Dicas para apresentação de projeto remota e eficiente

Muito do nosso dia a dia está online - nossa comunicação com pessoas, compras, reservas e calendários, por exemplo. ‍

De acordo com o Pew Research Center , 8 em cada 10 adultos ficam online pelo menos diariamente. 

À medida que nossa confiança nas ferramentas digitais em nossas vidas pessoais e profissionais continua a crescer, também aumentam esses números.

Não é surpresa que, o universo da arquitetura e do design de interiores sofrem influência direta desta tendência, levando à uma adaptação de processos tradicionais para o digital. Com a pandemia, houve um aceleramento desta transição e em um curto espaço de tempo.

A digitalização dos escritórios e o trabalho remoto vieram para ficar. Isso porque a correria do dia a dia, o trânsito intenso e outros contratempos dificultam a chegada do cliente até a loja. Dessa forma, a conexão online permanecerá ajudando na comunicação entre cliente e empresas.

Realizar videoconferências com clientes para apresentações de projetos faz parte desta nova realidade e apresenta desafios, especialmente porque a reunião presencial com o cliente para a apresentação é considerada, para muitos, um fator decisivo para a aprovação da proposta ou de um projeto.

Se você quer saber como não perder a proximidade com o cliente e conseguir fechar vendas mesmo a distância, sem baixar o índice de conversão da sua empresa, convidamos você a continuar lendo este artigo, pois separamos algumas dicas que irão lhe ajudar. Ao final do texto você terá aprendido sobre:

Aproveite a leitura!

Prepare-se com antecedência

O primeiro passo para uma apresentação de projeto remota bem sucedida, acredite se quiser, é o mesmo de uma apresentação frente à frente com seu cliente: A preparação.

Por conta da facilidade de ligar o computador e já estar na reunião, muitas pessoas acabam deixando para o último minuto e, por isso, dificuldades com programas que não abrem, microfones que não funcionam e câmeras que não mostram a imagem acabam sendo mais comuns do que se deseja.

Por isso, imite um ambiente de reunião pessoalmente e chegue cedo.

Chegando cedo à reunião virtual, você terá o tempo necessário para preparar a sala, configurar qualquer equipamento eletrônico, resolver as dificuldades técnicas e se sentir confortável. ‍‍

Tenha seu laptop carregado ou, melhor ainda, conectado à tomada e sons de notificação desativados para evitar surpresas indesejadas durante sua apresentação. Verifique se todo o software e arquivos necessários são baixados e atualizados.

Se for utilizar programas como autocad ou sketchup para a apresentação, uma dica é deixar salvo em uma pasta alguns prints que mostrem a ideia principal que gostaria de passar, assim, caso travem durante uma apresentação, você terá um plano B para não prejudicá-lo.

Defina um lembrete para desligar todas as janelas e programas desnecessários enquanto você estiver apresentando e peça à sua família ou colegas de quarto para interromper a transmissão de vídeos ou jogos para que você tenha a melhor conexão possível em reuniões domésticas. ‍‍

Tente manter animais de estimação, crianças ou outras pessoas que estejam em casa fora da sala enquanto você estiver apresentando. Por mais que você os ame, uma participação especial deles provavelmente não é apropriada agora.

E se uma criança aparecer durante sua vídeo chamada? Não será o fim do mundo! Você deve simplesmente fazer uma pausa rápida para conduzir seu hóspede indesejado.

Torne a experiência agradável

Quando você faz uma apresentação em uma sala de conferência, você tende a querer ir direto ao projeto, mas uma abertura descontraída, com uma conversa para "quebrar o gelo" pode criar uma conexão entre você e as pessoas a quem você está apresentando.

Começar com uma conversa informal ou, melhor ainda, perguntando como as outras pessoas estão, poderá fornecer dicas estados de humor, do local onde estão e lhe ajudar a alcançá-las melhor enquanto fala.

É importante sempre ficar atento ao tempo. Apresentações longas geram desinteresse e, só porque não há outro cliente esperando do lado de fora da próxima reunião, não significa que você deva ignorar quanto tempo leva a sua apresentação. O tempo de todos é valioso e precisa ser respeitado.

Por fim, fique atento à linguagem corporal durante a apresentação. Não ter esse elemento pode ser uma parte complicada de apresentações remotas que permite ver seu público, mudanças de postura, gestos e nuances vocais pode dificultar a transmissão da mensagem, por isso, sempre que possível, compartilhe seu vídeo e incentive seu cliente a fazer o mesmo, assim a experiência ficará mais próxima de uma reunião no mesmo espaço físico.

Como montar uma boa apresentação?

Com a constância da apresentação de projetos online, é importante que este processo se torne simples e eficiente para você. Por isso, recomendamos que você separe um tempo para elaborar um modelo de slides padrão onde você precise apenas atualizar as informações e imagens para cada nova apresentação.

