Saiba como administrar sua empresa de design ou de arquitetura sem estresse

Reuniões com colaboradores e com clientes, visitas técnicas, resolver pendências, desenvolver proposta comercial, escolher os melhores revestimentos e gerenciar as expectativas dos clientes. As tarefas administrativas e técnicas de um escritório de arquitetura e/ou design são muitas e exigem que o profissional seja multitarefa no dia a dia. 

A gestão de tempo, de relacionamento com clientes e de tarefas são algumas das formas para evitar estresses da rotina de profissionais, e muitas vezes, também de empreendedores. Confira as dicas para administrar seu negócio de forma mais tranquila:

Aproveite a leitura!

Foco nos clientes 

Entender tudo sobre os hábitos de consumo e as preferências do seu cliente é fundamental para a sobrevivência do seu negócio, e consequentemente, para sua tranquilidade no dia a dia. Entenda quais são os desejos, as formas de pagamento que ele deseja encontrar e o que mais o agrada. 

Fique atento, também, às etapas do funil de vendas: desde atrair clientes até o suporte pós-venda. Esses processos são responsáveis por impactar significativamente no status final de cliente “satisfeito”

Se deseja ler mais sobre funil de vendas, temos um artigo feito para você: Entendendo cada etapa do seu processo de vendas. 

A conquista dos novos clientes é uma tarefa árdua e é preciso mais do que boas técnicas de marketing e de um bom atendimento. Você deve educá-lo, oferecendo informações que demonstrem o que os seus serviços oferecem e tornando-os mais instruídos sobre o mercado, em consequência disso, haverá o engajamento da sua empresa.  

Os seus clientes podem ser facilitadores dessa tarefa de conquistar novos clientes, sendo um mediador para os novos. Isso acontece quando os clientes ficam satisfeitos com os seus serviços e te indicam através do velho “boca a boca”.

Com a satisfação do cliente, haverá recorrência em procura dos seus serviços como designer ou arquiteto. Gerando, assim, aumento nas vendas e no faturamento da empresa.

Tenha propósito e planejamento

Entenda tudo sobre o seu negócio. Não deixe de fazer pesquisas de mercado que analise as soluções e o cenário econômico em que ele está inserido. Estude sobre segmentação de clientes, sobre seus concorrentes e também sobre seus fornecedores. 

Compreender essas questões te ajudará a entender aonde você quer chegar. Trace as suas metas. Isso é importante pois influenciará todas as outras tomadas de decisões relacionadas a sua empresa. 

Assim, você poderá realizar o planejamento com tudo que faz sentido para você, desde o propósito até a escolha dos seus produtos. Ofereça aquilo que te vai dar prazer e trabalhe com pessoas que somem nessa caminhada.  

Se todos da equipe estiverem bem alinhados e conectados com o propósito, o contexto será auspicioso para que tudo seja transparente e que os projetos tenham sucesso. 

Procure por pessoas e empresas transparentes 

O cliente confiou em você para desenvolver o projeto e tudo que ele espera é que você o auxilie nos empecilhos que surgirem no caminho. Então, quando for lidar com terceiros, também responsáveis pela execução do projeto, não hesite em perguntar o que for necessário para resolução dos problemas. 

Por isso, opte por parceiros que tenham transparência e que contribuam para a melhoria dos resultados do seu escritório. Eles devem corroborar para o aumento das vendas e a redução dos custos envolvidos nas operações. A partir disso, ambos irão crescer juntos.

É muito importante criar laços fortes com lojas, eletricistas, marceneiros, mestre de obras, gesseiros, pintores, pedreiros. Pense que seu projeto bem feito só é finalizado quando estiver pronto. O cliente precisa entrar no empreendimento e ver tudo no lugar como foi combinado. 

Manter uma relação de proximidade te ajuda a identificar os problemas com mais facilidade e conseguir resolver com mais rapidez. Como também, o acompanhamento do processo dos serviços é necessário para se ter um feedback. 

Assim, o acompanhamento direto, tende a ser vantajoso, pois os demais profissionais irão entender melhor como você gosta de trabalhar ou como não gosta, não sendo mais necessário repetir as mesmas orientações.  

Marketing com propósito 

Depois de entender onde você quer chegar, foque em marketing para te ajudar a se destacar online. Não é de hoje que ele é extremamente importante para conquistar novos projetos e prosperar negócios. 

Através dele, você educa o mercado, ajuda clientes e, ainda, atrai as pessoas em todas as etapas do funil de marketing. 

