May 3, 2023

Controle de horas trabalhadas: tudo o que você precisa saber

Uma das principais despesas de uma empresa é com a folha de pagamento, procedimento esse responsável por garantir que as rotinas sejam cumpridas. Em razão disso, o controle das horas trabalhadas é fundamental para prestar atenção nas rotinas de cada colaborador.

Além disso, esse controle garante o cumprimento das leis trabalhistas e a igualdade na remuneração dos profissionais. É possível também ter informações mais detalhadas sobre a produtividade, garantindo a gestão de tempo no local de trabalho, e a otimização dos processos relacionados aos recursos humanos da empresa.

Controlando as horas trabalhadas, você profissional da construção civil, irá identificar as barreiras cotidianas, avaliar quais tarefas estão consumindo mais ou menos tempo e mapear todos os momentos em que o tempo é desperdiçado na rotina diária.

Mas para que essa gestão aconteça de forma mais ágil, é necessário a inserção de tecnologia que permita o controle dessas horas de forma automatizada e eficiente.

A abordagem sobre a importância do controle de horas trabalhadas é essencial, pois ele pode corroborar para o alcance de resultados satisfatórios. Acompanhe mais sobre esse assunto através dos tópicos abaixo:

Qual é a importância de ter um controle de horas trabalhadas?
O que é timesheet?
Como realizar a Gestão de Horas na Vobi?

Aproveite a leitura!

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Qual é a importância de ter um controle de horas trabalhadas?

Autogestão e produtividade

Quando um cliente te pergunta "quando você consegue me entregar?", você sabe respondê-lo?

Alguns métodos de produtividades nos incentivam a separar nosso dia em blocos de tempo, no entanto, quando não sabemos o quanto tempo será necessário em cada atividade, há o risco de separar blocos de tempo inadequado.

O controle de horas trabalhadas é essencial para gerar dados concretos sobre a gestão de tempo, principalmente se você desenvolve projetos que envolvem muitas etapas e, assim, é possível responder para seu cliente qual tempo será necessário para entregar um determinado projeto.

Com esse controle, você consegue estipular prazos reais, sem sobrecarregar sua equipe. Os próprios colaboradores irão ter mais consciência do tempo utilizado e identificar os períodos mais produtivos, para então, fazer a alocação das atividades. Todo esse cenário contribui para a redução da frustração e torna a autogestão um processo mais fácil.

Portanto, quando conhecemos o tempo estimado para cada atividade, pode-se ter uma autogestão de tempo mais precisa, distribuindo as tarefas ao longo do dia e garantindo que tudo será concluído dentro do prazo.

Cumprimento da legislação trabalhista

Com o controle de horas trabalhadas é possível saber mais sobre a produtividade do colaborador, se ele cumpriu os intervalos previstos em contrato, bem como a entrada, saída e a realização de horas extras.

Esse controle é uma obrigação legal das empresas e está relacionado com a legislação trabalhista brasileira, prevista na Consolidação das Leis do Trabalho (CLT). Nesse regime, os profissionais devem trabalhar no máximo 44 horas semanais.

A lei estabelece o registro de ponto para garantir que seja efetuado o pagamento das horas contabilizadas ou o acordo de bancos de horas, onde ao invés de ser realizado o pagamento é permitido que o empregado tire folgas compensatórias ou diminua as horas da jornada de trabalho.

Por isso, o controle de horas é essencial para que se garanta o cumprimento da legislação e não haja dívidas trabalhistas para a empresa.

Minimiza o risco de ações trabalhistas

Quando a empresa tem meios para comprovar a jornada do trabalhador por meio do controle de horas trabalhadas e que o pagamento foi realizado, ela está resguardada contra danos decorrentes de ações trabalhistas.

Por isso, é importante ter o registro eletrônico de ponto como prova da jornada de trabalho praticada, como também ter os comprovantes assinados do pagamento das horas extras trabalhadas.

Lembre-se que a jornada de trabalho diária de 8 horas só pode ser acrescida de, no máximo, 2 horas extras. Muitos colaboradores tendem a entrar com uma ação judicial contra empresas, afirmando terem tido uma jornada abusiva ou remuneração inadequada.

Avaliação para o gestor

O controle de horas trabalhadas permite identificar qual custo de cada colaborador e como otimizar a produtividade. Assim, essa gestão permite uma avaliação mais precisa da equipe e como elas lidam com as metas estabelecidas.

Dá para avaliar quais são os funcionários mais eficientes e quais aqueles que necessitam de um acompanhamento mais próximo para ter ajustes nas rotinas de trabalho. Nesse segundo cenário, o gestor pode, por exemplo, redistribuir as atividades para otimizar o uso do tempo.

‍O que é timesheet?

