Quer aumentar suas chances de venda? Comece pela organização

Você já ouviu falar em gestão de oportunidades? Preparamos este artigo para lhe apresentar alguns pontos fundamentais sobre o assunto. Então continue a leitura e comece hoje mesmo a trabalhar na melhor estratégia para o seu negócio. Ao final do texto você terá aprendido sobre:

Aproveite a leitura!

Gestão de oportunidades

Assim chamamos o processo de identificação, comunicação e análise de clientes dispostos a conhecer os serviços até a conclusão e fechamento do contrato - quando tornar-se-á efetivamente um projeto.

Isso envolve acompanhamento de todo o ciclo de atendimento do seu escritório, desde a prospecção até o pós-obra.

Um cliente potencial poderá gerar várias oportunidades de negócio para a sua empresa. Ao entrar em contato com você, o usuário demonstra interesse no seu trabalho e está disposto a entender melhor como funciona seu escritório e como você poderá ajudá-lo com sua “dor”.

Uma boa gestão dessas oportunidades é essencial para alcançar resultados positivos com o marketing digital e para potencializar as conversões em vendas. Isso porque, as informações fornecidas por ele irão gerar dados valiosos que ajudarão a definir quais estratégias deverão ser adotadas. Assim, você conseguirá oferecer a solução certa, para o cliente certo e no momento mais adequado.

E porque isso é importante?

Muitas vezes, o cliente entra encantado pelo marketing bem feito, mas encontra um processo de vendas e atendimento ineficiente, e isto gera frustração e a consequente perda de confiança na empresa. E esse desafio tende a aumentar à medida em que o seu negócio se desenvolve e a clientela aumenta.‍

Acompanhar cada cliente de maneira próxima e personalizada é uma tarefa, no mínimo, desafiadora, mas também pode tornar-se o grande diferencial da sua empresa. Ter sempre documentadas todas as exigências e definições tomadas por seu cliente, desde o momento que ele tornou-se um projeto até o seu feedback na entrega, fortalecerá a relação de confiança ao mostrar que, na hora de tomar as decisões criativas, você levou em consideração cada comentário, desejo e necessidade dele. 

Boas práticas da gestão de oportunidades e projetos

Pensando em facilitar a execução destas tarefas cotidianas tão importantes para o desenvolvimento do seu escritório, vamos apresentar algumas das boas práticas que consideramos serem essenciais para que você consiga ter o controle total das informações e das ações estratégicas que pretende tomar com cada oportunidade e cada projeto.

1. Registro e organização das oportunidades

Para nós, cada pessoa que entra em contato com você e tem interesse em seu trabalho é uma oportunidade.

Este contato talvez não se torne um projeto, mas poderá lhe resultar uma indicação para um amigo. Talvez não faça sentido para a pessoa seguir para as próximas etapas no momento, mas no futuro, quando ela for dar sequência no projeto, se teve uma boa experiência, com certeza voltará e fechará com você.

Desta forma, organizar as informações sobre essas oportunidades - contato, localização do imóvel, principais necessidades, dentre outras - lhe ajudará a orientar melhor a abordagem com cada uma delas, otimizando tempo, esforços e dinheiro.

No caso de um contato futuro, você poderá começar a conversa “um passo à frente” do seu concorrente, visto que já tem acesso às informações e, ao fazer referência a elas, seu possível cliente se sentirá importante por ver que você se lembra de cada detalhe (ele não precisa saber que você tem a carta da organização na manga). Assim, as decisões serão tomadas com base em fatos e de forma muito mais assertiva.

Agora, e se o cliente não fechar?

Você poderá aprender com seus erros. Se você souber fazer a gestão correta destas oportunidades perdidas, você conseguirá extrair dados muito importantes para o seu crescimento e, consequentemente, do seu escritório.

Vamos ver isso na prática? Responda a essas perguntas: 

1. Qual é o processo decisório dos clientes? 
2. Em média, quanto tempo o cliente demora para comprar? 
3. Quantas pessoas estão envolvidas no processo de decisão? 
4. Quais são as principais objeções apresentadas pelos clientes? 
5. Por que os clientes escolhem o seu escritório? 
6. Por que os clientes não escolhem o seu escritório? 

Se você nunca se fez questionamentos como esses, está na hora de fazer. Pois quando você estiver diante destas respostas, você conseguirá corrigir possíveis falhas e melhorar seus pontos fracos.

‍[Leia mais em "6 abordagens para fechar mais vendas"]

2. FUP

Quem trabalha com vendas sabe como é difícil conquistar novos clientes. Por isso vamos te apresentar o conceito do Follow-UP, apelidado carinhosamente de FUP.

A tradução literal de “follow-up” é “acompanhar” e, boa parte dos profissionais que atuam com vendas (lembre-se que você faz parte deste público e seu objeto de venda é seu serviço) ainda não possuem este hábito.

