Matriz RACI: planejando o sucesso do seus projetos.

A Matriz RACI, também conhecida como gráfico RACI ou Matriz de Responsabilidades, é utilizada em diferentes áreas para elucidar a divisão de responsabilidades de uma equipe. Por meio de uma tabela é possível acompanhar, de forma simplificada, as ações tomadas ao longo do projeto em questão. 

Essa matriz consiste em utilizar quatro funções principais: responsável, autoridade, consultado e informado. Mas e aí, na sua empresa existe uma compreensão clara dos colaboradores de seus papéis e atribuições? Sabendo quando agir e/ou quando apenas está sendo informado?

Com a ferramenta Matriz de Responsabilidades é possível melhorar a gestão de tarefas e aumentar o engajamento da equipe, pois é possível utilizá-la em plataformas interativas, de forma online, tornando acessível para toda equipe do projeto. Com as atualizações em tempo real, há promoção de transparência e agilidade, além da identificação de possíveis conflitos de responsabilidades e lacunas nas tomadas de decisão. 

Portanto, a Matriz RACI é indispensável para gerir projetos. Descubra como utilizar e aprimorar a gestão da sua empresa. Neste post, você encontrará os seguintes tópicos:

Aproveite a leitura!

O que é matriz RACI? 

A Matriz RACI fornece clareza na descrição das funções de todos os colaboradores em um projeto, e isso é o que garante que todas as atividades sejam atribuídas a um responsável para ser bem executada. Os quatro papéis que um membro da equipe pode desempenhar em um projeto são esses: 

Responsável (R): são aquelas pessoas responsáveis por desempenhar uma determinada tarefa, podendo ser uma só pessoa ou grupo de corresponsável. 

Autoridade (A): é o “proprietário” do trabalho, sendo a pessoa que assina ou aprova cada decisão, além de garantir que as responsabilidades sejam atribuídas na matriz para todas as atividades relacionadas. É necessário apenas uma pessoa nessa função e ela será cobrada caso algo inesperado aconteça.  

Consultado (C): são as pessoas que devem fornecer informações anteriormente à etapa de execução e aprovação, possuindo a obrigação de responder os anseios do responsável para que ele possa, então, concluir a tarefa. 

Informado (I): são aqueles membros que necessitam ser mantidas informadas sobre o progresso das atividades, mas não contribuem diretamente para a tarefa ou decisão. Por exemplo, participam desse grupo: gestores, colegas de projeto ou outra pessoa interessada diretamente no projeto. 

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Qual o principal objetivo da Matriz RACI?

Levantamento de informações fácil

Sabendo que a organização de informações é muito importante para o desenvolvimento de projetos de arquitetura, ao utilizar a Matriz RACI é possível identificá-las de forma fácil para tomada de decisões, bem como o acompanhar do começo ao fim todo o projeto. 

Com a ferramenta, é possível documentar todo processo de gestão de responsabilidades. Por exemplo, em um projeto de arquitetura, é necessário executar uma série de tarefas complexas como levantamentos, processo de concepção, desenvolvimento de desenhos técnicos, gestão de prazos, coordenação de fornecedores, entre outros. 

Na prática, a Matriz de Responsabilidade irá demonstrar quem é o arquiteto responsável pelo projeto e quem são os outros profissionais que deve aprovar, consultar ou informar sobre cada atividade. Portanto, essa organização de informações é essencial para garantir a eficiência e o sucesso de projetos. 

Divisão de tarefas

A Matriz RACI contribui no processo de delegação de tarefas, pois evita que aja sobreposição ou ausência de responsabilidades, fazendo também com que o projeto fique mais organizado. 

Por o setor da construção civil ser complexo, onde envolve muitos fornecedores, etapas e atividades relacionadas, é essencial ter uma divisão clara de tarefas, atribuição de autoridade, consulta adequada e compartilhamento de informações relevantes para o desenvolvimento dessas tarefas.

Vamos considerar um projeto de arquitetura para a construção de um edifício comercial, a aplicação da Matriz RACI na divisão de tarefas, pode acontecer da seguinte forma:

Atividade: Anteprojeto do edifício

• R: será o arquiteto responsável pelo projeto, que irá criar o layout das salas e demais ambientes, considerando os aspectos funcionais, estéticos e legislativos. 
• A: caberá ao engenheiro estrutural aprovar o layout considerando a viabilidade estrutural e adequação com as normas de construção.
• C: será o designer de interiores responsável, que pode ser consultado para verificar as considerações sobre a disposição de móveis e acabamentos escolhidos para as salas comerciais. 
• I: atribuição ao gerente de projeto para que ele seja informado sobre todo o progresso do projeto. 

Atividade: Desenvolvimento do cronograma de obra

• R: gerente de projeto, o qual é o responsável por preparar o cronograma de obra, identificando as atividades, a sequência, a duração e os recursos necessários.
• A: diretor de construção, que necessita aprovar o cronograma de obra diante da viabilidade, recursos disponíveis e cronograma geral do projeto.
• C: será o engenheiro civil, que pode ser consultado para fornecer informações técnicas sobre as atividades de construção e sua sequência lógica.
• I: equipe de construção, que precisa ser informada sobre o cronograma de obra para executar as atividades conforme o planejado.

Otimiza a comunicação

Muitos escritórios de arquitetura e engenharia enfrentam desafios relacionados à comunicação. Profissionais da área relatam sofrer com problemas de falta de informação entre diferentes equipes envolvidas nas fases de um projeto.

