Gestão financeira para arquitetura e construção civil: como fazer o seu negócio se manter no mercado e crescer

A gestão financeira é a base para a vida de qualquer negócio de arquitetura e construção civil. Todas as outras competências que vão além da formação do profissional, como estratégia de vendas e marketing são orientadas pelo controle financeiro. A negligência ou imperícia da gestão pode levar à falência da empresa. Portanto, é essencial que ela seja aplicada o quanto antes. Mas, afinal, o que é a gestão financeira?

Gestão financeira é todo controle, administração, acompanhamento e planejamento das finanças de um negócio. Possui como principal objetivo a maximização dos resultados, ou seja, os lucros. Para isso, utiliza de processos, métodos, ferramentas e padronização para alcançar melhores resultados financeiros.

Nesse artigo, você vai entender porque é tão importante ter controle sobre a contabilidade da sua empresa, quais os benefícios dessa prática e como elaborar a sua gestão de forma correta. Além disso, separamos dicas para que você possa alcançar uma gestão financeira de alta performance e evitar erros comuns na hora de gerir a seu negócio. Acompanhe o conteúdo através do seguintes tópicos:

Aproveite a leitura!

A importância da gestão financeira para o seu negócio de arquitetura e construção civil

Um estudo realizado pelo SEBRAE, acerca da “Sobrevivência das empresas no Brasil” em 2016, mostra que os empreendimentos são encerrados por diversas causas financeiras, dentre os principais fatores estão: falta de acompanhamento de despesas e receitas, falta de planejamento e não negociação de prazos com fornecedores. Ou seja, duas das principais causas da mortalidade de empresas brasileiras estão diretamente ligadas à ausência ou insuficiência da gestão financeira. 

A pesquisa “Demografia das Empresas”, realizada pelo IBGE em 2017, mostra que 62% das empresas fecham após cinco anos de funcionamento. Para pequenos negócios, o estudo mostra que apenas 31,3% das empresas seguem abertas após os primeiros cinco anos. Esses dados refletem a importância do controle financeiro para o sucesso no mercado. Vamos ver como a gestão influencia diretamente no curso de um empreendimento:

A gestão financeira trata do controle da situação atual e planejamento da situação futura. O planejamento considera as metas, reúne informações do mercado e do serviço prestado para, então, elaborar estratégias e obter êxito. O controle financeiro é fundamental para acompanhar as estratégias aplicadas, identificar quais são os pontos fortes e fracos e modificá-los com precisão para obter os resultados desejados. 

A gestão também é responsável pela consistência da sua empresa no mercado de trabalho. É através dela que será possível tomar ações e medidas preventivas para possíveis imprevistos e dificuldades, organizar as entradas e saídas para manter o capital de giro - reserva de dinheiro que garante o funcionamento do negócio - e garantir a competitividade com a concorrência.  

Além da continuidade, a gestão financeira também é responsável pelo crescimento da sua empresa. O controle financeiro permite uma visão ampla do desempenho do negócio, destacando quais áreas geram mais lucro e quais geram mais custo. Através da análise dos dados é possível direcionar os recursos disponíveis para os pontos que vão trazer maior retorno, ou seja, os investimentos são assertivos. 

A tomada de decisão pode ser muito complicada quando não está embasada pelos dados administrativos e financeiros. Isso vale tanto para novos investimentos quanto para fechamento de contratos. Suponha que você receba uma demanda de projeto com prazo curtíssimo de entrega. Como saber se vale a pena ou não fechar esse contrato?

Se o seu negócio contar com uma boa gestão financeira, será possível reorganizar os cronogramas para não comprometer os projetos em andamento, calcular a hora extra dos funcionários, custos com profissionais externos e fornecedores envolvidos para aquele prazo em específico e, então, averiguar se o preço do projeto é vantajoso ou não. A gestão possibilita decisões assertivas e benéficas em diversos âmbitos, assegurando maior chance de sucesso.

Os benefícios da gestão financeira

Além de ser essencial para a consistência e crescimento, a gestão financeira traz consigo outros benefícios. O primeiro deles é a organização financeira da sua empresa, a qual irá facilitar as transações, elencar datas de recebimento e pagamento, possibilitando um ótimo controle do capital de giro, além de ser o ponto de partida para compilar as informações que vão possibilitar o planejamento, definição de metas e tomada de decisões e investimentos.

É possível minimizar e evitar prejuízos, pois o controle financeiro reduz o erro no cálculo de venda e precificação, os quais podem colocar a empresa em posição devedora. Ele também oferece embasamento para evitar contratos desvantajosos e possibilita que a empresa lide com possíveis adversidades, como inadimplência e imprevistos. 