Ele possui basicamente 3 fases e, em cada uma delas, representa uma função importante:

Fase 1 : Pré-venda

Imagine que você tenha enviado um orçamento de um projeto e o cliente ainda não tenha dado nenhuma resposta. Vale então, enviar um e-mail ou ligar para lembrá-lo do assunto e relembrar a importância ao projeto. E isso não significa ser insistente ou chato! Você pode perguntar, por exemplo, se o e-mail foi recebido e se há alguma previsão de retorno. Destacando ainda que você estará disponível para esclarecer qualquer dúvida. Supondo que o cliente tenha respondido que a previsão de aprovação do projeto seja em até 30 dias, você já sabe que não faz sentido entrar em contato com uma semana.

Você poderá estipular prazos levando em consideração a média do ciclo de vendas do seu serviço. E então, de acordo as especificidades de cada cliente você pode flexibilizar o tempo para entrar em contato. O importante é não deixá-lo sozinho na tomada de decisão.

Muitas vezes ele até quer fechar com você, mas não teve tempo de entrar em contato, perdeu seu cartão, esqueceu seu primeiro (e único) e-mail pela caixa de entrada e acabou esquecendo. Ou seja, você precisa lembrar ao cliente que está ali e que respeita o timing de compra dele, sem se tornar inconveniente.

Para demonstrar a importância do FUP na hora de fechar a venda, a empresa americana Velocify fez uma pesquisa e identificou que o número ideal de tentativas de chamada é 6. Ou seja, 95% de todos os leads convertidos são alcançados no sexto contato.

Fase 2: Execução do projeto

Não acompanhar o cliente durante o desenvolvimento do projeto é como dizer: ‘‘não me importo com você, só desejava vender’’.

E se existe um erro que não pode ser cometido em nenhuma hipótese por você é esse: fazer o cliente achar que não é importante! 

Quando o(a) arquiteto(a) faz o acompanhamento em todas as etapas após o fechamento de contrato, o cliente se sente respeitado e passa a desenvolver uma relação de confiança. Isso é essencial para que ele mesmo se torne um promotor da sua marca e ajude na construção de uma cartela de clientes, indicando novos contatos.

Fase 3: Pós-obra

O "follow-up" não se encerra após a entrega oficial do projeto, ele também faz parte das ações de pós-obra. O contato com o cliente deve ser continuado, de forma que ele siga se sentindo importante para o seu escritório.

As ações de "follow-up" nessa fase são:

• enviar um e-mail ou mensagem agradecendo o cliente pela confiança;
• no caso da entrega do projeto, certificar-se de que o cliente ficou satisfeito com o que foi entregue;
• fazer-se presente para ajudar o cliente e tirar eventuais dúvidas, práticas sobre a execução do projeto ou especificações.

Saber quando utilizar o "follow-up" é tão importante quanto saber quando parar de usá-lo. Se em alguma das abordagens o cliente deixar claro que não deseja mais contatos ou que não comprará o produto ou serviço, deve ser descontinuado.

Gerir o tempo de forma mais inteligente por meio de ferramentas digitais poderá te ajudar a otimizar a sua agenda de trabalho, priorizando as tarefas mais importantes, garantindo que negociações não sejam esquecidas e que todo "follow-up" seja realizado dentro do prazo adequado.

‍3. Gestão de documentos 

Todos os dias, as empresas produzem um volume gigantesco de arquivos que contêm informações valiosas. E, atualmente, esses dados são considerados o principal patrimônio de uma empresa e se tornaram recursos de competitividade.

Um estudo feito pela Gartner mostrou que:

• Entre 2% e 5% dos arquivos das empresas são extraviados ou armazenados incorretamente todos os dias (1 em cada 20);
• Aproximadamente 25 horas são desperdiçadas recriando documentos não localizados;
• Entre 10% e 12% dos documentos não são encontrados na primeira tentativa de busca;
• 400 é o número de horas anuais, em média, que os empregados gastam procurando arquivos nas empresas; 

São informações fundamentais, tais como: dados cadastrais, contratos, projetos executivos, arquivos .dwg e .skp(…). Logo, a preocupação com o controle e com a segurança deve ser constante, pois o extravio de um só documento pode gerar prejuízos.

Poucos(as) arquitetos(as) dão a devida importância para a gestão de arquivos, administrando os seus documentos inadequadamente e colocando a empresa em situações de risco. Por isso, centralizar todo esse material em um único ambiente que garanta organização e segurança será de grande valia.‍

4. Gestão de projetos

A eficiência no gerenciamento de projetos está diretamente ligada à satisfação e participação do cliente com os resultados, assim posto, definições de objetivos estratégicos, prazos de entregas, reuniões de alinhamento do escopo e devidos ajustes antes mesmo de iniciar o projeto, são fatores cruciais para o ganho de eficiência e suas consequências.

