementar estratégias dentro de uma empresa que aumentem a sua organização e a qualidade dos seus produtos é essencial, principalmente nos escritórios de arquitetura e design, onde possuem diversos projetos acontecendo ao mesmo tempo, os quais precisam ser finalizados dentro do prazo estimado. 

Nessas empresas, diversas tarefas são realizadas diariamente, como: atendimento ao cliente e fornecedores, reuniões com colaboradores, visitas a obras, produção de conteúdo para redes sociais, fora o principal - o desenvolvimento de projetos. Nesse artigo, apresentamos 6 dicas para você diminuir o estresse com as diversas demandas e focar no que realmente importa para maximizar o potencial da sua empresa.

Aproveite a leitura!

1. Comunique-se

O bom atendimento aos clientes é tão importante quanto elaborar projetos excelentes. A comunicação precisa ser eficaz desde o primeiro contato com o seu público-alvo. Isso vai garantir que ambos tenham boas impressões do relacionamento que virá - até porque a obra exige muito tempo de convívio e bastante cordialidade -, é preciso, então, dedicar um tempo para atendê-los. 

É muito comum que as pessoas fiquem ansiosas ao contratar um serviço e queiram notícias sobre o andamento do projeto. Nesse primeiro contato, é importante definir como será feita a comunicação regular entre as partes. Mostre as ferramentas que irá utilizar para isso: qual aplicativo de mensagem instantânea e qual plataforma você irá compartilhar o andamento do projeto.

Essas constantes atualizações tranquilizam as expectativas do cliente e, consequentemente, a ansiedade. Os clientes que não são instruídos corretamente sobre os processos, tendem a querer acelerá-los, mandando mensagens constantemente, por esperarem visualizar a obra pronta, o que pode gerar conflitos entre profissionais e clientes. 

Logo, deixe claro que você irá atendê-los em horário comercial, o que criará limites que irão evitar com que o cliente mande mensagem em um horário inoportuno. Caso isso aconteça, mantenha sua decisão e evite responder. Algumas situações podem parecer muito urgentes para quem contrata, mas você, como experiente no segmento, sabe mais do que ninguém que os imprevistos só conseguem ser solucionados, de fato, em horário comercial. 

Entenda, também, que é muito comum eles não estarem esperando por uma resposta rápida, podem estar desempenhando uma tarefa de pendência, assim como você. Por isso, conte com a ajuda da tecnologia para deixá-los seguros quanto a comunicação, programando mensagens automáticas para informar que irá respondê-los assim que possível. 

Sabia que na Vobi você pode concentrar, em um único local, suas atividades de vendas, além de gerenciar toda a comunicação com o cliente, facilitando-a desde do primeiro contato até o momento que ele aceita sua proposta? Com ela, é possível organizar as informações gerais de cada oportunidade, compartilhar arquivos com seus clientes ou colegas de trabalho com todas as informações do projeto, eliminando a necessidade de longas chamadas telefônicas ou reuniões demoradas. Toda a comunicação, solicitações de revisão, anotações, escopo e contratos ficam registrados! Não acredita? Clique aqui para conhecer mais sobre a plataforma mais desejada entre arquitetos e designers

A mesma lógica segue para a comunicação com fornecedores e colaboradores internos do escritório, mantenha-os informados do andamento do projeto e dos compromissos. Da mesma forma, pergunte regularmente se a equipe tem tudo o que é necessário para cumprir as atividades, a fim de evitar imprevistos e sobrecargas no meio do caminho. 

Sua equipe também representa sua marca. Caso eles possam realizar atendimento com clientes quando você não estiver disponível, precisam estar capacitados para isso. Treine-os para atendê-los com simpatia e discernimento para direcionar os clientes. Mantenha-os atualizados e com todo aparato necessário para sanar qualquer dúvida - crie documentos com informações pertinentes para guiá-los. 

Lembre-se que a comunicação não finaliza na entrega do projeto. Mantenha o relacionamento com o cliente após a entrega. Assim, sua marca sempre será lembrada e você poderá também gerar novas oportunidades de demandas.  