Outro benefício é a redução de gastos, pois é fácil identificar quais custos estão trazendo retorno e quais são dispensáveis, possibilitando o direcionamento eficiente dos recursos.

Além disso, é através dela que é possível tornar o ambiente empresarial favorável ao crescimento. Como vimos anteriormente, a negligência do controle financeiro é a grande causa da falência de jovens empresas. A boa gestão permite a definição de objetivos, elaboração do planejamento, acompanhamento e adaptação de estratégias para garantir um negócio próspero.

O controle e planejamento à primeira vista podem parecer complexos. A área de contabilidade, apesar de ser essencial para os negócios de arquitetura e construção civil, não faz parte do currículo do profissional e pode causar um certo receio. Mas não se preocupe, nos próximos tópicos vamos te mostrar como fazer a gestão financeira da sua empresa e listar dicas para obter sucesso.

Como fazer a gestão financeira da sua empresa

É importante lembrar que a gestão financeira não é um procedimento único e padronizado. Cada empresa molda o seu modelo de acordo com as suas preferências, conveniência e tamanho. Conforme o seu negócio for crescendo, a sua gestão vai se solidificando e se tornando mais complexa. É natural que aos poucos você identifique a necessidade de acompanhar métricas mais específicas, utilizar ferramentas mais avançadas e até contratar pessoal especializado.

Porém, independente do modelo de gestão ou do tamanho, toda empresa deve considerar alguns pontos essenciais para manter o controle financeiro e projetar perspectivas. Para empresas pequenas ou iniciantes, a aplicação dos pontos a seguir tem impacto significativo na consistência e crescimento. Confira os principais fatores para serem aplicados na sua gestão financeira:

Gestão do fluxo de caixa

O fluxo de caixa representa o dinheiro que entra e sai da sua empresa em um determinado período de tempo. O dinheiro que entra é composto pelo pagamento dos serviços oferecidos, ou seja, o pagamento dos seus clientes. O dinheiro que sai é referente à operação, ou seja, todos os custos para manter o negócio funcionando, isso inclui os custos da instalação física, materiais necessários para execução, profissionais terceirizados, impostos, e etc.

Pense no fluxo de caixa empresarial como um tanque de água. Se entra mais água do que sai, você sempre terá água suficiente. Neste caso, seu fluxo de caixa é positivo. Do contrário, se a torneira do seu tanque fica mais aberta do que fechada, você corre o risco de ficar sem água. Nesta situação, seu fluxo de caixa é negativo.

O controle do fluxo de caixa é realizado através do “Demonstrativo do Fluxo de Caixa”, ou “DFC”, o qual mostra com clareza onde os recursos foram aplicados e de onde eles chegaram. A planilha que compõe o DFC também pode trazer informações como lucro e prejuízo, variação de despesas e receitas, lucratividades anual dentre muitas outras variáveis, dependendo da complexidade da sua gestão financeira.

A interpretação do DFC permite ao gestor antecipar o comportamento do caixa nos próximos meses, se preparar para aberturas negativas, garantir que o negócio não vai assumir dívidas que não possa pagar, identificar oportunidades de investir e tomar decisões embasadas para saber em qual área aplicar os recursos. Para isso, é necessário que o DFC seja sempre atualizado e organizado, detalhando ao máximo cada item. Podemos categorizar as contas em:

• Ativos: representam o patrimônio da empresa. São as máquinas adquiridas, empréstimos e até mesmo imóveis. Para acompanhá-los mais de perto pode-se elaborar o balanço patrimonial.
• Passivos: representam as contas que a empresa é devedora, como pagamento a fornecedores, banco e obrigações fiscais. 
• Receita: representam todas as entradas no caixa. Em empresas de arquitetura e construção civil ela é predominantemente composta por pagamento dos clientes pelos serviços prestados. 
• Despesas: representam todas as saídas do seu caixa, como pagamento de débitos e salário de funcionários. As despesas não devem ser maiores que sua receita, causando assim um furo no caixa. Esses valores servirão de base para o planejamento do orçamento dos próximos meses.

#Dica: Registre receitas e despesas de forma simplificada através da ferramenta de gestão financeira da Vobi.

Registre parcelas a pagar ou a receber com informações relevantes para manter-se atualizado sobre o estado financeiro do seu negócio.

Gestão de investimentos

Primeiramente é preciso esclarecer a diferença entre investimentos e gastos. Os investimentos são recursos aplicados com a finalidade de retorno financeiro a curto, médio ou longo prazo. Pode ser a aquisição de um bem, modernização de sistemas, terceirização de setores, dentre outros. Os gastos, por sua vez, são recursos utilizados para pagamentos pontuais, como despesas fixas de água e luz, pagamento de funcionários, etc.