Desde os processos iniciais, que envolvem as conversas sobre o problema, a solução e o escopo do projeto, é fundamental documentar todos os passos, não apenas para obter informações mais certeiras para a obtenção de resultados, mas para obter a validação do que foi definido.

Isso ajudará a sua empresa a lidar melhor com possíveis “imprevistos” como a solicitação da mudança do escopo do projeto em um momento mais avançado do projeto, questionamentos sobre a autorização de determinada ação e o respaldo de que você apenas cumpriu o acordado. 

Registrar e acessar todas as informações relevantes de uma negociação em um só lugar ao invés de acumular cartões de visita, cadastrar informações em planilhas, manter uma agenda física cheia de anotações e registrar lembretes em post-its espalhados por toda a mesa, não é mais a forma ideal. De maneira muito mais organizada e remotamente acessível, através do uso de ferramentas digitais, você conseguirá gerir toda essa informação de forma inteligente e otimizada.‍

A importância do uso dos aplicativos de gestão

Não é de hoje que organização e gerenciamento são palavras chaves para escritórios bem sucedidos. Ter ferramentas que ajudam nessa jornada é uma das grandes vantagens do mundo digital. 

Fazer o correto registro das etapas de uma negociação em andamento e prospecções de novos clientes, detalhes sobre definições de projetos, informações de contato e toda a documentação desenvolvida (contratos, plantas, referências…) em um só lugar, permitirá que você visualize o seu negócio de maneira macro e possa tomar decisões mais conscientes, além de otimizar o seu tempo e, consequentemente, gerar mais lucro.

Vamos fazer uso de um exemplo cotidiano do(a) arquiteto(a) para que você possa entender um pouco melhor.

Imagine que seu cliente - vamos chamá-lo de José - te ligou  e, na conversa, passou informações sobre medidas e alguns acabamentos que ele faz questão de ter no apartamento que está projetando e você prontamente anota tudo na sua agenda. Tudo parece perfeito até aí certo? Nesse mesmo dia você teve que correr na loja de material de construção porque precisava acompanhar seu outro cliente e ajudá-lo na escolha de uma luminária. Chegou em casa e… cadê a agenda? Você esqueceu na loja de construção. Imediatamente você liga para a loja, mas ninguém achou. 

E agora? E todas as informações que estavam anotadas nela? Não tem jeito, você terá que ligar não só para o José, que tinha acabado de lhe passar todas as especificações, mas também para todos os outros clientes que tinham lhe transmitido informações importantes. Pode parecer simples de resolver e você, nesse caso, conseguirá até explicar o que aconteceu e resolver com diálogo. Mas, e as oportunidades que você anotou o email para enviar uma proposta? Você vai ter que fazer toda a primeira abordagem novamente? Já pensou como isso pode ser ruim no momento da conquista do cliente?

Situações como essas são mais constantes do que gostaríamos que acontecessem e, por isso, ter acesso à uma boa ferramenta, permitirá o gerenciamento dos contatos e informações relevantes, bem como criar um relacionamento saudável e de longo prazo com seus clientes, oferecendo a melhor experiência possível. Além de trazer diversos benefícios para você:

1. Ganho de tempo; 
2. Facilidade na hora da busca de informações e arquivos;
3. Redução no tempo de treinamento de novos integrantes do time e na comunicação com parceiros; 
4. Aumento da capacidade de absorção de novas oportunidades e projetos; 
5. Abordagem assertiva.

Vobi

A Vobi é uma plataforma para você gerir, crescer e transformar o seu negócio de arquitetura ou design de interiores. A nossa missão é empoderar empresas como a sua através de ferramentas (de gestão, criação e marketing), conteúdos (entrevistas, cursos e artigos), conexões (com outros profissionais, fabricantes e fornecedores) e, como resultado final, ser o melhor ambiente para você gerir e crescer o seu negócio de maneira digital e mais eficiente, tendo assim mais tempo para fazer o que mais gosta: criar, inspirar e transformar sonhos em realidade.

Convidamos você agora, para ter acesso ao futuro das ferramentas de gerenciamento, um lugar onde você poderá, de forma simples, organizada e intuitiva, desenvolver todas essas atividades que já lhe apresentamos neste post, enviar emails personalizados, fazer o controle de todas as suas oportunidades e projetos com a correta classificação e setorização, além de contar com o time da Vobi sempre à disposição para orientá-lo em todas as etapas. Não espere mais para fazer parte do futuro da arquitetura, comece agora. 

A partir de hoje, só depende de você para se tornar o escritório do futuro. Vamos juntos!

Ficou interessado? Para fazer parte da nossa plataforma clique aqui e solicite um convite. 

Até a próxima,

Equipe Vobi