Home Office: melhores práticas para uma gestão eficiente

Reformas nas leis trabalhistas e políticas dos ambientes corporativos, tecnologias disruptivas, ingresso de novas gerações no mercado, pandemias... são muitas as complexidades que acabam transformando rapidamente as relações de trabalho. 

O crescimento exponencial do trabalho remoto - tendência mundial que vem sendo implantada na grande maioria das empresas - já era uma prática muito presente no mercado da arquitetura, porém, muitas vezes era vista com certo preconceito pelos clientes e até mesmo pelos concorrentes.

Apenas 38% dos arquitetos do Brasil são assalariados e apenas 20% possuem escritório físico (segundo pesquisa realizada pelo CAU).

Este, então, é o momento para aproveitar a nova realidade, onde escritórios já estabelecidos e que estão começando agora estão com as mesmas condições de trabalho e melhorar a gestão de suas oportunidades, otimizar seu home office e tornar-se referência no mercado da arquitetura.

Neste artigo você irá aprender sobre:

Aproveite a leitura!

Práticas de gestão de Home Office

Trabalho remoto é muito mais do que o estereótipo de passar o dia todo de pijama ou fazer maratonas de Netflix; muito pelo contrário, a implantação deste modelo requer resiliência, organização e planejamento.

Elencaremos agora algumas dicas úteis para lhe ajudar a alcançar a produtividade e o sucesso esperado com o home office, tanto para você que já praticava, quanto para você que teve que se adaptar a ele por conta da pandemia.‍

1. Estabeleça uma rotina

O trabalho em home office consiste em ter as mesmas rotinas e deveres que o presencial.

Seguir uma rotina correta em casa é mais difícil, pois temos total liberdade de horários e atividades. As distrações são muito maiores e o nível de concentração tende a diminuir consideravelmente.

Uma dica para ajudar a organizar a rotina é manter um horário fixo, assim como em qualquer trabalho presencial.

O ideal é levantar cedo, tomar um banho, tomar o café da manhã e depois começar a trabalhar. Procure não mudar os horários dessas atividades de um dia para o outro, para criar uma rotina. Isso ajuda a manter uma constância e a educar o seu pensamento de que, naquele período, o seu tempo é dedicado ao trabalho.

O mesmo cenário se aplica ao final do expediente. Não é por trabalhar em casa que não se deve ter hora para acabar. Além de trazer riscos à saúde no longo prazo, negligenciar o próprio descanso pode gerar uma queda de desempenho nas atividades, trazendo prejuízos na entrega para o cliente.‍

2. Ferramentas

A tecnologia avançou de um modo que adotar o trabalho remoto não é mais um desafio. Requer considerações diferentes para colaboração e comunicação, com certeza, mas no fim das contas não é uma experiência de trabalho de qualidade inferior.

Ferramentas são muito importantes no trabalho remoto porque são a base da comunicação e da gestão de oportunidades, clientes e projetos. Você não pode ir até a mesa de alguém para conversar ou pedir ajuda para encontrar arquivos que estão espalhados na área de trabalho da sua equipe.

Usar as ferramentas adequadas irão otimizar seu tempo e aumentar a produtividade do seu escritório. Leve em consideração:

• Ferramentas de videoconferência (Google Hangouts Meet, Skype, Zoom); 
• Ferramentas de armazenamento de arquivos (Plataforma Vobi, Google Drive); 
• Ferramentas de gestão de tarefas e projetos (Plataforma Vobi, Pipefy);
• Ferramentas de comunicação (WhatsApp, Telegram).

3. Horário

É importante que seu escritório tenha um horário base de funcionamento.

Apesar de uma das grandes vantagens do home office ser a possibilidade de flexibilizar a jornada de trabalho, essa prática exige grande compromisso e responsabilidade de todos para cumprimento e pontualidade na entrega das tarefas designadas.

Ter um horário fixo para início e fim da jornada de trabalho, bem como para reuniões de alinhamento das tarefas, ajudarão a guiar e otimizar a produtividade do seu escritório.‍

4. Comunicação‍

A comunicação é um dos elementos mais importantes para que o trabalho remoto flua.

Mais uma vez, a impossibilidade de se ver pessoalmente com regularidade significa que haverá mais lacunas do que antes. É aí que entra a comunicação detalhada. É importante que todos estejam sempre bem alinhados e que a mensagem transmitida seja clara, tanto internamente quanto para seus clientes. 

A centralização das informações, documentos, especificações e projetos em uma única plataforma, facilitam o acompanhamento e o acesso à informação para você, seu escritório e para seus clientes. (A plataforma Vobi pode lhe ajudar a centralizar tudo em um só lugar).

Atenção no nível de importância da informação que quer transmitir e na urgência e expectativa de resposta. 