2. Gerencie seu tempo

Como citado anteriormente, definir horários é muito importante para separar sua vida profissional da vida pessoal. Tanto em ambientes corporativos e, principalmente, no home office - onde as coisas se misturam -, é necessário definir regras de horários. 

Caso seja necessário utilizar finais de semana, atente-se ao período de trabalho, defina menos horas do que o dia a dia e faça pausas para aproveitar os momentos com a família e os amigos. 

Para evitar usar seus dois dias de descanso, programe seu tempo na semana separando os seus compromissos e quando for preciso atribua tarefas a equipe. Inclusive, já abordamos em um outro artigo como implementar a gestão de tarefas no seu escritório, confere aqui! 

Se você já teve problemas de comunicação com seus sócios/funcionários sobre quais são os próximos passos e quem são os responsáveis por cada tarefa, a plataforma Vobi ajuda você, arquiteto ou designer, a economizar tempo com tarefas manuais e repetitivas. Queremos que você tenha mais tempo livre para fazer o que mais gosta ou utilize esse tempo para crescer ainda mais o seu escritório. Com a funcionalidade “Gestão de Tarefas” da Vobi, você tem controle das tarefas pendentes de cada projeto, de forma online e descomplicada, é fácil localizar quem são os responsáveis, o nível de prioridade e a data de vencimento dessa atividade. 

Gerenciar o tempo no escritório e em sua vida pessoal, resultará em muitas vantagens, como: disciplina aos colaboradores, melhor visualização dos resultados, desenvolvimento da autoestima para o dia a dia, aumento da produtividade e diminuição de ansiedade e estresses, evitando a Síndrome de Burnout - doença ocupacional causada pelo estresse crônico acarretado pela má administração de trabalho. 

3. Automatize os processos

Além do gerenciamento de tempo e tarefas, ter ferramentas que contribuam para automatizar o gerenciamento de custos é essencial para não perder tempo com processos manuais no dia a dia e ganhar horas para dedicar-se às decisões projetuais. 

As arquitetas Adriana e Alessandra, do Studio Elã, dizem que o maior desafio atualmente é o tempo; e a Vobi tem ajudado a liberar mais tempo com a possibilidade da automatização:

“Ter uma plataforma que consegue apresentar um projeto e direcionar os clientes para o que tem que ser feito agora ou o que vai precisar ser feito daqui uma semana, é muito positivo e economiza muito tempo pra gente conseguir gastar essa energia no que realmente é essencial”. 

Ter um banco de dados organizado com lista de seus melhores fornecedores e uma variedade de faixas de preço garante agilidade para trabalhar com diferentes tipos de projetos e suas restrições de orçamentos. Conte com a Vobi para obter acesso a um catálogo com mais de 50 mil produtos que poderão ser adicionados diretamente nos seus orçamentos - os preços são atualizados diariamente.

A profissional Leda Simões, do Design Fácil, também conta que antigamente, ao fazer suas visitas carregava uma grande quantidade de pastas para ver a lista de fornecedores e detalhes do projeto. 

Já, a arquiteta Isa, da Isa Toledo Arquitetura e Decoração relata que antes as planilhas do excel eram uma dificuldade do escritório e que, hoje, o banco de dados da Vobi, facilitou na hora de desenvolver os orçamentos.

”Eu não preciso ficar colocando fotos e hiperlinks, pra mim, já ajudou minha vida inteira e hoje é que eu mais uso.”, diz ela. 

A profissional Ana Cláudia, do Agonari Arquitetura, ressalta que agora há muita facilidade:

“Dá para colocar o anexo do produto em que o cliente vai comprar, eu consigo colocar a foto, por o valor unitário, a quantidade que ele vai precisar comprar...” 

Ainda, ela acrescenta uma possibilidade muito bacana da plataforma: o cliente também consegue simular o orçamento. 

4. Atente-se aos pagamentos 

Oferecer um pacote completo para os clientes, aumenta a receita do escritório e os seus diferenciais, afinal a maioria dos clientes querem alguém para cuidar de tudo para eles. Ao oferecer acompanhamento e suporte na hora das realizações de compras, certifique-se que o pagamento do cliente foi feito para poder fechar qualquer negócio com terceiros. 

