Gestão de documentos: conheça a ferramenta para aumentar a produtividade e organização do seu negócio

Você provavelmente já deve ter vivido uma situação parecida com esta: gastar horas procurando um documento importante para se dar conta, no final, que perdeu um tempo valioso de trabalho com esta busca. 

Problemas como este são comuns em qualquer tipo de empresa, ainda mais no setor de arquitetura e construção, onde lida-se com uma quantidade enorme de documentos e arquivos para cada projeto. Mas, você sabia que é possível evitá-los com a gestão de documentos?

“Um dos maiores desafios do pequeno e médio empreendedor ainda é administrar e ser um bom gerente para seu próprio negócio. Grande parte desses empresários desconhece algumas técnicas que facilitam o dia a dia empresarial, como a gestão de documentos.”

Assim como em um CRM de vendas, os benefícios que esta prática pode trazer são grandes motivos para a implementação dessa ferramenta em qualquer negócio, de pequeno a grande porte.

Se você procura soluções inovadoras que facilitem a sua vida profissional e o funcionamento do seu negócio, continue lendo este artigo e entenda a importância da gestão de documentos para o sucesso de seu empreendimento. Ao final do texto você terá aprendido sobre:

Aproveite a leitura!

O que é gestão de documentos?

Muito se fala sobre a necessidade da gestão de documentos, mas pouco se explica sobre o tema. Inicialmente, é importante conhecer e entender melhor essa técnica. 

A gestão de documentos é um conjunto de tarefas e procedimentos orientados que visam tornar o manuseio dos arquivos, a avaliação e o armazenamento de informações de uma empresa mais ágil, racional e eficiente. Com isso, permite a organização, de maneira inteligente, de todo documento importante relacionado ao negócio, sendo mais fácil de buscá-lo e encontrá-lo.

De modo simplificado, é uma forma de se armazenar adequadamente as informações relevantes para o bom funcionamento da empresa. A ideia é simplificar o uso desses papéis no dia a dia, tornando a busca por dados mais fácil, organizada e segura. 

Isso envolve sua elaboração, fluxo, uso, avaliação, arquivamento em sua fase corrente e intermediária. 

“Entende-se por fase corrente quando um documento está em atividade, usado com frequência, como por exemplo, um fluxo ou procedimento, e intermediária é usado com pouca frequência, porém ele precisa ser administrado assim como os outros, por exemplo, o contrato social da organização.”

O objetivo da gestão de documentos

O principal objetivo ao se implementar uma gestão de documentos no seu negócio é facilitar a busca de informação e consequentemente otimizar o tempo de trabalho.

“Possibilitar a produção, administração, controle e manutenção, economia e eficiência, logo, além de facilitar na fase de elaboração, arquivamento e gerenciamento, uma boa gestão de documentos traz economia sustentável e redução de tempo.”

Outro ponto importante é que utilizando uma plataforma de gestão de documentos é possível viabilizar a recuperação da informação e preservar a memória institucional, ou seja, a história e arquivos importantes para organização.

Benefícios da gestão de documentos em seu negócio de arquitetura e construção

São diversos os benefícios decorrentes da gestão de documentos e arquivos, dentre eles estão:

1. Redução de custos e tempo

Trabalhar com muitos documentos gera, naturalmente, despesas à empresa, seja para o envio seja para a preservação e armazenamento deles. Os custos, no entanto, podem ser maiores ainda quando não se faz o gerenciamento de documentos.

Entre eles estão os gastos decorrentes do tempo perdido na busca por um documento, os prejuízos decorrentes de possível perda, a necessidade de reimprimir informações e outros fatores responsáveis por elevar o orçamento. Além disso, instituições com gestão eficiente têm, sem dúvidas, mais produtividade. Afinal, funcionários que não perdem tempo em processos burocráticos podem dedicar mais horas às suas funções.

