Como fazer um follow-up efetivo de emails: conheça as 5 principais estratégias

Antes de começar, se você ainda não está familiarizado com o termo Follow-Up e a sua importância na conversão de clientes em projetos para o seu escritório de arquitetura e interiores, recomendo que leia o artigo:  FUP (Follow up) - O segredo para ganhar clientes.

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Fazer o follow-up dos emails que você envia aos clientes, depois de uma reunião ou visita de campo, é uma importante parte ao se gerir um negócio. Manter uma comunicação clara e efetiva irá gerar mais confiança em seu trabalho, e consequentemente te destacará diante dos concorrentes.

Continue a leitura e descubra as 5 principais estratégias para fazer um follow-up efetivo de emails:

1. Permita que o cliente saiba quando irá receber um email de Follow-up

Deixar o cliente ciente, ao final de uma reunião ou ligação, de que você irá realizar o follow-up através de um email, te ajudará a alinhar expectativas sobre qual será o próximo passo a ser tomado e fará com que ele se sinta mais seguro, sabendo de antemão o que irá acontecer.

Dica bônus: Após cada contato, avise como e quando o cliente deve esperar receber um retorno seu.

Alguns clientes gostam de ser atualizados mais frequentemente sobre o andamento do processo, nesses casos, o e-mail de follow-up é uma ferramenta fantástica para estabelecer uma boa relação. O objetivo é ser transparente e fazer com que o cliente se sinta valorizado, recebendo a devida atenção que merece.

2. Use o email de follow-up para engajar o cliente

Um email de follow-up não é apenas para listar fatos a fim de garantir que todos os envolvidos estejam alinhados. Ele pode também ser utilizado como mecanismo para fazer com que os seus clientes permaneçam engajados e entusiasmados com o projeto durante o decurso.

O setor da arquitetura e design de interiores é muito visual. Por isso, incorporar aos e-mails fotos de projetos, link para acessar o seu site profissional ou conferir sua página nas redes sociais é uma ótima estratégia.

A ferramenta “Meu Site” da plataforma Vobi possui diversos recursos poderosos que ajudam seu site a ser encontrado online por meio de pesquisa. Nossos modelos são otimizados para SEO e oferecem uma variedade de opções personalizáveis, incluindo um mapa de sua empresa, botões de mídia social, um formulário de contato e muito mais.

Leia mais em: Site para Arquitetos: Crie seu site e conecte-se com seus clientes

3. Mantenha as informações organizadas

Cada cliente e cada projeto são únicos e possuem sua própria linha do tempo de comunicação, por isso, lembrar de todas as informações pode ser tornar um desafio. É preciso manter uma organização para que a informação certa seja também comunicada no tempo certo.

Pensando nisso, na Vobi é possível concentrar todas as informações do projeto em um único local, evitando perda de informações e desgastes desnecessários. Além de poder 1. engajar e compartilhar arquivos com seus clientes ou colegas de trabalho todas as informações do projeto como referências, plantas e documentos, eliminando a necessidade de longas chamadas telefônicas ou reuniões demoradas; 2. convidar clientes ou membros da sua equipe para dar feedbacks e deixar comentários; e 3. ter toda a comunicação, solicitações de revisão, anotações, escopo e contratos registrados.

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4. Escreva um email objetivo e fácil de ler

É importante não encher de informações ou confundir o cliente nos emails de follow-up, então tome cuidado com o formato e tamanho do conteúdo.

Um bom exemplo é tentar comunicar tudo em até três parágrafos e utilizar tópicos sempre que possível, a fim de comunicar o conteúdo de maneira menos cansativa.

5. Conceda ao cliente tempo para assimilar antes de realizar um novo contato

Permitir que o cliente tenha tempo para assimilar as informações compartilhadas com ele em um email de follow-up é essencial antes de tentar um novo contato. Mas, também é importante fazer o check in de tempos em tempos.

Uma boa “janela” de espera entre um contato e outro é aguardar entre 48 a 72 horas. No entanto, não se trata de uma regra, visto que deve-se levar em conta o perfil, necessidade e situação atual de cada cliente individualmente.

Outra dica é: na hora de fazer o check in, ao invés de perguntar se o cliente recebeu o email enviado, uma abordagem mais sutil seria certificar-se de que o cliente não esteja com alguma dúvida sobre algum ponto levantado no email anterior.

Até a próxima,

Equipe Vobi

Referências:

www.houzz.com