A gestão financeira vai analisar se um investimento é viável para a empresa ou não, baseando-se nos custos que serão cortados e no valor investido, para então tomar uma decisão. Por exemplo, suponhamos que o seu negócio deseja reduzir os custos com plotagem e considera investir em uma impressora plotter. A gestão deve considerar quanto é gasto com impressões por mês, o valor da impressora e sua manutenção, cartuchos e papéis.

Se a sua empresa faz muitas impressões, o investimento pode ser viável. A gestão vai analisar quanto tempo vai levar para que o gasto inicial seja coberto e como o capital de giro vai lidar com essa “abertura” no caixa até que investimento gere o retorno financeiro. Todos desejam ver o seu negócio crescendo. É natural que você queira modernizar a estrutura física, adquirir equipamento e ampliar a equipe.

Porém, é importante ter em mente que “dinheiro sobrando” não deve ser imediatamente investido, isso pode levar a decisões impulsivas que no final serão apenas mais um gasto. O ideal é manter uma conta para investimentos, onde se aplica parte dos lucros e, quando a gestão financeira identificar a necessidade ou o potencial para investir, utilizar esses recursos em conjunto com as projeções, administração do caixa e controle do capital de giro.

Observe a saúde financeira do seu empreendimento de maneira flexível e conveniente. Desfrute da praticidade onde quer que esteja, através do aplicativo da Vobi, que proporciona a análise dos resultados financeiros por projeto ou obra a qualquer hora e em qualquer lugar.

#Dica: Acompanhe a saúde financeira do seu negócio de maneira flexível e conveniente:

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Gestão de crises

Ainda que sua empresa tenha um bom fluxo de projetos e obras, não é possível prever quando esse fluxo pode parar. A demanda de projetos tem relação muito íntima com a economia nacional e regional, as quais podem oscilar por diversos fatores. É necessário estar preparado para momentos de escassez, elaborando planos de contingência e acumulando reservas financeiras. Mas nem sempre isso ocorre.

Em um momento de crise, é necessário identificar quais são as prioridades, elencando quais contas devem ser pagas primeiro e quais podem ser postergadas. Nesse momento, é muito importante negociar prazos e descontos com os fornecedores. Lembre-se que a falta de negociação é uma das principais causas de falência dos empreendimentos. Converse com as pessoas envolvidas e identifique quais pontos são flexíveis para, então, utilizar o seu capital de giro e lidar com a situação da melhor forma possível.

#Dica: Com a ferramenta de gestão financeira da Vobi, você consegue ter clareza dos resultados do seu negócio, tomar decisões assertivas, identificar oportunidades de corte de gastos e melhores investimentos.

Planejamento financeiro

O controle financeiro é importante, porém a gestão financeira também trata do planejamento para o futuro. É essencial que a sua empresa vise um crescimento próspero e, para isso, é preciso tomar ações estratégicas, através de projeções e do planejamento financeiro. 

Um estudo realizado pela Treasy aponta que 40,5% das empresas não desenvolvem um planejamento, esse dado é preocupante, visto que a maior parte das pequenas empresas fecham após os primeiros anos. É preciso pensar além do fechamento do caixa no fim do mês e começar a investir no desenvolvimento do seu negócio.

O planejamento financeiro é responsável por entender onde a sua empresa está, aonde ela quer chegar e como esse objetivo será alcançado. Ele vai mostrar o panorama dos seus custos e guiar os investimentos, baseando-se nos objetivos, missões e valores da empresa. O planejamento também auxilia as decisões da gestão financeira, indicando riscos do mercado, potencial comercial e diferencial competitivo. Para elaborar o seu planejamento é preciso seguir as etapas:

• Situação atual: compreende o estado financeiro corrente da empresa. Nessa etapa, é necessário avaliar o histórico financeiro para listar custos fixos e variáveis e antecipar a receita necessária para manter o seu negócio. Nessa conta também devem entrar os investimentos que a empresa vai arcar, pois somente assim será possível harmonizar as contas em um saldo positivo nas próximas etapas. Se a empresa não possui histórico, realize uma aproximação, baseando-se nos valores mais reais possíveis.
• Objetivo: essa etapa deve responder a pergunta “onde eu quero chegar?”. Projete seus objetivos para serem alcançáveis, porém desafiadores para o período de um ano. Classifique-os por prioridade e, quando o objetivo for “muito grande” quebre-o em metas mais fáceis de serem cumpridas. Ter um objetivo é essencial, pois não é possível avaliar o desempenho da empresa quando não se tem a definição do que se pretende alcançar e, nesse caso, é impossível elaborar um plano de ação estratégico. 
• Planejamento: etapa que consiste em executar o planejamento financeiro de fato. Com os objetivos e metas definidos é possível definir as estratégias e elaborar orçamentos e planos de ação para cumprir as metas. Esses planos consideram a estratégia de vendas e estratégia de marketing, por exemplo. Eles podem envolver redução de custos, aumento de investimentos e vendas, etc.
• Acompanhamento: trata da supervisão das estratégias aplicadas. Essa etapa vai apontar quais métricas devem ser acompanhadas e informar à gestão financeira se é necessário modificar alguma estratégia para que as metas sejam alcançadas. Para que o acompanhamento seja efetivo, é importante que os dados do fluxo financeiro sejam atualizados e analisados constantemente.