O seu planejamento precisa ter um propósito e os resultados precisam ser monitorados. É necessário fazer o que funciona para você e o que faz sentido. As ações precisam ter um foco e querer atingir um objetivo. 

Não adianta fazer o que todo mundo está fazendo, só por fazer. Assim, você só irá se esgotar, gastando seu tempo desenvolvendo conteúdos que não te darão retorno. 

Monitorar os resultados serve para você ir modificando o que não está valendo a pena pra você. 

Leia mais sobre marketing para arquitetos, clicando aqui. Temos também um artigo sobre checklist anual de marketing digital, clique aqui para ler.  

Lidere sua empresa 

Acompanhe de perto todos os processos operacionais da empresa e evite deixar, exclusivamente, na mão de terceiros. Esse mau hábito pode impactar diretamente no seu negócio. 

Você quem cuida de tomar as decisões importantes e você deve passar essa mensagem clara aos funcionários e clientes. Sua presença é essencial para um bom funcionamento da empresa. 

Deixe em dia as obrigações comerciais e legais para evitar estresses e imprevistos no dia a dia. Um dos grandes problemas dos gestores de empresas, é o financeiro. Atente-se ao planejamento do ROI (Retorno sobre o Investimento) para garantir a rentabilidade que sustentará os custos da sua empresa. 

Usar a metodologia SWOT te ajudará a entender as oportunidades, melhorias, onde diminuir os riscos, evitar as ameaças e ainda, como aumentar as forças e abraçar as oportunidades existentes da sua empresa. 

Para desenvolver a análise, responda as perguntas em um documento e reveja sempre que necessário: 

1. Defina as forças
2. Determine as fraquezas
3. Elenque as oportunidades 
4. Enumere as ameaças 
5. Determine quais forças podem potencializar as oportunidades
6. Determine quais forças podem combater as ameaças 
7. Determine quais fraquezas podem prejudicar quais oportunidades 
8. Determine quais fraquezas podem potencializar quais ameaças

Gerencie os custos

É preciso estar atento ao budget preestabelecido pelo cliente desde o início. Saber qual o orçamento disponível para se trabalhar no projeto é essencial para atender as necessidades do contratante, evitar os custos adicionais, os atrasos na obra e a consequência de insatisfações. 

Faça reuniões semanais para acompanhar e checar se as especificações são suscetíveis à execução. Tenha opções variadas de fornecedores e preços para indicar. 

Em relação a se ter controle sobre as questões de mão de obra é um pouco mais complexo. São fatores externos do seu escritório e dificilmente você terá controle sobre eles. 

Entretanto, o que você pode fazer é ter uma comunicação clara e com todas as informações pertinentes ao trabalho, para que assim, os serviços sejam feitos com mais rapidez, clareza e dentro das premissas de orçamento conhecidas. 

Manter esse processo de planejamento de custos evita ter que repensar em novas soluções de projetos, em cronogramas e, por consequência, aumentar novos custos adicionais ao projeto.

Com a ferramenta de Gestão de Orçamentos da Vobi, você especifica produtos e gera orçamentos automáticos. Diga adeus ao Excel!

Veja como funciona essa ferramenta incrível, clicando aqui e acessando o nosso artigo sobre Gestão de Orçamento.

Se você, presta serviços como design e opta pela compra de produtos para seus clientes, em hipótese alguma compre antes dele efetuar o pagamento. Considere até paralisar um projeto até o problema financeiro ser resolvido. 

Tenha sempre um contrato para te resguardar e manter seu fluxo de caixa seguro - isso vai te livrar de muitas dores de cabeça. 

Pensando em descomplicar as tarefas manuais e em permitir que escritórios escalem seus serviços sem onerar a equipe e os custos, a Vobi oferece a ferramenta de "Compras" e "Pagamentos". 

Com o preenchimento de todos os itens e serviços do seu orçamento, é possível visualizar, de forma simples, qual o valor total vai ser investido para a finalização das compras. 

Após todos os itens aprovados pelo cliente, eles são automaticamente adicionados na aba de Pagamentos do seu projeto, sendo possível, então:

✔ Gerenciar todos os pagamentos de produtos e serviços em um único lugar;

✔ Configurar parcelas de pagamento de produtos e de prestadores de serviço, configurando a data de pagamento, a descrição e o valor a ser pago;

✔ Configurar status que irão ajudar a manter o controle das parcelas pagas e valores pendentes;

✔ Anexar comprovantes de pagamento e orçamentos em todos os itens, centralizando as informações em um único lugar.