Assim, utilizando ferramentas que controlam os pagamentos e revisões das propostas, você terá certeza de que o cliente aprovou suas decisões e não ocorrerá mais alterações de projeto, bem como, se evitará golpes financeiros. Nesse caso, é melhor haver pequenos atrasos no andamento do projeto do que gastar dinheiro do seu fluxo de caixa para executá-lo. 

Com a ferramenta de Gestão de Compras e Pagamentos da Vobi é possível gerar boletos automaticamente e acompanhar o cronograma completo de todas parcelas que estão próximas do vencimento ou que já venceram dos projetos do seu escritório. Legal não é?

E para saber mais, é só clicar aqui para ler o nosso artigo na íntegra sobre Gestão de Pagamentos.

5. Escolha bem seus clientes e colaboradores 

Se você estiver desenvolvendo muitos projetos e aparecer um cliente que precise de um profissional com especialização em uma determinada área, como nos casos de arquitetura hospitalar, encaminhe para um colega que possua experiência em desenvolver projetos para serem aprovados pela vigilância sanitária. 

Entenda seus limites! Aceitar projetos que exijam um tempo maior para algum tipo de capacitação, em época de muitas demandas, pode ser um tiro no pé para quem deseja manter a qualidade dos projetos e na vida pessoal. 

Nem todas as pessoas que demonstraram interesse pelo seu serviço, valem o seu tempo. Se você perceber que esses leads se encaixam melhor com outros profissionais, os encaminhe. Saiba selecionar seus clientes. 

O mesmo funciona para colaboradores e fornecedores, a sua escolha vai agregar valor ao projeto e a experiência do cliente. Avalie seus portfólios, experiências, custos e condições de pagamento. Fortaleça o relacionamento com conversas, feedbacks seus e dos clientes. 

Outra dica valiosa é identificar se essas pessoas estão dispostas a inovar ou estagnaram no tempo, isso demonstrará se a longo prazo você não terá problemas em solucionar demandas e urgências junto a eles, por falta de inovação em relação às alternativas existentes no mercado.

Ter pessoas confiáveis e comprometidas garantirá que o processo ocorra sem estresses e as entregas sejam feitas com qualidade, dentro do prazo acertado. 

6. Crie novas oportunidades 

Se manter organizado é gerar oportunidades de novos leads. Além dos gerenciamentos de processos, atualize seus perfis online para que as pessoas possam conhecer sua marca e o que você vende, isso é extremamente importante. 

Com a ferramenta “Meu Site” da Vobi é possível ter um site moderno e profissional para seu portfólio digital, conectando com sua página do instagram, ele é atualizado automaticamente, evitando que você tenha o retrabalho de postar duas vezes em plataformas diferentes. Pensamos em tudo para te auxiliar! E mais: nossos modelos são otimizados para SEO tornando mais fácil para o seu público ver o trabalho que você faz.

Desenvolva também marketing de conteúdo, criando e-books criativos que irão despertar o interesse nas pessoas em cadastrarem os dados gerais (nome, e-mail, telefone) em troca do material. Com uma lista de novos leads, você poderá prospectá-los. 

Esteja atento às avaliações feitas em sites e redes sociais, tire um tempo para incentivar seus clientes a deixarem seus feedbacks e entender como foi a experiência deles. Os consumidores estão sempre atentos às “estrelinhas” deixadas sobre o seu perfil, isso pode ser um fator decisivo para que eles entrem em contato com você. Assim, novos leads poderão ser criados, como também, você terá oportunidade de mudar as questões negativas e valorizar as positivas citadas pelas pessoas.

Por fim, tenha em mente que ao criar processos e estratégias para o seu negócio, você irá precisar de tempo para revê-los e organizar novos passos. Então, priorize o seu tempo pessoal para recarregar as energias, aproveitando bem com a família e os amigos, para assim, conseguir retomar a criatividade necessária para o desenvolvimento dos projetos, tal como, mantê-lo resiliente para gerenciar o seu escritório. Nesse caminho, você encontrará o que faz mais sentido e funciona para você. 

Até a próxima,

Equipe Vobi

Referências:

www.houzz.com

www.blog.marelli.com.br

www.exame.com