Lembre-se do objetivo da apresentação: mostrar para o cliente que você entendeu suas necessidades e que sua solução o atenderá plenamente.

No primeiro slide, por exemplo, o ideal é que seja feita uma explanação geral do projeto, para que aproxime as expectativas do cliente com as propostas arquitetônicas.

Em seguida, é importante apresentar os conceitos e metodologias utilizados em sua realização, mostrando como as soluções técnicas e estéticas escolhidas atendem à demanda do cliente.

Ao longo dos slides, diversifique o conteúdo para prender a atenção do cliente. Especialmente na área da arquitetura e do design de interiores, o uso de imagens de diversos tipos e tamanhos, com texturas e cores de destaque, são aliados na hora de convencer o cliente a aprovar um projeto.

Mesclar plantas com projeções da obra pronta, videos, cortes e fachadas são ótimas opções. Aproveite para mostrar maquetes em 3D, croquis e plantas de referência para se aprofundar tecnicamente no projeto e demonstrar conhecimentos sólidos aos clientes, além de imagens impressionantes.

Outra dica para sua apresentação de projeto ser um sucesso é mostrar o passo a passo do trabalho, explicando como você chegou à solução que está apresentando.

Ao detalhar o processo criativo, você prende a atenção do público e facilita a compreensão do que está mostrando. Além disso, é uma forma de destacar que você entende do que faz e que aquela solução está sendo apresentada por um motivo.

Apresente no tom certo

Um cuidado importante ao apresentar um projeto para o cliente é usar o tom certo para cativar a audiência, especialmente se a apresentação for remota. Técnicas como oscilar o tom de voz e fazer algumas perguntas no meio da apresentação ajudam a manter os ouvintes interessados e, também, a testar a atenção de quem está participando da reunião.

Seja didático ao explicar o projeto e aposte em recursos como ilustrações, maquetes, croquis e toda sorte de ferramentas visuais. Independentemente do que escolher, é preciso se certificar de que o cliente realmente está entendendo as soluções apresentadas.

Pergunte se há dúvidas e, se necessário, explique novamente, até ter certeza de que seu cliente compreendeu o que você está tentando transmitir.

Trate dúvidas e perguntas de forma natural. Quando o cliente questiona certos pontos da apresentação significa que ele está interessado. Se a audiência der a entender que não compreendeu alguma parte do que foi mostrado não repita o que expôs. Procure uma nova abordagem, mais clara e objetiva.

Peça a opinião do cliente sobre o projeto, o custo, colete suas impressões, busque saber pontos positivos, negativos e, principalmente, se o que você apresentou atendeu às expectativas da empresa. Ao terminar sua apresentação, analise se haverá a necessidade de marcar uma reunião extra para discutir pontos específicos do projeto.

E se algo der errado com a minha apresentação?

Mas o que acontece se, apesar de toda a sua preparação, algo der realmente errado durante uma apresentação on-line?

Todos cometemos erros e, às vezes, algo totalmente fora de seu controle pode acontecer. O segredo para sobreviver é como você responde quando o inesperado ocorre.

Aconteça o que acontecer, seu cliente também é humano e, especialmente com tantos de nós trabalhando em casa durante a quarentena, todos sabemos que às vezes trabalhar e apresentar remotamente significa planejar o não planejado.

[Leia também sobre "Como liderar em momentos de caos e complexidade"]

Seja criativo

Em suas apresentações de projeto, você sempre procura proporcionar as melhores experiências para seu cliente.

Se você trabalha com escritório físico, oferece um café, água (...). Se trabalha em formato home office, procura marcar as apresentações em um café confortável, um coworking que lhe ofereça uma boa infraestrutura, certo? Então, que tal inovar e tentar trazer um pouquinho desta experiência para as apresentações virtuais?

Se você agendou uma reunião no meio da tarde, por exemplo, você pode surpreender o seu cliente e enviar um café para compartilharem durante a conversa.

Este é apenas um exemplo, mas só você conhece o seu cliente e como pode surpreendê-lo positivamente. Utilize-se da criatividade para diferenciar-se no mercado e conquistar sua fidelidade.

Por fim, esteja você atualmente trabalhando em um escritório, somente online ou trabalhando com uma mistura de ambos, a Vobi está aqui para ajudar.

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Até a próxima,

Equipe Vobi

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Referências:

https://www.ivy.co/designers/magazine/ivy-news/online-vs-in-person-product-sourcing/

https://www.projectengineer.net/how-to-give-a-stunning-project-presentation/

https://www.foccolojas.com.br/blog/apresentar-projetos-remotamente/

https://www.pewresearch.org/fact-tank/2019/07/25/americans-going-online-almost-constantly/

https://www.vivadecora.com.br/pro/gestao/apresentacao-de-projeto-arquitetonico/