2. Qualidade dos processos

Aqui, os processos são tão importantes quanto em uma gestão de tarefas no sa sua empresa. Quando os documentos estão devidamente ordenados e, principalmente, nas condições corretas para a identificação, a empresa só tende a ganhar em agilidade e qualidade. Companhias que demandam papéis importantes em suas operações conhecem bem as consequências de ter processos empresariais paralisados ou perder prazos devido à ausência de um documento ou mesmo à baixa qualidade de uma cópia.

Os prejuízos são inúmeros e podem ocasionar, por exemplo, a perda de grandes contratos, o prejuízo à imagem e credibilidade da empresa e a queda no desempenho da organização no mercado.

3. Registro de histórico 

Planejar estrategicamente, analisar resultados e avaliar o desempenho são etapas fundamentais para uma administração eficiente dos recursos e, principalmente, para o progresso do negócio.

Para desenvolver essas atividades, no entanto, é indispensável ter acesso a números, dados e outras informações correspondentes aos anos anteriores que estejam devidamente armazenadas e de fácil acesso.

Se você tem o costume de fazer a gestão de compras em seu negócio de arquitetura e construção, com certeza terá facilidade neste tópico, visto que, quando gerimos esta etapa, estamos criando, ao mesmo tempo, um histórico de preços de produtos, insumos e mão-de-obra para futuros projetos.

A gestão documental em dia, vale lembrar, ainda garante a segurança jurídica da instituição a longo prazo.

Por que a gestão de documentos é importante para o seu negócio?

Administrar o próprio negócio pode não ser uma trabalho tão simples e, por isso, o empreendedor deve fazer uso de tecnologias que lhe auxiliem no dia a dia, economizando tempo e dinheiro em algumas tarefas, para que assim possa se dedicar melhor a outros setores que exigem mais a sua atenção.

Assim sendo, implementar a gestão de documentos fará com que a sua empresa tenha:

✔️Aumento da produtividade e mais agilidade no desenvolvimento de atividades diárias;

✔️Diminuição dos espaços destinados a armazenamento de documentos;

✔️Redução de custos e melhor gestão financeira do negócio;

✔️Maior controle, rastreabilidade e confidencialidade dos documentos;

✔️Simplificação da identificação e do descarte de documentos obsoletos e desnecessários.

Por estes motivos, pode-se concluir que esta ferramenta é muito importante para que o seu negócio possa crescer de maneira segura e planejada. Isso favorece a competitividade, a comunicação interna com os colaboradores, o atendimento mais rápido ao cliente e a gestão de projetos do seu negócio.

Do contrário, a negligência em relação a gestão de arquivos pode trazer graves consequências, como:

❌Aumento do risco de perda de informações importantes;

❌Redução do sigilo empresarial por informações expostas;

❌Diminuição da produtividade e maior gasto de tempo em uma tarefa.

Gestão de documentos e arquivos digitais: a melhor opção para sua empresa

Se você chegou até aqui, você já percebeu como a gestão de documentos pode te ajudar a administrar melhor o seu negócio. Porém, você deve estar se perguntando: há necessidade da contratação de um software ou qualquer outro tipo de automatização?

A gestão de documentos é essencial para qualquer empresa que deseja se tornar mais organizada e eficiente, sendo a gestão digital a maneira mais eficaz de realizar o procedimento.

Fazer uso das tecnologias à sua disposição é uma maneira inteligente de modernizar a sua empresa e usufruir de todos os benefícios que isso possa trazer. A digitalização é uma parte importante para simplificar o gerenciamento de documentos. Isso faz sentido porque as versões digitais não ocupam espaço como as físicas, além de serem mais fáceis de pesquisar e cruzar dados.

Por isso, vale a pena contratar uma plataforma ligada à gestão documental. Com o uso de uma plataforma na nuvem, por exemplo, é possível acessar as informações de qualquer lugar, sem abrir mão da segurança. O uso de uma boa ferramenta somado ao suporte qualificado será indispensável para alcançar bons resultados.

“Como o volume das informações tende a aumentar a cada ano, fazer uso de um software que dispõe dessa ferramenta vai ajudar a classificar e armazenar adequadamente todos os documentos de seu negócio. Assim, além de economizar espaço (já que as informações ficarão guardadas na nuvem) você poderá acessar esses documentos rapidamente, evitando perda de tempo ao procurar por papéis em pastas físicas.”

