Briefing de Arquitetura: Guia simples e completo

Todo projeto, independente do tamanho ou da categoria, deve começar com um bom briefing de arquitetura. Fazer as perguntas certas, nesta primeira etapa, pode ser uma ferramenta poderosa que irá auxiliar a expressar os sentimentos dos clientes em uma proposta adequada em todos os sentidos: financeiro, estético e funcional.

Além disso, ter um bom roteiro ajuda na melhor gestão de tempo, pois, estando de acordo com as expectativas do cliente na hora da apresentação, torna-se possível minimizar o retrabalho e a quantidade de modificações solicitadas.

Neste artigo, serão abordadas, de forma simples e clara, as orientações para elaboração de um briefing de arquitetura de alto desempenho. Confira:

Aproveite a leitura!

O que é Briefing?

No cotidiano profissional dos arquitetos e designers, é chamado de “Briefing” a reunião inicial realizada com o cliente, onde o mesmo expõe suas necessidades, desejos e informações técnicas necessárias para dar início ao planejamento. O documento produzido nesta entrevista deve conter todos os dados fundamentais para a orientação e elaboração do projeto, desde a concepção até a conclusão.

Vantagens de um Briefing de Arquitetura bem elaborado‍

1. Direcionamento: Qual revestimento escolher em meio a tantos disponíveis? Fazer uma cozinha com o conceito aberto ou tradicional? Projetar algo que o cliente não pediu é o maior erro que se pode cometer. Arquitetura é produção de sonhos, por isso, é importante conhecer a história do cliente. Entender bem suas necessidades garantirá uma excelente relação profissional.

2. Otimização de tempo: Sabendo quais as preferências do cliente, fica muito mais fácil de começar o desenvolvimento do projeto e, consequentemente, as demais etapas fluem conforme o planejado, garantindo o cumprimento de prazos. Assim, se torna possível otimizar o tempo, além de conseguir dedicar-se a outras atividades.‍

3. Retrabalhos: Refazer um trabalho é um atraso na rotina de qualquer escritório de arquitetura. Entendemos bem que "tempo" é um fator escasso para todos. Neste caso, o briefing de arquitetura entra com a função de reduzir a margem de insatisfação, pois, com as informações corretas, há menos chances de acontecerem erros ao longo do percurso.‍

4. Diga adeus às “múltiplas versões”: Quem nunca precisou fazer diversas versões de um mesmo projeto? Ao montar o briefing corretamente, isso não deverá mais existir. Ele permitirá fazer uma versão assertiva da proposta, aumentando as chances de aprovação, evitando gerar mais dúvidas e indecisões.‍

5. Organização e planejamento: O principal objetivo do briefing de arquitetura é reunir as informações mais relevantes sobre as necessidades do cliente. Dessa forma, todas as informações essenciais para a elaboração do projeto estarão à mão.

O segredo para um Briefing de Arquitetura de alto desempenho

Para surpreender o cliente sempre de forma positiva, é preciso desenvolver o programa de necessidades em conjunto, de maneira colaborativa, e fazer as perguntas certas, ficando atento para “pescar” coisas que o cliente possa estar esquecendo, além de auxiliar no balanceamento de informações distorcidas ou possíveis exageros.

Apesar de ser algo subjetivo - cada arquiteto acaba desenvolvendo sua própria maneira de conduzir - a estruturação de um bom briefing deve seguir um procedimento padrão bem estruturado que diminua as chances em que situações inconvenientes ocorram na hora de fazer o projeto, reduza o tempo gasto em modificações de plantas e aumente consideravelmente a aceitação das ideias já na primeira apresentação.

Afinal, menos alterações é igual a mais dinheiro no bolso e mais tempo para focar em outros projetos, não é mesmo?!

Pode parecer óbvio, no entanto, poucos são os que realmente param e se dedicam a estruturar passo a passo a reunião com o cliente, previamente.

Fique atento! É importante analisar se, sempre após a reunião, tornou-se comum precisar contatar novamente o cliente, a fim de tirar alguma dúvida que deveria ter sido esclarecida na entrevista ou mesmo se certificar de alguma informação faltante.

5 elementos de um bom Briefing de Arquitetura

Na hora de realizar a entrevista inicial com o cliente, existem diversos tipos de briefing de arquitetura diferentes que devem ser considerados de antemão, pois direcionarão a conversa. Seja uma reforma residencial, comercial ou de design de interiores, o fato é que, de maneira geral, existem 5 fatores que devem estar presentes em qualquer um dos modelos.

E para entender melhor cada tipologia, confira nosso artigo completo sobre tipos de briefing de arquitetura.