Veja mais como funciona essa ferramenta, clicando aqui e acessando o nosso artigo sobre Gestão de Compras e Contratações. 

Gerencie seu tempo 

Sabemos que o profissional de arquitetura e interiores precisa se desdobrar para conseguir executar as tarefas do dia, mas como diminuir o estresse trabalhando em contínuo movimento?

O planejamento é um grande aliado para isso. Uma boa gestão de tempo tem como objetivo melhorar de forma inteligente a sua relação com compromissos, tarefas, anotações e contatos e a grande vantagem disso é priorizar e organizar melhor as suas atividades.

Se você não tem um planejamento diário, semanal e até mensal, as demandas externas que ditam o que você deve fazer. Organizar os seus dias te dará uma maior liberdade. 

Agende compromissos em dias alternados para ter tempo de processar as informações necessárias. Um dia para visitas à clientes e no outro trabalho interno para criação. 

Faça pausas entre blocos de trabalho, isso é interessante para descansar a mente e o corpo. Se alongar e descansar o pulso que fica sobrecarregado após muito tempo utilizando mouses e teclados, evita lesões de trabalho repetitivo. 

Desse modo, manter a organização em relação a gestão de tempo é primordial para ter tranquilidade no dia a dia corriqueiro de um escritório. Todas as suas atividades precisam de um prazo - mesmo que você precise adiar. 

Coloque um tempo a mais para tudo o que você for fazer. Assim, quando um imprevisto acontecer, você não irá se estressar ou se desesperar com facilidade.

Quando marcar uma reunião, verifique tudo o que é necessário para que no dia tudo ocorra bem. Se a reunião for acontecer às 15h, pense que você precisará se deslocar - nas grandes cidades -  ao menos 1 hora antes. Confira no Google Maps, o tempo de percurso do trajeto. 

Pense em qual será a pauta, quais materiais serão necessários e salve em plataformas de lembretes - compartilhando com os envolvidos. 

A gestão de reuniões é muito importante para evitar a perda do seu escasso tempo. A dica é sempre definir um horário de início e de término. 

No dia a dia, faça a gestão de e-mails. Crie grupos de destinatários com os contatos de e-mail mais comuns. Não apague os importantes, arquive-os. Nem verifique a caixa de entrada o tempo todo. Tenha horários fixos para responder e organizá-los.  

A ideia é sempre se programar para não andar perdendo tempo. Extermine as atividades desnecessárias e foque em fazer as necessárias de forma prazerosa - será muito recompensador ver que você deu conta de tudo que era importante ou conseguiu reprogramar um novo prazo para elas.  

Estabeleça limites 

Alinhar as expectativas do cliente desde o ínicio te deixará mais tranquilo para trabalhar. Manter o contato semanalmente para relatar o que está acontecendo ou em que fase do projeto você se encontra é essencial para evitar que o cliente entre em contato com você em horários inoportunos, só por mera ansiedade.  

Uma das maiores causas de esgotamento dos profissionais é a falta de limites com os clientes. As ligações e mensagens fora do horário comercial não devem acontecer ou, pelo menos, devem ser evitadas, e você também não precisa responder naquele momento específico.

Não ache que vai perder cliente por isso, até porque, muitas vezes, os clientes não querem receber uma mensagem imediata, só mandaram a mensagem para se livrar da tarefa de “entrar em contato com o profissional de projeto”.

Pense: o que você pode resolver fora do horário comercial? 

Não dá para negociar com lojas, nem adiantar uma obra ou agilizar qualquer processo. Espere até o próximo dia útil e responda dentro do horário adequado para isso. 

Coloque o limite desde o primeiro contato. Defina como eles irão ocorrer, quais os horários e plataformas. Silencie as mensagens e ligações depois do horário de expediente. Nesse caso, o ideal é ter um número só para seus atendimentos profissionais. 

O mesmo vale para outros colaboradores. Pessoas que pedem ajuda excessivamente, e você acaba quase que desenvolvendo a tarefa que não era de sua responsabilidade, devem ser avaliadas e, caso seja necessário, advertidas. 

Todas as dicas juntas aparentam ser um trabalho árduo, mas é só uma questão de mudança de hábitos. A cada semana você vai perceber resultados positivos dentro da sua empresa. Lembre-se de se divertir no processo e do seu grande amor pela profissão.

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Até a próxima,

Equipe Vobi

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Referências:

www.houzz.com

www.zendesk.com.br

www.jll.com.br

www.exame.com

www.rockcontent.com