Outro ponto positivo é que você não corre o risco de perder algum documento importante, já que a gestão digital de documentos é mais segura do que a realizada manualmente.

De forma resumida, é possível elencar 5 principais vantagens de investir em uma gestão digital:

1. Otimização do processo produtivo

É possível trabalhar com mais dinamismo e rapidez. Quando a empresa possui uma plataforma para a gestão de documentos digital, é viável melhorar a produtividade na administração das informações e perder menos tempo em pesquisas.

2. Organização dos documentos

Contas, pagamentos de impostos, contratos, boletos, cotações de produtos são documentos presentes na rotina de um negócio de arquitetura e construção. Quando esta documentação não está organizada em um padrão aceitável, acaba se tornando um empecilho para o bom andamento das rotinas operacionais. Para evitar este caos, o uso das ferramentas apropriadas para organizar papéis ou dados digitais é crucial.

3. Facilidade de acesso

Quando a empresa tem disponível uma plataforma online para acessar ou indexar documentos digitalizados, é mais fácil trabalhar com documentações, mesmo se o profissional estiver distante do arquivo físico.

Imagine que você está em uma visita à obra e precisa consultar alguns papéis. Com a documentação em ambiente virtual, é possível ter acesso a todos os arquivos, seja onde quer que você esteja.

4. Facilidade de expansão

Quanto mais seu negócio cresce, maior é o montante de documentos físicos. Imagine quantos arquivos cada projeto gera?

O uso de uma solução digital permite que o negócio tenha muito mais capacidade de armazenamento e processamento. No entanto, os gastos não aumentam na mesma medida, o que é essencial para escalar as operações de gerenciamento.

5. Distinção perante a concorrência 

A revolução digital trouxe uma série de mudanças para o mercado atual, tornando necessário dançar conforme a música, caso você deseje se manter relevante em seu setor e se destacar frente aos seus concorrentes. Nem só de mídias sociais e site para arquitetos e engenheiros vive um negócio de arquitetura e construção, é preciso se modernizar em todas as esferas de trabalho.

“Digitalizar documentos é uma oportunidade para que os negócios se tornem mais tecnológicos. A partir do momento em que tudo está digitalizado e acessível em uma plataforma, a equipe sente na prática as vantagens e benefícios na otimização produtiva no dia a dia de trabalho.”

Gestão de arquivos Vobi

A primeira vantagem evidente é a de centralizar os arquivos de obras, simplificando a gestão de informações. Ao utilizar uma única ferramenta, é possível armazenar e estruturar todos os documentos relacionados a uma obra de maneira organizada. Isso não apenas facilita a visualização, mas também agiliza o processo de busca por informações cruciais durante o desenvolvimento da obra, resultando em ganho de tempo significativo.

Além de centralizar, a possibilidade de compartilhar pastas e arquivos online com os clientes é uma funcionalidade crucial. Isso não apenas facilita a comunicação, mas também transmite profissionalismo e confiança. Ao permitir que o cliente acesse e salve informações relevantes, a transparência é promovida, contribuindo para um relacionamento mais sólido entre as partes envolvidas.

Outro aspecto vital para uma gestão eficiente de obras é a padronização. Estabelecer um padrão na empresa para o gerenciamento e armazenamento de arquivos traz benefícios notáveis. A criação de uma estrutura padronizada simplifica os processos internos, reduzindo a margem de erro e aumentando a produtividade da equipe. A otimização dos processos é fundamental para o cumprimento de prazos e a entrega bem-sucedida de projetos.

‍

‍

Agora que você está convencido dos benefícios que essa solução pode trazer, que tal implementar a ferramenta de Gestão de arquivos no seu negócio?

Para começar a desfrutar desses benefícios, basta solicitar um convite e iniciar uma gestão mais eficiente da sua obra: solicite o seu convite.

Até a próxima,

Equipe Vobi