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1. Objetivos

Na hora de buscar um arquiteto para realizar um projeto de arquitetura e/ou interiores, todo cliente possui um objetivo. E aqui estão alguns exemplos:

• Ele pode estar se mudando para um apartamento maior porque o que mora hoje não atende à todas as suas necessidades;
• Ele pode estar se mudando para um apartamento menor porque os filhos saíram de casa e estão com muito espaço obsoleto;
• Ele deseja reformar um apartamento antigo para vender;
• Ele deseja apenas fazer uma reforma simples para usar o aluguel do imóvel como investimento.

Após um primeiro contato, entender o objetivo do cliente em contratar os seus serviços, pode ser o ponto de partida para balizar as demais perguntas a serem feitas durante o briefing.

Se o cliente estiver, por exemplo, apenas reformando um apartamento para investimento, não faz sentido perguntar a ele sobre sua rotina ou se pretende ter mais filhos, não é verdade?! Fazer esse tipo de pergunta para um cliente com perfil empresarial poderá ocasionar o efeito contrário ao desejado.

2. Estilo de vida

Nessa fase de levantamento de informações, cada detalhe é importante. É nesse elemento que estão escondidos itens que poderão ser decisivos na aprovação do projeto. 

Há quem compare a profissão do arquiteto à de um psicólogo e, pensando bem, faz todo sentido!

Na hora do briefing é preciso entender todas “as dores” do cliente, mas sem ser direto. Quanto maior for a empatia, maior as chances de conseguir abertura e informações relevantes que não seriam extraídas em uma conversa rápida e direta. 

Lembre-se que o tempo “perdido” em uma conversa agradável, irá proporcionar muito mais tempo livre lá na frente. Por isso, busque explorar questões subjetivas, como por exemplo:

• O que traz boas memórias aos donos da casa? 
• O que colocar no projeto que agradaria o cliente? 
• O que tem que ter no projeto para transformar este apartamento em “lar”?

Na hora da apresentação, ver itens que remetem a coisas afetivas, aumenta consideravelmente o índice de satisfação, pois o cliente se sentirá realmente importante. Assim sendo, entenda a rotina da família:

• Quantas pessoas moram na casa? 
• O que gostam de fazer no tempo livre?
• Quais são seus hobbies?
• Tem pets?
• Praticam esportes?

Pode parecer simples, mas faz toda a diferença na hora de definir o layout e as divisões internas dos cômodos, definir a decoração, os materiais a serem utilizados e até mesmo a distribuição interna dos armários. 

Por exemplo, imagine o cenário de um casal de clientes que ama surfar, onde será necessário pensar em uma solução para guardar as pranchas. Veja que um questionamento simples é capaz de influenciar diretamente nas decisões do projeto: 

• Colocar um armário específico na parede da área de serviço? 
• Deixar um espaço em cima do guarda roupa do closet? 
• Dar destaque e colocá-las na parede da sala? 

Para “bater o martelo”, deve-se ter entendido muito bem quais são as expectativas. Estas questões não teriam surgido se, ao realizar o questionário de briefing para arquitetura, não houvesse tido uma preocupação em conhecer os hobbies do casal.‍

3. Necessidades x Desejos

Compreender e estar bem alinhado com o cliente sobre a diferença de suas necessidades e seus desejos é algo fundamental para que se tenha 100% de aprovação na entrega final do  projeto e, consequentemente, da obra. 

Entende-se por necessidades os pontos que são essenciais e que não podem ser deixados de lado. Já os desejos, estão muito relacionados ao fator financeiro: são itens que o cliente gostaria muito que fossem incluídos, mas que não são indispensáveis ao projeto.

O papel do arquiteto, neste caso, é avaliar se o que o cliente aponta como obrigatório é realmente algo indispensável e entregar para ele algo que atenda às suas reais necessidades.

Por exemplo, um cliente pode mencionar que precisa de duas cubas para lavar roupas, mas ele mora sozinho e lava a roupa em uma lavanderia do bairro. Ele pode ter visto uma referência em uma série de TV ou em uma revista e tomou essa informação como verdade absoluta. Cabe ao profissional explicar que apenas uma cuba é suficiente para sua demanda e que, no lugar da cuba obsoleta, ele poderia colocar algo de maior utilidade.

Exemplos de perguntas de necessidades:

• Você costuma cozinhar muito? Um fogão de 4 bocas, atenderá sua necessidade? (Com essa pergunta, por exemplo, é possível prever o espaço que deverá se destinar ao cooktop ou fogão);
• Você trabalha em casa? (Aqui, o objetivo é prever se o cliente precisa, ou não, de um espaço de home office, por exemplo).
• Por que você considera este item indispensável?