Ou ainda, a comunicação de forma inadequada com um cliente pode acarretar em expectativa não atendida e deixá-lo insatisfeito. Por isso, é fundamental implementar estratégias adequadas para garantir que as informações sejam transmitidas de forma transparente e clara.

São muitos os benefícios da Matriz RACI em uma empresa, e um deles é que, de fato, a comunicação interna é melhorada, pois toda equipe passa a ficar ciente de cada atividade que precisa ser feita. Isso evita erros ou retrabalhos advindos da falta de definição de responsabilidades, ou da má comunicação. 

Além disso, a matriz fornece uma base para feedback e avaliações, conseguindo identificar as lacunas de comunicação e os desafios que estão relacionados para que se possa corrigir os problemas e ajustar os papéis e responsabilidades dos membros da equipe.  

Aumento do senso de responsabilidade

Com a alocação clara de responsabilidades é possível que a equipe de projeto tenha maior responsabilidade entre os membros da equipe. Reduzindo, então, a procrastinação e negligência de tarefas. 

Com a aplicação da Matriz de responsabilidades, cada pessoa tem uma compreensão clara do que é esperado de produção e pode ser cobrada por sua responsabilidade em questão. Além disso, fomentar uma cultura de prestação de contas incentiva a equipe a assumir suas responsabilidades de forma proativa, impactando no âmbito individual e coletivo. 

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Como construir a Matriz RACI?

Para que a Matriz RACI funcione como ferramenta visual, de forma eficaz, para ajudar na representação das funções e responsabilidades de um projeto, é necessário que todos da equipe estejam envolvidos. É importante que se algo estiver em discordância com o grupo, é melhor resolver anteriormente a iniciação da implementação do método. 

Caso tenha dúvida em como analisar as tarefas, conversar com os colaboradores, distribuir tarefas, dar feedbacks e/ou suporte, leia o artigo sobre gestão de tarefas, clicando aqui. 

Se você não tem nenhuma dúvida sobre o processo de delegar ou trabalhar em equipe, entenda quais são as quatro etapas para criar a matriz:

1. Reconhecer as partes interessadas: identifique quem deve participar do desenvolvimento do projeto. Aqui entram os líderes, os membros da equipe, os clientes que estão arcando pelo projeto, etc.
2. Listar as tarefas: identifique cada tarefa a ser feita, podendo existir subtarefas a depender da complexidade das atividades.
3. Preencher a matriz: essa é a hora de preencher a matriz, adicionando a atividade, quem é o responsável, status de aprovação, a consulta e a informação. Nesse momento, o uso de cores é bem-vindo a fim de identificar de forma mais fácil o andamento.
4. Limpar a matriz: cada tarefa ou subtarefa concluída é importante ser aprovada e dada como feita!

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Aplique a Matriz RACI em seus projetos e obras na Vobi 

Já pensou em adotar a Matriz RACI para sua empresa por meio de uma plataforma de gestão eficiente, como a Vobi? Com ela você poderá atribuir responsáveis para cada tarefa de forma organizada. 

Ao adicionar colaboradores da sua empresa na nossa plataforma, você terá um dos principais benefícios de gerenciar todas as tarefas de forma digital e sem precisar ter que criar inúmeros grupos de WhatsApp e outras ferramentas improvisadas. 

Para vincular colaboradores responsáveis em determinadas tarefas a partir do projeto, você deve clicar no menu Projetos, selecionar o projeto que você deseja fazer a gestão, em seguida clicar na aba Cronograma e procurar a tarefa através da seta ao lado da respectiva Etapa. Agora é só ir à coluna Responsáveis, ao lado do nome da tarefa, e adicionar a pessoa que você deseja vincular a atividade.

Pronto! Sempre que um colaborador for vinculado a uma tarefa, ele receberá uma notificação através do sininho que fica no canto direito superior da tela. 

Você também pode designar pessoas como responsáveis por um projeto na Vobi, além de atribuir responsáveis às tarefas individuais. Na seção Colaboradores, dentro da página do projeto desejado, selecione o colaborador e as iniciais da pessoa já aparecerão no topo da página, indicando que ela é responsável pelo projeto, assim como mostra a imagem a seguir:  

Acompanhe algumas dicas de como utilizar a Matriz RACI e a funcionalidade de tarefas da Vobi da melhor forma em sua empresa:

✅Faça reuniões diárias ou semanais de 15 a 30 minutos com os colaboradores (consultados) para que os responsáveis pelas tarefas sejam definidos e vinculados dentro da Vobi em tempo real (Responsáveis). 

✅Entenda se existe alguma tarefa na empresa que sempre é realizada pela mesma pessoa e adicione essa pessoa como responsável pela tarefa na criação e edição do template de projeto (Autoridade). 

✅Utilize a ferramenta da Vobi como um termômetro para garantir que você, como dono/a da empresa, está delegando as tarefas necessárias para os colaboradores (Responsáveis) e não está absorvendo muitas demandas necessárias, o que pode resultar em sobrecarga (Autoridade). 

✅Caso você tenha profissionais externos da sua equipe, eles serão criados como convidados dentro da sua conta, ou seja, eles não terão acesso à plataforma, mas ainda poderão ser atribuídos às tarefas em sua empresa (Informados). Assim, os visitantes não serão cobrados, caso haja essa preocupação.

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Até a próxima,

Equipe Vobi

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Referências:

https://blog.runrun.it/

https://monday.com/blog/

https://artia.com/blog/

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