• Use a videoconferência e ligações para questões de mais urgência, que envolvam decisões rápidas e apresentações;
• Use áudios ou mensagens no whatsapp, por exemplo, para dúvidas mais pontuais e que ocasionalmente tem certa emergência, como atualizações e mensagens mais curtas;
• Use email para mensagens mais formais, sem urgência, mais longas e que precisem de um contexto melhor.‍

Foque na troca eficiente de mensagens

Sempre forneça contexto em sua comunicação, pois não se sabe o que a outra pessoa está fazendo no momento.

Isso significa não só trocar mensagens de forma mais precisa (evitando, por exemplo, enviar apenas “Oi, José!” e sim, “Oi, José! estou procurando o arquivo .dwg “X”, você pode me ajudar?”), mas também informar ao time quando você estiver indisponível (seja por conta de intervalos ou reuniões).

Por fim, é de bom tom deixar a pessoa a par que você leu a mensagem que enviou à ela e respondê-la apropriadamente.

Tenha atenção redobrada com empatia 

Lembre-se que o tom e a nuance são fundamentais para a interpretação de mensagens e podem se perder e provocar desentendimentos se ausentes, especialmente porque, remotamente, você não conseguirá ter a “leitura corporal” e interpretar como a mensagem está sendo recebida.

Por isso, estruture muito bem sua escrita e considere passar definições importantes por vídeo para que suas intenções, sinais emocionais, verbais e reações fiquem visíveis.‍

Acompanhe seus resultados

‍Mesmo que você trabalhe sozinho, para que você obtenha sucesso, é necessário acompanhar e metrificar a evolução para traçar estratégias de correção dos pontos fracos.

Na hora de medir o nível de produtividade, geralmente contabilizamos tempo gasto na execução de atividades. Porém, na modalidade remota, existem práticas mais eficazes para verificar se o home office está sendo produtivo:

• Ter uma cultura orientada a resultados e não em quantas horas foram trabalhadas, conferindo quais combinados foram entregues; 
• Acompanhar o progresso da performance nas prioridades propostas; 
• Caso tenha uma equipe para lhe auxiliar, é importante analisar o seu desempenho em reuniões informativas para entender as principais realizações, aprendizados e próximos objetivos.
  

O que não fazer no Home Office?

Não ter cuidado com a infoxicação

Infoxicação é um termo criado em 1996 para nomear a doença causada intoxicação de informações oferecidas.

A sobrecarga de comunicação acontece não só pelo número de ferramentas (ex: chat, e-mails e Whatsapp), mas também pelo senso de urgência interruptivo e a avalanche de informações, que geram ansiedade e imediatismo, comprometendo o bem-estar e produtividade. 

Portanto, estruture uma forma de comunicação mais assíncrona (que não precisam de resposta imediata) e estruturada, estipulando poucos canais e estimulando o offline depois do horário de trabalho.‍

Deixar sua equipe à deriva:‍

Se você tem uma equipe para lhe ajudar (mesmo que seja apenas 1 pessoa), especialmente em momentos de crise, é preciso inspirar confiança e lhe dar voz.

Para isso, é sempre importante entender angústias, ansiedades e medos e criar um ambiente de acolhimento, reforçando o papel e propósito da empresa e realizando uma comunicação transparente.‍

Não diferenciar horário de trabalho e horário pessoal:

Tenha um cronograma: inclua pausas e um horário para finalizar seu expediente. Acredite se quiser, um dos maiores problemas é perder a hora e acabar trabalhando mais que o necessário! Por isso, é fundamental ter uma hora para parar.

Existe a suposição de que trabalhadores remotos estão disponíveis a qualquer hora do dia, mas isso deve ser combatido. Para tanto, estabeleça uma política de horário que abranja almoço e intervalos (que deverão ser devidamente comunicados). 

O seu horário de trabalho também deve estar claro para seus clientes.

É importante que você dê atenção e se faça presente para que eles possam confiar em você e em seu trabalho mas, com cuidado, tato e educação, tente estabelecer limites de comunicação para mensagens não urgentes. Assim, você evitará mensagens fora do horário de trabalho preestabelecido, conseguirá se organizar, aproveitar os momentos de descanso e aumentar sua produtividade no horário de trabalho.

A cultura home office é sempre desafiadora, mas é possível! E com o trabalho remoto possibilitando novos modelos, é preciso aproveitar o momento e se adaptar com eficiência e atenção.

Esperamos que este conteúdo ajude a sua empresa a evoluir pelo caminho remoto e na construção de relações de trabalho online produtivas!

‍

Até a próxima!
Equipe Vobi

‍

Referências:

https://blog.trello.com/br/como-trabalhar-de-casa

https://archinect.com/news/article/150190765/how-design-professionals-are-optimizing-their-home-offices

https://blog.hubspot.com/marketing/productivity-tips-working-from-home

https://www.outboundengine.com/blog/limit-daily-distractions-and-improve-focus/

https://medium.com/the-mission/9-effective-ways-to-be-to-be-highly-productive-at-your-home-office-ccf5c3d0afb2