Exemplo de perguntas de desejo:

• Poderia me mostrar a foto de uma referência de uma cozinha ideal? O que te encanta nessa cozinha? (Esta pergunta tem o intuito de identificar um acabamento diferenciado, um revestimento, um puxador de armário, ou seja, itens que poderão ser incluídos no projeto se estiverem dentro do orçamento).
• Você tem um estilo de arquitetura que gostaria de utilizar no seu projeto? ‍

4. Orçamento

Este é, com certeza, um dos elementos mais importantes a serem discutidos com o cliente durante a realização do briefing de arquitetura. É necessário que a conversa seja clara e transparente por ambas as partes, do contrário, a frustração será uma consequência esperada.

Quando não consegue-se compreender qual o real orçamento disponível para o projeto e para a execução da reforma ou da construção, o profissional pode acabar especificando itens e gerando o desejo de um revestimento, de um móvel ou de uma iluminação, no qual não há como custear. 

Por isso, se o cliente estiver “fugindo” do assunto orçamento, é fundamental ressaltar a importância de ser claro e tentar fazer perguntas um pouco mais diretas, direcionando-o para respostas mais esclarecedoras.

• Quanto você estaria disposto a investir no projeto?
• Quanto você gostaria de investir na obra?
• Você já fez algum orçamento anteriormente?‍

5. Elementos técnicos

Nesta etapa, aproveite para solicitar as informações técnicas que são indispensáveis para o desenvolvimento do projeto em questão. Diante disso, nem sempre o cliente saberá responder a todas as perguntas, mas poderá orientá-lo sobre onde conseguir as informações.

Exemplo de perguntas técnicas:

• Dados do terreno: localização, dimensões, relevo, vegetação, clima e entorno; 
• Quantidade de cômodos e disposição de ambientes;
• Solicitação de plantas técnicas;
• Quando pretende se mudar? (Esta pergunta é muito importante para que se possa alinhar a possibilidade, ou não, de entregar o projeto ou a obra, dentro do prazo especificado).

Modelo de Questionário de Briefing para Arquitetura

Seria errado afirmar que existe um modelo único de questionário de briefing para Arquitetura e que as perguntas a serem feitas devem sempre ser as mesmas. Até porque, cada cliente e cada projeto possui suas próprias peculiaridades e irão demandar questionamentos específicos que ofereçam as respostas consideradas fundamentais para a elaboração do projeto.

Porém, para dar o primeiro passo, seguem abaixo algumas perguntas que poderão auxiliar a ter mais clareza na hora de elaborar um roteiro de perguntas, diminuindo o retrabalho e otimizando o tempo, possibilitando até a execução de um briefing de arquitetura online.

1. Dados de contato do seu cliente:

• Nome completo?
• Telefone?
• E-mail?
• Melhor horário e meio para entrar em contato?
• Endereço?‍

2. Conhecendo o seu cliente:‍

• Qual o seu objetivo com a reforma?
• Quantas pessoas vão morar com você neste apartamento?
• Você tem filhos ou pretende ter filhos?
• Você tem animal de estimação? Cachorro ou gato? Quantos?
• Como é a sua rotina?
• Qual o ambiente que você mais gosta de passar o tempo na sua casa?
• Qual elemento é indispensável no seu projeto?
• Você tem referências de elementos que gostaria em seu projeto?

3. Entendendo os elementos limitadores:

• Qual a previsão de início da sua obra?
• Quando pretende se mudar?
• Quanto gostaria de investir no seu Projeto?
• Quanto gostaria de investir na sua obra?

4. Solicitando os dados técnicos:

• Você tem as plantas do seu apartamento? Sabe como posso conseguir?
• Sabe os horários que posso visitar o local?
• Tem o telefone do síndico ou zelador?
• Você sabe se o edifício permite as alterações que gostaria de saber?

E para facilitar ainda mais, na Vobi, oferecemos gratuitamente um modelo de Questionário de Briefing para arquitetura para download gratuito. Para adquirir basta clicar aqui e preencher o formulário!

Concluindo, o briefing de arquitetura é uma etapa que demanda dedicação e paciência, mas que fará a diferença no desenvolvimento de um projeto. Mesmo que ainda esteja no início, não se preocupe! Aos poucos, um roteiro que se adeque perfeitamente ao perfil do cliente ideal para o seu escritório começará a tomar forma e este processo será natural.

Não importa o tempo de experiência ou quais perguntas serão feitas. Busque sempre compreender e conhecer muito bem as necessidades do cliente, colocando-o como prioridade. Dessa forma, você estará no caminho certo para aumentar cada vez mais a assertividade de seus projetos e ter clientes realizados.

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Até a próxima,

Equipe Vobi.

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Referências:

www.firstinarchitecture.co.uk

www.houseplanshelper.com

www.blog.vejaobra.com.br

www.arquitetoleandroamaral.com