Planejamento tributário

O planejamento tributário pode ser feito em conjunto com o planejamento financeiro, pois dividem a mesma receita, porém a montagem de despesas é diferente. Ao invés de elencar custos e investimentos, o planejamento tributário considera todos os impostos pagos e estuda possíveis descontos legais. Aqui também entram as obrigações tributárias com o CAU. 

Dicas de boas práticas da gestão financeira

Agora que você já sabe como montar a sua gestão financeira, vamos listar algumas dicas de ouro que podem te poupar muita dor de cabeça e potencializar as suas chances de sucesso. Vamos lá!

• Separação profissional x pessoal: essa dica é praticamente universal em todos os modelos de gestão. Muitas empresas iniciantes tendem a misturar as pessoas físicas e jurídicas. Esse erro pode distorcer o lançamento e a interpretação de dados, gerando planos estratégicos equivocados. Separe as contas bancárias, você não é a sua empresa. Não utilize os recursos do caixa para cobrir despesas pessoais, isso pode afetar o seu capital de giro e comprometer a saúde financeira.
• Defina um pró-labore: o pró-labore representa um salário que você define para si mesmo. Este dinheiro será utilizado para arcar com as contas pessoais, protegendo o capital de giro. Mesmo que o negócio fature mais que o esperado, retire apenas o que foi acordado e utilize os recursos excedentes em investimentos. Após a solidificação da empresa é possível destinar uma porcentagem dos lucros para somar ao seu pró-labore e salário dos funcionários.
• Organização: a gestão financeira não funciona sem uma boa organização de dados. O lançamento de todos os valores, mesmo que pequenos, e de forma detalhada é essencial para a montagem do Demonstrativo do Fluxo de Caixa. Além disso, é necessário manter todos os documentos fiscais e contábeis em dia, tanto para controle da gestão financeira, quanto para fiscalização de órgãos da administração pública.
• Software de gestão: no tópico anterior destacamos a importância de ter os documentos fiscais e contábeis sempre organizados. Para pequenas empresas é possível lidar com pastas físicas ou digitais, através da digitalização dos documentos e planilhas excel.
• Profissional de contabilidade: quando a sua empresa estiver grande demais para que você a gerencie, ou se você identificar que sua gestão financeira não está sendo eficiente, até porque essa não é sua formação, considere contratar um contador. No início essa opção pode ser inviável financeiramente, mas tenha em mente que essa terceirização é um investimento. O contador vai te auxiliar a estar em dia com a lei, evitando prejuízos e multas, e oferecer interpretação clara das informações.
• Precificação correta: para que a receita seja compatível com as despesas e gere lucros é necessário que seu trabalho seja precificado corretamente. Grande parte dos profissionais cobram por metro quadrado projetado. Para definir esse valor, considere os seus custos mensais, as horas produtivas do seu negócio e o tempo para “projetar um metro quadrado” - liste as áreas dos projetos que realizou, o tempo necessário e tire uma média. A partir daí é possível definir as porcentagens de lucro em cima do seu trabalho.  
• Fornecedores e parceiros: a área da arquitetura e construção civil lida com diversos setores e, por vezes, é necessário terceirizar alguns serviços, como projeto estrutural, marketing e até mesmo a gestão financeira. Eles são fundamentais para o crescimento do seu negócio e vão te ajudar a eliminar problemas específicos, reduzir custos, garantir a qualidade do serviço e aumentar a satisfação e fidelização de clientes. Os fornecedores e parceiros influenciam no prazo e funcionalidade da sua empresa, portanto é necessário selecioná-los com cautela.
• Reserva de emergência: como vimos na gestão de crises, a reserva de emergência é um divisor de águas em momentos de escassez. É natural que o negócio tenha que lidar com imprevistos ou passe por períodos de baixa atividade. O ideal é acumular uma reserva de três a seis meses de custos, proporcionando bastante segurança.

Independente de qual seja a sua área ou o porte da sua empresa,o fato é que a gestão é essencial para o sucesso. Investimentos podem parecer muito complexos, mas tudo fica mais claro com o controle da situação atual e previsão da situação futura. Não entre para a estatística de empresas fechadas, inicie a gestão financeira do seu negócio o quanto antes!

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Até a próxima,

Equipe Vobi