O timesheet é uma ferramenta importante para gestão de tempo e de custos, pois permite o controle de horas trabalhadas através de um registro em uma folha de papel ou em uma plataforma digital. Entre os benefícios estão:

✓ Precificação do custo da hora trabalhada: com a definição do custo, é possível entender também o lucro e por seguinte, conseguir investir em outros recursos materiais e humanos.

✓ Elaboração de relatórios de desempenho de colaboradores: através do timesheet é possível compreender quais colaboradores são mais produtivos para fazer reajustes necessários nos setores.

✓ Resguardar de possíveis prejuízos: é possível ter a real certeza do custo de um produto ou serviço, evitando-se prejuízos nas operações.

✓ Análise de tempo gasto: fica melhor de entender quais são os períodos melhores utilizados e quais ações serão tomadas para aprimorar a execução das atividades.

✓ Economia de recursos: evita-se que com uma produtividade inferior ao estabelecido possa haver a necessidade de mais tempo para a execução de um projeto e/ou serviço.

✓ Suporte para planejamento de atividades: com softwares de gestão de tarefas e projetos é possível ter noção com antecedência das atividades futuras e, assim, saber em que momento a equipe está livre para novos projetos.

Os desafios encontrados nesse método estão ligados a escolha de um formato padrão, incentivo para o preenchimento da planilha ou definição dos dados necessários para tomada de decisão. Além disso, o preenchimento manual pode nem sempre trazer dados verídicos, por isso, a importância de utilizar softwares que facilitem esse controle de horas trabalhadas de forma eficiente.

Como realizar a Gestão de Horas na Vobi?

A ferramenta Gestão de Horas da Vobi oferece dois modos para registrar as tarefas realizadas pela equipe: através de um Projeto específico ou por meio do menu de Produtividade. Assim, você pode escolher o modo mais desejável para fazer o controle de horas trabalhadas, corroborando para o monitoramento do progresso das etapas de projeto.

➡ Através de um Projeto

Existem duas opções para registras as horas dentro de um projeto:

Opção 01: no campo “Horas realizadas” da tarefa correspondente, é possível selecionar o membro da equipe responsável, indicar a data em que as horas foram trabalhadas e a quantidade de tempo. Ou;

Opção 02: através do ícone, no canto inferior direito da tela, é possível escolher a opção “Registrar hora realizada” e, assim, selecionar a tarefa que você deseja registrar as horas e informar a data e o tempo gasto.

A quantidade de tempo é preenchida digitando apenas o número, em minutos, no campo (“60”) ou inserindo o valor no formato de horas, adicionando os dois pontos entre os números (“01:00”).

É só clicar em “Registrar” para salvar o tempo gasto em cada tarefa. Conforme a equipe for adicionando mais horas, o valor é automaticamente atualizado. Muito eficiente, não é mesmo?

Agora se você quer analisar essas horas, basta acessar a aba de Tarefas e, em seguida, a sub aba de Gestão de Horas. Nessa parte, você encontrará um gráfico de horas realizadas e os registros:

Horas estimadas: a Vobi preenche de forma automática a soma das horas estimadas pela sua equipe em cada tarefa. Mas, você pode alterar esse valor ao clicar no ícone de lápis ao lado, e preencher com a estimativa desejada.
Horas realizadas: retrata a soma das horas trabalhadas por você/equipe em cada tarefa do projeto.
Horas restantes: é obtida pela subtração das horas estimada pela horas realizadas, demonstrando as horas de trabalho que ainda precisam ser realizadas.
Percentual realizado: revela a porcentagem de horas realizadas em relação à estimativa total de horas.

Você deve está se perguntando: “e como preencher o campo de Horas estimadas?”. É bem fácil. É só preencher o tempo estimado de cada tarefa e visualizar a soma total no quadro de horas estimadas do projeto. Veja abaixo:

Ou você pode optar por uma estimativa global de horas por projeto, desvinculando as estimativas das tarefas e preenchendo o tempo total desejado no quadro de horas estimadas.

Caso você queira fazer uma análise e controle de horas trabalhadas dos membros da sua equipe em cada projeto, basta filtrar pelo nome do responsável. É possível entender o tempo trabalhado ao longo de uma semana especifica, por exemplo, selecionando a semana desejada.

➡ Através do menu de produtividade

Para fazer o controle de horas trabalhadas dentro do menu de produtividade, é quase da mesma forma que em um projeto específico. A diferença é possível registrar as horas realizadas tanto em tarefas associadas a projetos quanto em tarefas internas da sua empresa.

O processo para análise das horas trabalhadas também é semelhante quando se faz através de um projeto. No entanto, aqui, as tarefas listadas abrangem todos os projetos registrados na plataforma, e incluem as tarefas que não estão associadas a nenhum projeto específico.